Технології виробітки та прийняття управлінських рішень в системі адміністративного менеджменту

Адміністративно-державне управління, як одна з функцій діяльності людини, що здійснюється в системі державного управління, пов’язано з необхідністю виробітки та прийняття рішень.

В спеціальній літературі досить детально висвітлені питання, що стосуються суті, змісту і видів управлінських рішень, основних складових процесу, моделей та методів виробітки та прийняття рішень.

Управлінські рішення, що приймаються в системі адміністративно-державного менеджменту, потребують аналізу та узагальнення такого обсягу інформації, що часто перевищує компетенцію та інтелектуальні можливості однієї людини. Тому, наприклад, стратегічні рішення в державному управлінні найчастіше опрацьовуються групою осіб, які використовують рекомендації спеціальних експертів і радників, що, у свою чергу, диспонують апаратом професійних аналітиків.

У великих, динамічних і складних інституційних системах, якими є органи державного управління, значна частина часу та сил витрачається на всілякі узгодження, наради, сперечання, пошук компромісів тощо. Ще до специфіки державно-управлінських рішень відноситься в більшості колегіальний спосіб прийняття та ухвалення рішення, хоча підготовка варіантів рішень може здійснюватися і одноосібно.

З метою оптимізації управлінських рішень наукою управління пропонуються різні технології моделі та методи виробітки та прийняття рішень. Такий підхід, як зазначається в [30, с. 24], умовно можна назвати формалізованим, і він зводиться до того, що наукові методи можуть стати впливовими засобами оптимізації управління лише за умов точного визначення їх місця в управлінському процесі. Але уже на цьому етапі спостерігається головне протиріччя такого підходу між спробою вирішення соціальних задач (розглядаючи їх технологічні, економічні аспекти) і використанням відповідної методології.

Узагальнюючи різні схеми, за якими може здійснюватися процес підготовки та прийняття управлінських рішень, відносно державно-управлінських рішень, в [30, с. 30 – 37] рекомендуються основні етапи процесу прийняття державно-управлінських рішень, що мають таку послідовність і зміст:

1. Ідентифікація та визначення проблеми. Розглядаючи державне управління як безперервний процес вирішення проблем, що виникають, теорія прийняття рішень обстоює також принцип, відповідно до якого рішення повинні вироблятися не за окремими функціями державного управління, а стосовно проблеми в цілому. Це стосується органів не лише вищих рівнів, але й рівнів, де виникає проблема.

Для того щоб вирішити проблему, потрібно:

а) знаходити й аналізувати інформацію, яка стосується проблеми; чим більше інформації про стан проблеми, тим більше вона є структурованою;

б) узагальнити проблему, визначити її важливість;

в) використати індивідуальні або групові методи для визначення й аналізу проблеми.

Головне завдання на цьому етапі – оцінити потребу в прийнятті нового державно-управлінського рішення.

2. Підготовка необхідної інформації. Стосовно державно-управлінських рішень на цьому етапі з’ясовується директивна інформація та правовий бік проблеми, визначається нормативна інформація та наукові дані з вирішуваного питання, узагальнюється досвід, збирається внутрішня поточна інформація, також дані про ресурси для реалізації рішення. Інформація повинна бути достовірною, об’єктивною, своєчасною та достатньою.

3. Генерація альтернативних варіантів розв’язання проблеми. Однією з характерних рис державно-управлінського процесу є багатоваріантність досягнення бажаного результату. Тому варіанти та їх оцінка є найважливішими умовами ефективності державно-управлінських рішень.

4. Визначення критеріїв. Критерії – це стандарти оцінок для судження про „сприятливість” проектних наслідків кожної з альтернатив. Тому при виборі варіанту державно-управлінського рішення принципово важливим є визначення запровадження несуперечливих критеріїв внутрішньої (з точки зору даної організації) та кінцевої (суспільної) доцільності тих чи інших дій адміністративної системи.

Виділяють такі основні критерії: законність, політична прийнятність, економічна справедливість, відповідність до міжнародних стандартів, придатність до втілення в життя, можливість удосконалення, відповідність до очікувань або вимог тих людей, яких стосується державно-управлінські рішення.

5. Аналіз можливих наслідків. Це один з найважливіших етапів процесу прийняття рішень, який має відповісти на такі питання:

чи виправдано труднощі реалізації програми;

чи потрібна спеціальна підготовка (навчання, тренінг) фахівців;

чи наявні необхідні ресурси?

Альтернативи пропонують не лише різні, а часто-таки протилежні виходи з проблемної ситуації. Ось чому суб’єкт управління, що приймає державно-управлінське рішення, перш ніж зупинитися на єдиному варіанті, повинен порівняти альтернативи, оцінити їх, виявити серед них позитивні.

6. Прийняття (вибір) рішення. Оскільки в сучасних умовах для завдань прийняття державно-управлінських рішень характерні багатогранність і складність взаємовпливів соціальних, економічних, політичних і технічних факторів та інформації, головну роль у пошуку оптимального рішення відводиться людині. Адже державно-управлінські рішення – це не просто елементарне логічне узагальнення інформації, а продукт творчого мислення, інтуїції та фантазії. Формальні методи і засоби використовуються при цьому процесі людиною як допоміжні інструменти. Тому процес прийняття рішення – завжди вольовий акт, соціальна дія, що не лише віддзеркалює потреби та інтереси особи й одночасно інтереси певних соціальних сил у суспільстві, але й реалізує ці соціальні інтереси. Ось чому різко зростає відповідальність управлінців за прийняття рішення та їх наслідки.

У кожній конкретній ситуації об’єктивно існує декілька можливих рішень. На його вибір впливають такі фактори, як цілі, визначені суспільством або вищим органом, право керівника приймати ті чи інші рішення; наявність ресурсів, здібності керівника та його підлеглих. Досвід, розуміння суті проблеми, бачення перспективи та інтуїція допомагають оцінити значущість альтернативних варіантів рішення і вибрати найбільш раціональний з них. Головною вимогою до будь-якого управлінського рішення є його чіткість, зрозумілість для виконавців, конкретність та підконтрольність. Затвердження рішення є актом його офіційного прийняття, документ має надаватися виконавцям у письмовій формі, за підписами посадових осіб, уповноважених їх затверджувати. У рішенні визначається програма дій з його виконання, вказуються зміст, виконавці, термін та форми виконання, а також ті, хто контролює виконання рішення. Без цих складових ефективне виконання державно-управлінських рішень є неможливим.

7. Доведення управлінських рішень до виконавців. Довести рішення до виконавців у повному обсязі означає обрати відповідний вид оформлення рішення в команду (наказ, розпорядження, постанова, указ тощо) і викласти його так, щоб виконавець зрозумів проблему і ясно уявляв мету, а також у цілому структуру вирішуваної проблеми та своє місце у процесі вирішення.

8. Організація реалізації рішення. Після оприлюднення державно-управлінського рішення виконавці, з урахуванням отриманих основних вказівок розробляють детальні плани і програми їхньої реалізації, визначаючи окремі завдання, відповідальних і терміни виконання. Наявність в організації чіткого розподілу і координації функцій, дійових регламентів і процедур управління – важливі чинники ефективно реалізації державно-управлінських рішень.

9. Моніторинг виконання державно-управлінських рішень. Моніторинг поширюється як на підсумки, так і на перебіг реалізації управлінських рішень.

10. Оцінка рішення та отриманих результатів. Оцінка успіхів та невдач має бути диференційованою відповідно до їхнього впливу на перебіг (а не тільки на результат) подій. Аналіз і узагальнення досвіду – головний шлях самонавчання державних службовців та вдосконалення системи державного управління. Ця стадія управлінського процесу передбачає встановлення зворотного зв’язку щодо реалізації рішення, пошук його нових альтернатив, коригування рішення (навіть перегляд поставленої мети), оцінку ефективності його виконання. У результаті визначається відповідальність тих, хто ухвалював рішення, за його якість, своєчасність прийняття, а також виконавців – за ступінь адекватності виконання рішення визначеній меті. Крім того, цей етап стосовно державно-управлінських рішень дозволяє виявити міру реалізації соціальних інтересів, передбачених конкретним рішенням.

На кожному етапі в залежності від мети вирішення державно-управлінської проблеми можна застосовувати різні методи.

Основу системи методів, що використовуються в процесі виробітки та прийняття управлінських рішень, складає загальнонаукова методологія, яка передбачає системний, комплексний підхід щодо вирішення проблем, а також застосування таких методів, як моделювання, експеримент, конкретно-історичний підхід, економіко-математичні та соціологічні вимірювання тощо.

Таким чином, загальнонаукова методологія складає фундамент вирішення управлінських проблем. Але при вирішенні конкретних державно-управлінських проблем використовуються також різні підходи, прийоми, які враховують специфіку адміністративно державних рішень. В табл. 7.4 наведені типові учасники процесу прийняття адміністративно-державних рішень у демократичному товаристві на різних етапах.

Таблиця 7.4*

Типові учасники процесу прийняття адміністративно-державних рішень у демократичному товаристві на різних етапах

* Упорядковано на підставі [49, с. 416]

Специфічним методом виробітки та прийняття державно-управлінських рішень є переговорний процес. Представникам державної адміністрації на різних рівнях доводиться вести переговори з політиками, групами лобіювання, представниками ділових кіл. Практика ведення переговорів нагромадила багато тактичних прийомів досягнення консенсусу в процесі прийняття рішень.

Важливо створити на переговорах конструктивну доброзичливу атмосферу співробітництва. Для цього в [49, с. 426], посилаючись на англійських політологів Р. Фішер і С. Браун, виділяється шість основних чинників, з яких складається конструктивна атмосфера співробітництва в процесі переговорів (табл. 7.5).

При переговорах в різних сферах державного управління, як зауважили вчені [49, с. 428], значна роль належить особистому чиннику. Особливого значення особисті характеристики набувають під час переговорів на вищому рівні. Учені давно відзначили, що кожному лідеру притаманний свій особливий, індивідуальний переговорний стиль. Багато в чому він складається з улюблених тактичних прийомів: для когось характерна манера відходів, хтось любить заперечувати або виявляє пристрасть до сюрпризів. Тому знання індивідуальних особливостей партнерів багато в чому полегшує процес ведення переговорів.

Таблиця 7.5

Чинники, з яких складається конструктивна атмосфера співробітництва в процесі переговорів

Як підкреслюють фахівці [49, с. 428 – 429], найважливішим параметром, що характеризує особовий стиль ведення переговорів, є співвідношення емоційної та логічної сфер. При підготовці до переговорів слід дізнатися, яка з цих сфер превалює у партнера. Розпізнавши психологічну домінанту партнера, значною мірою можна прогнозувати його поведінку за столом переговорів.

Багато вчених цікавляться питанням, які саме риси характеру притаманні ідеальному учаснику адміністративних переговорів. Більшість вчених, як зауважується в [49, с. 429], називають сім особливих чеснот: правдивість, точність, спокій, рівний характер, терпіння, скромність, лояльність. Проте мистецтво ведення переговорів ніколи не можна зводити до суми певних технологій і навичок, до набору заданих чеснот. Тут значною мірою необхідний певний талант, в тому числі і адміністративний.