Інформаційно-комунікаційні технології

Адміністративні менеджери мають можливість виконувати свої функції тільки тоді, коли володіють точною і своєчасної інформацією, яка забезпечується відповідними інформаційно-комунікаційними технологіями.

Починаючи з кінця ХХ століття технічний прогрес підвищив роль новітніх інформаційних і комунікаційних технологій, розвиток яких, на думку Д. Бодді, Р. Пейтона [14, с. 734], скерований на:

появу все більш потужних і недорогих персональних комп’ютерів (ПК);

можливість їх об’єднання в мережі (локальні і глобальні);

можливість підключення до інформаційних систем інших організацій і створення спільних мереж (що називаються також системами електронного обміну даними);

використання мережі Інтернет для електронної торгівлі;

використання інформаційних технологій як засобу забезпечення комунікацій (відео конференції, електронна пошта, настільні систем багатобічного зв’язку);

створення інтегрованих баз даних, що використовуються на різних рівнях управління;

можливість технологічної підтримки стрижневих процесів виробництва (самонавчальні системи або системи автоматизації виробничих процесів), що, можливо, приведе до фундаментального перегляду принципу організації трудових процесів.

Інформаційні технології і відповідно системи, що їх використовують, які знайшли розповсюдження в наш час в системах адміністративно-державного менеджменту, можна розділити на два класи: традиційні інформаційні технології/ системи та комп’ютеризовані інформаційні технології/ системи.

До традиційних систем відносяться простіші інформаційні системи (ІС). Кожну людину можна віднести до елементарної ІС. Тобто кожен з нас використовує органи почуттів для отримання сигналів із зовнішнього середовища, які перетворюються в нашій свідомості, що веде до прийняття рішення про спосіб реакції на імпульс. Для адміністративного менеджера це значить можливість здійснювати спостереження за процесами, що відбуваються всередині організації і в зовнішньому середовищі, та використовувати цю інформацію для виконання своїх обов’язків. Наприклад, як засіб збору інформації про роботу підлеглих керівники використовують „спостереження за працею підлеглих” – пряме спілкування менеджера і співробітника.

До традиційних систем відноситься і навчання, коли дані – це всі доступні для вивчення матеріали, однак студентам необхідно засвоїти тільки значиму для них інформацію, щоб використовувати її на семінарах і екзаменах. В подальшому ця інформація буде застосовуватися ними в професійній діяльності.

До традиційних систем відносяться інформаційні системи на паперових носіях. Вони все ще користуються великою популярністю в державних установах в зв’язку з тим, що досить легко сприймаються і дозволяють здійснювати обмін даними між відділами. Паперові ІС дозволяють зберігати інформацію, забезпечувати доступний доступ до неї. Ще одна перевага паперових ІС, на думку [14, с. 739], можливість відстеження руху важливої інформації. В якості основного засобу зберігання та передачі даних звикло використовуються аркуші паперу формату А4. Приклади паперових ІС – інструкції, регламенти, службові нотатки, протоколи тощо.

В більшості сучасних ІС використовуються електронні засоби збору даних і надання інформації. Для отримання первинних даних часто використовуються електронні пристрої (сканери). Після отримання первинних даних електронні системи оброблюють, розподіляють та зберігають інформацію в вигляді, що зручний для використання. Якщо це необхідно, інформація може виводитися на паперові носії.

В [14, с. 740], посилаючись на М. Маркус, виділяють п’ять функцій ІС: операційну, моніторингу, забезпечення прийняття рішень, експертні та комунікаційну. Відповідно до цих функцій створюються однойменні системи (табл. 7.7).

Отже, використання сучасних комп’ютерних і комунікаційних технологій віддзеркалюється на положенні зацікавлених груп організації. Нові можливості доступу до інформації надають можливість розширити круг учасників, що беруть участь в прийнятті рішень. Ефективність новітніх технологій підвищується в тих випадках, коли в реалізації інформаційних проектів активну участь беруть керівники. Фахівці підкреслюють, що з розширенням застосування комп’ютерів і нових комунікаційних технологій процес передачі даних і інформації значно спростився, але при цьому виникає проблема в можливості одержувача повідомлення усвідомити намір відправника.

Таблиця 7.7

Функції комп’ютеризованих інформаційних систем*

*Упорядковано на підставі [14, с. 740 -743]