Державний класифікатор управлінської документації

Основною метою створення класифікаторів управлінської документації є забезпечення належних умов групування та пошуку документів. Від 1960-х рр., у зв’язку з упровадженням автоматизованих систем управління, в Радянському Союзі інтенсивно почали розроблятися державні класифікатори науково-технічної, економічної інформації. Було складено загальносоюзні класифікатори підприємств, організацій, галузей економіки, професій та ін., у тому числі й класифікатори різних систем документації, оскільки вони так само є складовою частиною державної системи класифікації і кодування науково-технічної, економічної, у цілому - соціальної інформації.

Зі здобуттям Україною незалежності на заміну існуючим класифікаторам об’єктів, суб’єктів, процесів почали розробляти вітчизняні нормативні документи. В умовах реорганізації системи державного управління одним із першочергових питань раціональної організації документообігу стало формування систем документації, у тому числі - управлінської^Потребував заміни “Общесоюзный классификатор управленческой документации”(М., 1980). 1997 р. Держстандарт України опублікував “Державний класифікатор управлінської документації” (ДК 010-96). Його розробниками стали Державний науково-дослідний інститут інформатизації і моделювання економіки при Президентові України за участю ряду міністерств і відомств України спільно з госпрозрахунковим центром “Економіст”. Пізніше він зазнав доопрацювання і повторного видання у 1999 р., що було зу­мовлено істотними змінами у складі та змісті ряду класів документації.

Державний класифікатор управлінської документації є нормативним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальним кодовим позначенням. Його використовують під час складання документів всі органи державного і господарського управління та підвідомчі підприємства й організації у процесі виконання управлінських функцій відповідно до чинного зако­нодавства. ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для використання під час роботи з документами - заповнення уніфікованих форм (бланків) документів. Об’єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами-розробниками уніфікованих систем управлінської документації.

Класифікатор сприяє однозначному визначенню УФД, їх реєстрації, обліку, систематизації, контролю складу, змісту у кожному класі документації, організації ведення класів документації, забезпеченню автоматизованого пошуку документів. ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп’ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій. Кожному класу документації відповідає пев­на уніфікована система документації. Державний класифікатор управлінської документації містить кодові позначення та назви класів документів, підкласів і уніфікованої форми документа, призначені для систематизації документів та їх електронного документообігу.

ДКУД містить такі класи уніфікованої системи документації (УСД) з їх кодовими позначеннями

ІДКУД має три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) - підклас УСД (підклас документації) - УФД (вид номіналу документа).

На рівні конкретної уніфікованої форми документа, виду номіналу документа, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки - код класу УСД, два знаки - код підкласу УСД і три знаки - відповідний реєстраційний номер УФДЛ. Схема побудови ДКУД виглядає наступним чином:

Наведемо фрагмент Державного класифікатора управлінської

документації, зокрема класу організаційно-розпорядчої докумен­тації:

Найбільшим за обсягом є підклас “Документація з організації процесів управління" (код 0202), що акумулював 54 уніфіковані форми документів, серед яких: наказ про розподіл обов’язків між керівництвом підприємства (код 0202012), статут підприємства (0202015), структурна і штатна чисельність управління підприємства (код 02020190), штатний розклад апа­рату управління промислового об’єднання (код 0202021), наказ про внесення змін до статуту підприємства (код 0202036) і т.д.

Підклас “Документація з організації систем управління” (код 0201) містить 16 УФД, у складі яких значаться, наприклад, наказ про створення промислового об’єднання (код 0201003), наказ про створення підприємства (код 0201005), наказ про реорганізацію підприємства (код 0201010), акт про ліквідацію підприємства (код 0201015) та ін.

До підкласу “Документація з управління кадрами” (код 0203) розробниками включено такі УФД: наказ про приймання на роботу (код 0203003), заява про переведення на іншу роботу (код 0203004), подання про переведення на іншу роботу (код 0203005), наказ про переведення на іншу роботу (код 0203007), наказ про звільнення (код 0203008), графік відпусток (код 0203009), заява про надання відпусток (код 0203010) тощо.

Наразі Державний класифікатор управлінської документації вимагає внесення змін і доповнень, належної уваги від розробників систем документації, а їх теоретичне освоєння та практичне удосконалення є одним з найактуальніших завдань управлінського документознавства.

Запитання для самоперевірки знань

1.Що означає поняття “класифікація документів”?

2.Чим групування документів відрізняється від їх класифікування?

3.Які існують критерії класифікування управлінських документів?

4.У чому полягає роль і завдання класифікації управлінських документів?

5.Які є типи (класи) управлінської документації?

6.Які існують базові, інфраструктурні, дисциплінарні види документації?

7. У чому полягає призначення Державного класифікатора управлінської документації?