Про адміністративне діловодство

'[ ] Адміністративне діловодство ... - це раціональна система документування адміністративної діяльності. Ця систе­ма включає: складання адміністративної документації, обробкудокументів (реєстрація, виконання, контроль за виконанням документів, їх організація) і їх передачу на відстані (лис­тування), використання змісту документів у зв’язку з завданнями адміністративної діяльності, її документаційного обслуговування. [ ]

Із праці: Вартанян Л.И., Лившиц Я.З., Митяев К.Г., Цикулин ВА. Делопроизводство. - Москва: Изд-во “Просвещение”, 1964. - С. 24.

Про документознавство

Документознавство - наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів у різних галузях людської діяльності, яка розробляє методи і способи створення документів, принципи розбудови систем документування.

Із книги: Краткий словарь архивной терминоло­гии. - Москва, Ленинград, 1968. - С. 20.

Документознавство - наукова дисципліна, яка вивчає в істо ричному розвиткові закономірності утворення документів, спо­соби їх створення, становлення і розвиток систем документації і систем документування.

Із праці: Илюшенко МЛ., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Учеб. пособие / Под ред. Я.З. Лившица. - Москва, 1977. - С. 3.

Певним результатом упорядкування термінології стала поява нормативно-технічних документів - державних стандартів ГОСТ 16487-70 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, ГОСТ 6.10.2-75 “Унифицированные системы документации. Термины и определения”, у яких тлумачаться основні родові терміни, що лежать в основі галузевої терміноси- стеми і опредмечують об’єкт діловодства, архівної справи та документознавства. Примітно, що робота з документами в канцелярії й архіві розглядалася авторами стандартів як єдиний процес. Це привело до визначень багатьох архівних термінів через діловодні родові поняття і навпаки.

Моментом актуалізації документознавчої термінологічної проб­лематики став зініційований ВНДІДАС теоретичний семінар, при­свячений термінологічним проблемам документознавства та архівознавства (1974), на якому обговорювався зміст основопо­ложних понять - “документ”, “функції документа”, “система документації”, “управлінська документація”, “діловодство”, “документаційнезабезпечення управління” (Пропонувалося зміст поняття “документаційне забезпечення управління” наповнити таким чином: 1) документування будь-якої діяльності держав­них органів у будь-якій формі; 2) контроль за якістю та кількістю створю­ваних документів; 3) спрощення процесів праці з підготовки, зберігання та користування документами; 4) забезпечення зберігання та передавання на знищення чи постійне зберігання документів; 5) забезпечення функціону­вання технічних засобів, пов’язаних зі створенням, обробленням і збері­ганням документів. Діловодні процеси сприймалися у контексті документа- ційного забезпечення управління як частковий випадок).

Висловлені думки знайшли конструктивне продовження на сторінках галузевої періодики, зокрема в “Вопросах архивоведения” (з 1967 р. - “Советские архивы”), “Трудах ВНИИДАД”, “Архівах України”, оформившись у публікації за авторством знаних науковців - В.М. Автократова, Я.З. Лівшиця, А.М. Сокової, В.Д. Банасюкевича, С.М. Каштанова та ін.

Чільне місце у репертуарі документознавчих робіт 1960- 1970-х pp. належить студіям із уніфікації та стандартизації управлінської документації (серед її класів - організаційно-роз­порядча, планова, звітно-статистична, фінансова, банківська таі н.), які мали системний характер. Це навіть сприяло поширенню думки про формування особливої галузі документознавства -документної систематики, що покликана була вивчати технологію становлення систем документації, їх класифікацію та уніфікацію.

Уперше на серйозному теоретичному підґрунті студіюються питання дисциплінарних зв’язків документознавства з іншими галузями знань (В.М. Автократов, В.Д. Банасюкевич, А.М. Сокова та ін.). Дослідження в історичній ретроспекції управлінської документації сприяло укоріненню тісних зв’язків документознавства з архівознавством, історією діловодства, державних установ, історичним джерелознавством, зміцнюючи сприйняття його як спеціальної історичної дисципліни.

Наука другої половини XX ст. характеризується підвищеною увагою до інформації, її природи, процесів трансляції, співвідношення зі споживачем, текстом, дійсністю. За влучним висловом відомого історика Ф. Анкерсміта, інформації приділяється знач­но більше уваги, ніж, власне, предмету інформації. Посилення ролі та цінності інформації, як певної “субстанції”, сприяло роз­витку структуралістських уявлень про знак і текст. Сприйняття інформаційної складової документа за нових умов розвитку науки обтяжується не тільки структуралістськими, але й герменевтичними, текстологічними, соціологічними, психологічними судженнями, трансформованими, зокрема, у новітні філософські концепції семіотичних наукових шкіл. Як наслідок, у документознавстві формуються нові напрямки.

Вивчення документа як носія інформації, певної семіотичної системи привело до поширення досліджень, пов’язаних із теорією інформації, її технічними засобами оброблення, користування та зберігання, тобто автоматизацією інформаційних процесів. Документознавство студіюється у межах прикладної кібернетики, що породжує документалістику, найвідомішим провідником якої став Г.Г. Воробйов. У результаті взаємодії документознавства й інформаційної науки, вторгнень модерної філософії актуалізуються психологічні аспекти сприйняття документної інформації, що дозволило окремим дослідникам говорити про конституювання психологічної документалістики (В.Д. Банасюкевич, А.М. Сокова). Результатом дисциплінарних взаємозапозичень інформаційних наук і галузей знань документально-комунікаційного циклу став інформаційний менеджмент.

Документознавство у 1960-1970-х рр. розвивається як управлінське. Багато теоретичних питань загального документознавства було розроблено лише на рівні постановки проблеми і потребувало дальшого розвитку.

У 1980-1990-х рр. наступає новий етап розвитку документознавства. Цьому сприяло надактивне “вторгнення” у документознавчі дослідження бібліографічних, бібліотекознавчих, інформаційних дисциплін, внаслідок чого маємо констатувати розширення тлумачення фундаментального поняття наук документально-комунікаційного циклу - “документ” (Н.М. Кушнаренко, Ю.М. Столяров, Г.М. Швецова-Водка). Інтенсивно розвиваються історія, теорія документа як соціального феномена, методика організації роботи з документацією. Ідеться про остаточне конституювання загального документознавства - документології¹⁰. Статус документології в системі наук докумен- тально-комунікаційного циклу залежить від тлумачення змісту документа як явища, який виступає для них єдиним дослідницьким об’єктом при різноманітності предметів вивчення.

Крім загального документознавства, яке уявляється певною метанауковою дисципліною, увиразнюються спеціальні види документознавства, що різняться за об’єктом дослідження, тобто - видами документів чи документації. Наразі спостерігаємо оформлення тих видів спеціального документознавства, які досліджують різні види, типи документації чи характеристики документів, наприклад, науково-технічне документознавство, музичне документознавство, картографічне документознавство, кінофотофонодокументознавство (аудіовізуальне документознавство), судове документознавство, нотаріальне документознавство і т.д. Найперспективнішим напрямком розвитку спеціального документознавства є електронне документознавство.

Проте єдиним конституйованим представником спеціального документознавства продовжує залишатися традиційне або управлінське (адміністративне) документознавство, назва якого зумовлена спеціальним об’єктом дослідження, а саме - управлінською документацією. Головною складовою предмета традиційного документознавства є процеси створення управлінської документації, відповідних систем і класів, організації роботи з ними, що підкреслює тісний зв’язок між ним і діловодством. Тому сукупність цих процесів може розглядатися як специфічний різновид діловодства.

2. Розвиток документознавства в Україні

До 1990-х рр. документознавство у вітчизняній науці фактично не розвивалося. Найпомітнішими досягненнями були діяльність Наукового семінару зі спеціальних історичних дисциплін ЦДІА УРСР у м. Львові, Республіканського організаційно-методичного кабінету з діловодства при Головархіві при Раді Міністрів УРСР, окремі публікації на сторінках фахової періодики. Необхідність відкриття в Україні освітньої, наукової інституцій, які займали­ся б дослідженнями у галузі документознавства, підготовкою фахівців,відчувалася ще з 1960-х рр. Тоді ж професор В.І. Стрельський ініціював відкриття в Київському державному університеті ім. Т.Г. Шевченка спеціальності референт-діловод. Попри спільні зусилля архівістів, науковців, педагогів вищої школи питання не вирішувалося позитивно. Не існувало й спеціалізо­ваного видання. Відсутність в Україні вищих навчальних закладів, які займалися б підготовкою дипломованих фахівців, наукових кадрів із документознавства посилила переконаність у важливості запровадження навчальної спеціальності з документознавства, відкриття наукової інституції.

Запитання для самоперевірки знань

1.Що становить об’єкт, предмет управлінського документознавства?

Запитання для самоперевірки знань

2.Що становить об’єкт, предмет управлінського документознавства?

3.Які основні етапи розвитку управлінського документознавства?

4.Яким є внесок у розвиток управлінського документознавства науковців Всесоюзного науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи, Московського державного історико-архівного інституту?

5.Хто є автором першого в Україні навчального посібника з управлінського документознавства?

6.Коли з’явилися перші всесоюзні держстандарти зі службової документації?

7.Який внесок Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства у розвиток управлінського документознавства?