Історичні передумови розвитку управлінського документознавства

Об’єктом управлінського документознавстває управлінська документація, а також середовище її створення та функціонування.

Предметом управлінського документознавстває еволюція і зміст характеристик управлінської документації, закономірності її створення та функціонування у динамічному стані на різнихетапах розвитку людства, розуміння її як явища культури, науки, суспільного розвитку з властивими рисами й ознаками.

Завдання курсу:

- відстежити еволюцію управлінського документознавства;

- з’ясувати теоретичні засади управлінського документознавства;

- показати взаємозв’язок управлінського документознавства з іншими галузями знань;

- проаналізувати основні положення класифікування службових документів в установі;

- виявити та розкрити тенденції уніфікації, стандартизації окремих форм документів, систем документацій у цілому;

- ознайомити із сучасними нормативними документами щодо уніфікованих систем документації;

- відстежити еволюцію керування документацією за кордоном;

- розкрити роль міжнародних організацій із керування документацією у системі діловодства, веденні управлінського документа.

-

1. Історичні передумови розвитку документознавства почали складатися ще в XIX ст. - першій половині XX ст. Для розуміння обставин формування галузей знань про документ неабияке значення має з’ясування соціально-економічного, суспільно-полі­тичного контексту побутування науки. Зрушення в економіці вказаного проміжку часу - поширення та зміцнення позицій крупномасштабного машинного виробництва у промисловому сегменті, успішні досліди раціоналізації сільського господарства, поглиблення спеціалізації торгівлі, механізація транспорту, масові міграційні процеси, у т.ч. й урбанізація, демографічний ви­бух (1860-1914) і т.д., спричинили серйозні соціальні зміни. Цілком закономірно, що в таких умовах зростає функційність держави. Через нові види завдань, які постали перед нею, уск­ладнюються управлінські механізми, процеси, розширюється бюрократичний апарат, що відіграє важливу роль у забезпеченні повсякденної діяльності влади. Становлення індустріального суспільства посилило усвідомлення важливості чіткої регламентації соціальних відносин. Яскравим зразком подібного стало прагнення реорганізувати, уніфікуючи, діловодство, яке є важливим чинником формально-технологічного забезпечення діяльності влади.

Зростання інтересу до джерел інформації, зокрема історичних, сприйняття їх як продукту цілеспрямованої людської діяльності, явища культури. Масово поширюється практика збирання документів, їх систематизація, наукове опрацювання та вивчення, видання з метою популяризації історичних знань, ствердження ідентифікуючих процесів епохи становлення європейських націй. Це послужило могутнім стимулом розвитку галузей знань про документ, наукової критики документів. Завдяки теоретичним надбанням спеціальних історичних галузей знань (археографії, архівознавства, дипломатики, джерелознавства, палеографії та ін.), методик дослідження джерел, збагачується історична наука, зміцнюються міждисциплінарне осмислення й узагальнення накопиченого емпіричного досвіду, дослідницької практики джерелознавця, архівіста, бібліотекаря, діловода, усіх тих, хто працював із документом чи займався його вивченням.

Зростає роль архівів як центрів збереження колективної пам’яті та потенційно наукових установ. Серед пріоритетних архівознавчих тем - історія архівної справи, наукова евристика, класифікація та критика документа, технології зберігання документів.

Разом із цим, приходить переконливе усвідомлення важливості раціональної організації діловодної практики, головний об’єкт якої по завершенню виконання оперативної функції з динамічного стану переходить у стан статичний, продовжуючи побутувати уже в статусі потенційного джерела інформації.

Аналіз інтернальних когнітивних факторів визрівання передумов розвитку документознавства необхідно, крім архівознавства, проводити також і через дослідження еволюції діловодства. Початок нового періоду розвитку російського діловодства, який одер­жав назву “виконавчий” або “міністерський”, традиційно пов’язують із реорганізацією органів влади й управління - запровадженням міністерств (1802), започаткуванням діяльності Державної ради (1810). Особливістю “міністерського” періоду розвитку діловодства стало оновлення його технологій, що позначилося на підготовці управлінських документів та організації роботи з ними, поглиблення спеціалізації діяльності канцелярій. Відбувається виокремлення функцій т. зв. “загального діловодства”, пов’язаного з управлін­ням, остаточно складаються види спеціального діловодства, як- от фінансове, статистичне, адміністративне, судове та ін. Законодавчоврегульовується порядок ведення справ, підготовки текстів, їх, оформлювання із застосуванням методів уніфікації форм і змісту документів. Спостерігається різке зростання обсягів потоків уп­равлінської документації із домінуванням при цьому масової документації, що було зумовлено соціально-економічними чинниками та політичними перетвореннями в державі. Тоді ж у російській діловодній традиції відбуваються кардинальні зміни оформлювання документів, їх видової структури.

К.Г. Мітяєв про діловодство (1964)

[ ] ... у дореволюційній Росії діловодством називали: а) ... процес письмового оформлення (документування) виробництва справ;

сукупність документів закладу в цілому чи його структур ної частини; в) постановку “листування” (обмін кореспонденцією ) в закладі, яка включає прийом, реєстрацію, виконання, кон­троль за виконанням документів, тобто документаційне обслу­говування роботи закладів. [ ]

[ ] Діловодство, як воно склалося історично, становить різні системи документування окремих галузей діяльності державних закладів. [ ]

Із праці: Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопр. архивоведения. - 1964. - №2. - С. 27.

Ускладнення організаційної структури управління стимулювало необхідність підготовки відповідних кадрів.

Якщо у першій половині XIX століття працівників канцелярій готували в установах, з урахуванням специфіки їх роботи, то в другій половині ХХ ст. з’являються спеціалізовані освітні осередки. Так, 1868 р. у Харкові були відкриті спеціальні курси підготовки секретарів, а наприкінці XIX ст. - машинопису і стенографії. На межі XIX-ХХ ст. побачили світ перші фахові періодичні видання з діловодства - “Бюллетень конторщика”, “Вестник контор и канцеля- рий”, “Машинопись”, “Стенография” та ін. Ці та інші факти свідчать про якісно новий етап розвитку діловодства, що було пов’язано зі становленням його як галузі знань.

Становлення у XIX ст. передумов тісної інтеграції діловодства й архівознавства у майбутньому спродукує появу нових галузей знань - управлінського документознавства, документознавства у метанауковому розумінні, що займуться комплексним студіюванням історії, теорії, методики дослідження документа в цілому, зокрема управлінського.

Виразним етапом у формуванні галузей знань, утворених у результаті взаємодії діловодства й архівознавства, стали 1920- 1930-і роки. Зазвичай пояснення цього факту пов’язують із практикою реорганізації форм державного устрою та правління доби національно-визвольних змагань (1917-1920), а також вста­новлення радянської влади, що супроводжувалося корінними змінами в політичній, економічній, культурній соціосистемах.

У сфері практичного діловодства спостерігаємо активні спроби шляхом чіткої регламентації, опосередкованої нормативними актами, удосконалити організацію та функціонування діловодних служб, усіх ланок технологічної схеми формування руху документів.

Зміни у діловодній сфері викликали проведення наукових досліджень зі з’ясування шляхів підвищення ефективності управління. Діловодна практика потребувала узагальнень, які оформили її результати в ідеї, концепції, теорію. Проте, продовжували переважати праці практичного змісту. Особливо популярними стали викликані тривалою практикою узагальнюючі студії з уніфікації та стандартизації документів, їх класифікації, спеціальної термінології. Варті уваги серйозні і вельми показові термінологічні дослідження поняття “діловодство”, неоднозначне тлумачення якого породжує пропозицію уточнити його сутність через введення нових термінів - “документовиробництво”, “оперативно-адміністративна діяльність”, “канцелярське виробництво”, “документаційне обслуговування управлінської (адміністративної) діяльності”. Запропоновані синонімічні поняттю “діловодство” варіанти стали втіленням сприйняття його передусім як сфери практичної діяльності. Зарахування діловодства до технічних галузей знань віддзеркалило не тільки його зміст, як наукової дисципліни, але й офіційний підхід до науки, декларований владою, за якого поціновувалися роботи прикладного характеру.

. Показовою є пильна увага архівістів до проблематики діловодства. Неодноразово питання правильної постановки діловодства в установах виносилися на порядок денний зібрань архівістів, які, до того ж, брали найактивнішу участь в організації курсів підвищення кваліфікації, присвячених удосконаленню “техніки діловодства”. На шпальтах архівної періодики часто публікувалися нормативні документи з діловодства. Звично сприймається спільне вживання слів “діловодство” й “архівна справа” у назвах директивних постанов влади щодо їх розвитку.

Існування тісного зв’язку між діловодством і архівною справою продемонстрував навчальний курс професора Московського державного історико-архівного інституту (далі - МДІАІ, 1930) М.В. Вишневського “Теорія і практика архівної справи” (1936), який містив розділ “Загальне діловодство”. Його зміст склали питання з історії діловодства, класифікації документів, що функціонують в управлінській сфері, методики їх вивчення. Через кілька років назву розділу було змінено на “Загальне документознавство”⁷, а автором нової редакції курсу “Теорія і практика архівної справи” (1944) став Костянтин Григорович Мітяєв (1902-1969). Зміна назви розділу мало вплинула на його сутнісне наповнення, що засвідчило певне ототожнення К.Г. Мітяєвим понять “загальне діловодство” і “загальне документознавство”. Розділ “Загальне документознавство” у курсі “Теорія і практика архівної справи” за статусом був пропедевтичним і представляв собою своєрідний вступ до вивчення документів, систем і способів документування в історичній ретроспекції діловодної практики. Варто зазначити, що стрижневим об’єктом, навколо якого розгортався зміст розді­лу, виступав управлінський документ. Таким чином, загальне документознавство для К.Г. Мітяєва, оперуючи сучасною термінологією, за змістом було тотожним управлінському документоз-навству.

Наприкінці 1930-х - на початку 1940-х рр. у радянських часописах з архівістики з’являються критичні статті з діловодства, постановки нагальних проблем його організації, доведення необхідності уніфікації всіх діловодних процесів, створення єдиної раціональної системи діловодства в органах державної влади й управління, відкриття науково-дослідного центру, який мав би розробляти ці питання на науковій основі та здійснюва­ти керування відповідними службами на рівні установи. Примітно, що наукову інституцію пропонувалося відкрити при Головному архівному управлінні НКВС СРСР. Перша всесоюзна міжгалузева нарада з оргтехніки (1941) накреслила широку про­граму заходів, спрямованих на удосконалення організації діловодства. Проте, події Другої світової війни стали на заваді реалізації ухвалених рішень.

1. Еволюція загального та спеціального (управлінського) документознавства.

У повоєнні роки, в умовах ускладнення політичних, економічних обставин функціонування суспільства і держави, цілком закономірною виглядає актуалізація досліджень діловодного, архівознавчого характеру, які стали основою для дальшого утвер­дження управлінського документознавства. У 1960-1970-х рр. історичний аспект досліджень документів значно поступається вивченню технології діловодства, яке, за словами К.Г. Мітяє­ва, все більше стали сприймати та розуміти як історично утво­рені системидокументування та документаційного забезпечення управлінської діяльності державних і громадських інституцій. Дедалі частіше документи стали аналізуватися відповідно до їхньої основної соціальної функції, заради виконання якої були створені - оперативної дії. Зрештою дослідження документів і систем документування, розпочаті в діловодному й архівознавчому аспектах, стали виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну під назвою “документознавство”, зміст якого, гово­рячи мовою сучасної науки, відповідав традиційному або управлінському документознавству. Про це пишуть у своїх роботах

А.М. Сокова, Я.З. Лівшиць, М.П. Ілюшенко, В.М. Автокра-тов, С.Г. Кулешов та ін.

Помітним осередком розвитку документознавства на тривалий час стала кафедра історії державних закладів і діловодства⁸ Московського державного історико-архівного інституту (нині - кафедра документознавства МДІАІ у складі Російського державного гуманітарного університету (РДГУ), що мав потужні традиції розроблення питань архівознавства, діловодства, історичного джерелознавства, інших спеціальних історичних дисциплін. Професорсько-викладацьким складом кафедри були підготовлені навчальні підручники та посібники з історії та організації діловодства, адміністративної документації, адміністративного діловодства, систем документування, методики і практики стандар­тизації й уніфікації документів, інформаційного забезпечення управління, його теорії і методики, документної лінгвістики та ін. Тематика видавничого репертуару засвідчила пріоритетні напрями розвитку документознавства - історія, теорія управлінського документа, організація та здійснення практичної роботи з ним.

Розвиток документознавства активізувала Постанова Ради Міністрів СРСР від 25 липня 1963 р. “Про заходи щодо поліпшення архівної справи в СРСР”, зміст якої сконцентровувався навколо пріоритетного завдання Державного комітету Ради Міністрів СРСР із науки і техніки, Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР, інших органів державної влади й управління - розроблення Єдиної державної системи діловод­ства (ЄДСД). ЄДСД повинна була охопити основні види діловодства, відповідні процеси управління та регламентувати питання його організації. В першу чергу, йшлося про:

- уніфікацію та стандартизацію документів;

- раціональну організацію документообігу і поточне зберігання документів (оформлювання та проходження службових документів, їх реєстрація, довідково-інформаційний пошук і контроль за виконанням, а також формування документів у справи, забезпечення належних умов зберігання та користування документами);

- нормування та організацію праці діловодного персоналу;

- механізацію діловодних процесів.

Розроблення ЄДСД актуалізувало питання підготовки фахівців, здатних забезпечити впровадження державної програми в дію. Розуміння цього привело до відкриття 1964 р. у МДІАІ факультету державного діловодства, який на тривалий час став єдиним місцем підготовки спеціалістів із документознавства та документаційного забезпечення управління. Саме в Інституті було започатковано викладання самостійного курсу “Загальне доку- ментознавство” (з 1968 р. - “Документознавство”). Автор першої програми із загального документознавства - К.Г. Мітяєв. Еволюцію розуміння змісту документознавства його основопо­ложником можна відстежити у роботі “Документоведение, его задачи и перспективы развития”, яку було опубліковано в часописові “Вопросы архивоведения” (1964). Продовжуючи ставитись до документознавства як до пропедевтичної науки та на­вчальної дисципліни, К.Г. Мітяєв так визначає його призначення - вивчення життєвого циклу документа. Конкретизую­чи мету документознавства, науковець указує на пріоритетність досліджень історії та теорії документа, загальних і спеціальних систем документування, способів і засобів забезпечення складання документів; розроблення експертизи їх цінності, класифікації, уніфікації та стандартизації; з’ясування особливостей документаційного обслуговування управлінської інфраструктури; студіювання природи зв’язків документознавства з іншими галузями знань та ін. Отже, відомий учений продовжує ставити знак рівності між змістом управлінського та загального документознавства.

І К.Г. Мітяєв про завдання документознавства (1964)

’[] Які ж завдання і перспективи розвитку документознавства?

1. Одне із завдань документознавства - загальна історико-логіч- на класифікація способів і систем документознавства та документації, що виникає. Загальна класифікація - шлях для основних, тих, що мають загальне значення, наукових відмінностей, метод розроблення систем понять і термінів у галузі документування і документації, одна із умов координації та диференціації наукового розроблення документознавчих проблем.

2. Історичнии і логічний аналіз розвитку способів і засобів документування - вихідна передумова розроблення найраціональні ших національних і часткових систем документування, вибору для їх здійснення відповідних способів, технічних засобів, органі­заційних форм. Особливе значення в цих умовах набуває вивчен ня систем і способів документування, заснованих на застосуванні сучасних технічних засобів і створюваної ними механічної документації.

3. Вивчення документознавством окремих актів документування чи окремих документів - обов’язкова умова їх уніфікації та стандартизації, наукової організації. Із якістю окремих документів пов’язані питання підвищення продуктивності праці у роботі з документами, використання їх як носіїв інформації, засобів управлінської діяльності, історичних джерел.

4. Дослідження документознавством процесів і напрямів розвитку систем документування й документаційного обслуговування, їх сучасної структури, організаційно-технічного рівня, ступеня механізації - важлива умова організаційного і технічного удосконалення цих систем, їх раціоналізації, спрощення, здешевлення, надійності в роботі. Разом із цим, аналіз наявних систем документування є передумовою й умовою розроблення єдиної державної системи діловодства (на основі його механізації) і підви­щення продуктивності адміністративно-управлінської праці.

5. Найважливіше завдання документознавства - вивчення всіх питань повного циклу, від створення документів і наступної роботи з ними до передачі в архів. Тільки за цієї умови може бути правильно поставлена та вирішена проблема єдності чинних систем документування, організації та використання доку ментів в архіві. До проблем такої єдності належать: класифікація документів, їх експертиза, інформаційно-пошукові систе­ми, необхідний для цього апарат і технічні засоби.

Розроблення документознавством основних напрямів розвитку способів, систем документування й документаційного обслуговування передбачає дальшу і пліднішу роботу з вивчення документів іншими науковими дисциплінами. У зв’язку з цим, невід кладним завданням є необхідність координування науково дослід ницьких, проектно-технологічних заходів і організаційних дій. пов’язаних із розробленням єдиної державної системи докумен тації (діловодства) у цілому, а також окремих систем доку ментування, проведення єдиної технічної політики в галузі про ектування і промислового виробництва документаційної техні ки, уніфікації та стандартизації документів, матеріалів, тех нічних засобів.

1. Серед основних проблем, які розробляє документознавство, про блема єдності державної системи документації, що повинна бути загальною для всіх стадій документування, наступного зберігання і використання документів. Єдність системи повинна відобра жатися в однаковому розв’язанні основних науково-організаційних і науково-методичних питань.

2. Одне із завдань документознавства - прокладання шляху на уковим дисциплінам, які мають відношення до документування, документів, визначення їх завдань і меж.

3. Загальне документознавство повинно розглядатися як вступ до вивчення проблем документування і документації такими дисциплінами, як адміністративне діловодство, технічне доку " ментування, фотокінофонодокументування, документування на уково господарського обліку і деякими іншими. Слід особливо відмітити найбезпосередніший зв’язок документознавства з архівними дисциплінами, об’єктом яких також є документи.

Із праці: Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопр. архивоведения. - 1964. - №2. - С. 36-37.

Подібний підхід відстежується і в ранніх роботах В.Д. Банасюкевича, A.B. Єлпатьєвського, А.М. Сокової (Образцової), для яких документознавство було науковою дисципліною, що вивчає закономірності, методи і способи утворення документів, прин­ципи побудови систем документування в управлінській сфері, наближаючи 'її за змістом до діловодства. С.М. Каштанов, відомий фахівець із дипломатики, тлумачив документознавство як науку про порядок документування інформації на рівні установи та середовища її функціонування, вказуючи при цьому на сутнісну подібність до діловодства.

Від початку єдиної думки про сутність документознавства як наукової дисципліни не існувало. Майже одночасно з’являється інша, щодо висловлених вище, точка зору. Я.З. Лівшиць і

Д.І. Сокальський, уточнюючи його зміст, відкидають обмеження в означенні сфери створення та функціонування документа лише управлінською, рухаючись при цьому в сторону узагальнення кон­кретних документознавчих об’єктів і предметів пізнання, що підтверджує діалектичну синхронність розвитку загального і спеціального напрямів дослідження - загального і спеціального документознавства.

Для становлення та розвитку документознавства особливо варто поцінувати відкриття у 1966 р. спеціалізованої наукової інституції — Всесоюзного (з 1992 р. — Всеросійського) науково-дослід­ного інституту документознавства та архівної справи (ВНДІДАС). Плідна співпраця наукових колективів МДІАІ та ВНДІДАС спро- дукувала історичні, теоретико-фундаментальні та теоретико-при- кладні, науково-технологічні студії у галузі документознавства з питань складання та функціонування уніфікованих систем уп­равлінської документації, розроблення уніфікованих форм документів, регулювання процесів документообігу, організації підготовки, опрацювання, зберігання управлінських документів в установі, користування ними. Видатну роль у становленні документознавства відіграли праці науковців А.М. Сокової, В.Д. Ба- насюкевича, Т.В. Кузнєцової, М.П. Ілюшенко та ін.

Розвиток у 1960-1970-х pp. технологій організації управління, документознавства як наукової дисципліни увиразнив термі­нологічну проблематику. Це закономірне явище процесу станов­лення будь-якої наукової дисципліни, що виявилося в підго­товці словників, державних стандартів із галузевої термінології, дискусіях у конференц-залах, відображає пошук відповідників у теоретичному базисі на зрушення в сфері практики. Так, завершується підготовка “Краткого словаря архивной терминологии (Москва, Ленінград, 1968), “Краткого словаря видов и разновидностей документов” (Москва, 1974), який став своєрідним продовженням праці, розпочатої ще на початку XX століття видатним науковцем О.С. Лаппо-Данилевським (“Терминологический словарь частных актов Московского государства”, Петроград, 1922).