Лекція 2. Основні теоретико-прикладні проблеми управлінського документознавства

1. Класифікація управлінських документів: поняття, види, схеми. Класифікаційні системи документації

2. Уніфікація і стандартизація управлінської документації: зміст, поняття, історичні витоки

3. Регламентація процесів уніфікації управлінської документації

Управлінське документознавство - це наукова дисципліна, яка розробляє теорію управлінського документа, вивчає його генезис та еволюцію, практику створення та функціонування.

Невід’ємною складовою управлінського документознавства, як і будь-якої іншої науки, є теорія, а саме - теорія управлінського документа. Теорія є узагальнюючим знанням, що дозволяє не просто описати явище, а й пояснити його сутність, причинно- наслідкові зв’язки взаємодії складових одиниць, спрогнозувати розвиток основних ідей галузі. На основі фундаментальних положень, принципів, пояснюючи факти, теорія об’єднує знання у певну систему. Поза системою теорія існувати не може.

Теорія управлінського документознавства, як і будь-яка наукова теорія, вибудовується на емпіричній основі, що складається із сукупності фактів, які належать управлінській сфері діяльності суспільства. Важливим чинником організації та забезпечення ефективного функціонування управлінської сфери є документ. Документ є основним об’єктом пізнання управлінського документознавства. Теорія управлінського документа - це відоб­раження через систематизоване знання суттєвих властивостей, ознак управлінської документації у процесі її складання та функціонування. Факти в теорії фігурують не самі по собі, а у вигляді основних понять і категорій, тобто розширених понять, що концентрують знання про найважливіші властивості конкретної досліджуваної реальності.

Основні поняття управлінського документознавства

До терміносистеми управлінського документознавства входять терміни, поняття, категорії, які означують об’єкти, процеси, явища, що вивчаються цією дисципліною. Фундаментальними поняттями управлінського документознавства є “управління”, “інформація”, “управлінський документ”, “управлінська документація”.

Під “управлінням” розуміють сукупність дій керуючого об’єкта, спрямованих на створення оптимальних умов функціонування керованого об’єкта відповідно до його завдань. У загальнодержавному масштабі управління представляє собою чітку диференціацію керуючих і керованих соціальних об’єктів залежно від функцій і завдань, які вони виконують.

Процеси управління суспільством є складними, оскільки, з одного боку, потребують забезпечення функціонування різних його сфер (економічна, політична, культурна), а, з іншого, - на це впливає значна кількість чинників, що спричинюють коригування їх змісту та напряму реалізації.

Основними видами управлінської діяльностіє комунікація, регулювання, контроль, забезпечення корпоративності та ін. загального і спеціального характеру, які залежать від конкретних умов функціонування органів державної влади, органів місцево­го самоврядування, підприємств, закладів, установ і організацій усіх форм власності (далі - установа).

Установа – це соціальний інститут, зорганізовану певним чином групу осіб / суб’єктів суспільних відносин. Виступаючи засобом здійснення спеціалізованої групової діяльності і суспільних відносин, установа характеризується певною сукупністю виконуваних функцій, що зумовлюють її видову специфіку та якісну визначеність.

Комунікація - це управлінська діяльність, спрямована на збір та опрацювання інформації, забезпечення її обміну, досягнення ефективної інформаційної взаємодії на рівні установи та між установами, тими, хто є носієм і реалізатором управлінських відносин.

Кожен суб’єкт управління є своєрідним вузлом комунікаційної мережі, який здійснює обмін інформацією, що надходить від різних джерел, різними каналами і спрямовується за різними адресами. Термін “комунікація” також використовують для означення сукупності прийомів, методів і процедур, технологій, які забезпечують ефективну інформаційну взаємодію між учасниками комунікаційного процесу. Комунікація установи - складна багаторівнева система зв’язків, що охоплює саму установу (внутрішня комунікація) та зовнішнє оточення (зовнішня комунікація). Зовнішня комунікація неминуча, оскільки будь-яка установа будь-якого рівня взаємодіє з оточенням у межах сфери її діяльності та суміжних із нею сфер. Внутрішня комунікація існує у вигляді обміну інформацією між підрозділами організації і має пріоритетне значення для її успішного функціонування.

Розрізняють вертикальну та горизонтальну внутрішню комунікацію. У випадку, коли вертикальна комунікація відбувається по низхідній лінії, зверху вниз, вищі рівні ієрархії управлінської структури установи повідомляють підлеглим про стратегічні, тактичні цілі, а також конкретні задачі, зміни пріоритетів, стандартів діяльності та ін. Значна частина низхідної управлінської інформації регламентує не тільки функціонування соціальних об’єктів низового рівня, а й процеси створення та передавання цими об’єктами інформації до об’єктів вищого рівня. Управління неможливе без зворотного зв’язку з керованими соціальними об’єктами, який здійснюється шляхом організації висхідних потоків інформації, що відбивають зміст діяльності цих об’єктів, їх завдань і повноважень. Ця інформація містить показники управління у межах самого соціального об’єкта, які засвідчують його ефективність, демонструє наскільки дієвим є управління вищих ланок і чи потребує воно коригування або оновлення. Завдяки висхідній комунікації керівництву повідомляється про реальний стан справ в установі, результат виконання прийнятих рішень, труднощі, що вини­кають при розв’язанні тієї чи іншої управлінської ситуації та пропоновані шляхи її подолання. Отже, напрями руху управлінської інформації у випадку вертикальної комунікації можуть бути низхідними або висхідними. На відміну від вертикальної, заснованої на відносинах рівня керуючий - керований, горизонтальна комунікація розвивається між рівноправними, одного рівня підрозділами установи.

За ступенем поширення потоки управлінської інформації можуть бути загальнодержавними, регіональними (міжрегіональними), галузевими (міжгалузевими), або ж обмежуватися конкретною установою.

Процес створення та розповсюдження інформації чітко регламентується державою, що відображено в правових, нормативних, нормативно-правових документах. Такими документами є, зокрема, закони України “Про інформацію” (1992), “Про науково-технічну інформацію” (1993), “Про захист інформації в авто- ' матизованих системах” (1994), “Про Національний архівний фонд і архівні установи” (2001), “Про електронні документи та електронний документообіг” (2003), Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місце­вих органах виконавчої влади (1997), Тимчасовий регламент Кабінету Міністрів України (2000), постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження Типового порядку здійснення елек­тронного документообігу в органах виконавчої влади” (2004), “Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу” (2004), “Про затвердження Порядку обов’язкової передачі документова­ної інформації” (2004) та ін. Рівень керування вищих органів влади всіма низовими інфраструктурними ланками у державі також залежить від якості організації управління в цих органах.

Діяльність, яка спрямована на підтримку функціонування керованої політичної, соціально-економічної системи у сфері дій об’єктивних законів і її цілей, їх досягнення називається регулюванням. Зміст регулювання змінюється в залежності від рівня управління.Чим вище рівень управління, тим у більшій мірі регулятивній функції властива діяльність із забезпечення безперервності виробничих і обслуговуючих процесів, підтримка руху матеріальних, трудових, фінансових, інформаційних потоків і т.д.

Контроль -це такий вид управлінської діяльності, який дозволяє виявляти, коригувати, запобігати відхиленням досягання результатів від намічених параметрів і цілей. Контроль представляє собою спостереження керуючого за керованими об’єктами і процесами з метою перевірки відповідності стану справ бажаному, передбаченому нормативними актами, програмами, планами та ін. Особлива роль контролю як функції управління полягає в тому, що він служить засобом своєчасності вжиття заходів впливу на керований об’єкт, зміни плану чи поставлених цілей.

Інформаціятрактується як сукупність даних про внутрішній і зовнішній стан керованої системи, які використовуються для оцінки ситуації і розроблення управлінських рішень. Варто зауважити, що, сприймаючи інформацію як сукупність даних, необхідно пам’ятати, що їй, шляхом фільтрації цілей, завдань, проблем конкретної управлінської ситуації, дії, надано спрямований характер. Інакше кажучи, управлінська інформація - це інформація, що відбиває форму і зміст уп­равління.

Про інформацію, документ і документну інформацію

Інформація - це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі.

Закон України “Про інформацію” від 02.10.1992 р. № 2657-12. - Ст. 1.

Інформація державних органів та органів місцевого і регіонального самоврядування - це офіційна документована інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування.

Закон України “Про інформацію” від 02.10.1992 р. № 2657-12. - Ст. 21.

Інформація - відомості в будь-якій формі та вигляді, на будь-яких носіях (у тому числі листування, книги, помітки, ілюстрації (карти, діаграми, органіграми, малюнки, схеми тощо), фотографії, голограми, кіно-, відеофільми, мікрофільми, звукові записи, бази даних комп’ютерних систем або повне чи часткове відтворення їх елементів), пояснення осіб та будь-які інші публічно оголошені чи документовані відомості.

Документ - це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

Документна інформація - це вся інформація документа (зміст, відбитки печаток, штампів, реєстраційні номери, резолюції, підписи, інші реквізити та службові познаки, а також маргіналії, філіграні, елементи бланка та захисту).

Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визна-/ чення понять”. - К., 2005. - С. 2-3.

Інформація (від лат.- ознайомлення, пояснення) - поняття, яке використовують у філософії з давніх часів і, яке останнім часом одержало нове, ширше тлумачення завдяки розвитку кібернетики, де воно виступає як одна із центральних категорій поряд із поняттями зв’язку й управління.

Поняття “інформація” стало загальним для всіх часткових наук, а інформаційний підхід, який включає в себе сукупність ідей і комплекс математичних засобів, перетворився на загальнонауковий засіб дослідження. Початкове розуміння інформації як відомостей зберігалося до середини XX ст. У зв’язку із розвитком комунікаційних засобів спробува ли виміряти кількість інформації з використанням імовірнісних методів. Пізніше з’явилися інші варіанти математичної теорії інформації - топологічний, комбінаторний та ін„ які одержали загальну назву синтаксичних теорій. Сутнісний (зміст) і аксіологічний (цінність) аспекти інформації досліджуються в межах семантичної та прагматичної теорій. Розвиток поняття інформації у сучасній науці привів до появи її різних світоглядних, особливо філософських, інтерпретацій (трансцендентальна, тобто надприродна, природа інформації в неотомізмі; інформація як суб’єктивний феномен у неопозитивізмі й екзистенціалізмі).

Із книги: Философский энциклопедический словарь. - Москва: ИНФРА, 2003. - С. 185-186.

Інформація - І) повідомлення про яку-небудь подію, чиюсь діяльність тощо; 2) відомості, що є об’єктом зберігання, нагромадження, опрацювання та передавання (поширення).

Із книги: Яцимірська М. Сучасний медіатекст: Словник-довідник. Л.: ПАЮ, 2005. - С. 45.

Документальна інформація - інформація в документній або бездокументній формі, що ґрунтується на документі (документах) чи підтверджена документом (документами).

Документна інформація, зміст документа - соціальна інформація, зафіксована на певному носії для її зберігання, передавання й використання.

Документована інформація - інформація в документній формі, зафіскована документом.

Інформація документа - документна інформація разом з інфор­маційними елементами, що містяться в документі поза його змістом (маргіналіями, резолюціями, печатками, філігранями тощо ).

Інформація має певні властивості: здатність до накопичення , руху, збереження при використанні, вартість, комунікативність, різноманітність форм існування тощо. Ці та інші властивості інформації відіграють важливу роль у розумінні характеристики інформаційного забезпечення управління. Для чіткого функціонування установи необхідною є ефективна організація руху інформації, яка в сфері управління відзначена офіційно-діловим сти­лем і має бути актуальною, оперативною, точною, достовірною, позбавленою емоційного забарвлення, суб’єктивних суджень, відповідати повноваженням і компетенції суб’єкта управління та ін. Це впливає на інформаційний потенціал управління. Інформація, яка циркулює в управлінні, може класифікуватися за різними ознаками:

- за напрямом руху: низхідна, висхідна;

- за сферою діяльності суспільства: політична, економічна, культурна (з усіма підрівнями їх існування);

- за структурованістю: систематизована (згідно зі складом показників, спрямованістю, періодичністю, строком виконання, формою подачі і т.д.) і несистематизована;

- за підпорядкуванням конкретній системі управління: зовнішня, внутрішня;

- за часом виконання: оперативна, поточна, стратегічна;

- за характером носія: документована для друку, засобів зв’язку та ін.;

- за масштабом адресності: державна, регіональна, місцева, персональна і т.д.

Обіг управлінської інформації в усій управлінській інфраструктурі здійснюється винятково за допомогою управлінських документів. Дефініції основних термінів, понять, якими оперують у сфері діловодства й архівної справи, пов’язаних із означенням фактів, явищ, процесів життєвого циклу управлінського документа, знаходимо в Національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”.Наказом Держспоживстандарту України від 28 травня 2004 р. № 97 було затверджено Національний стандарт України “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” (ДСТУ 2732:2004). 1 червня 2005 року стандарт набув чинності і замінив у термінологічному “офіційному” обігові ДСТУ 2732- 94. Стандарт було розроблено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства на замовлення Державного комітету архівів України.

Зміст ДСТУ 2732:2004 є віддзеркаленням сучасної спеціальної лексики, прийнятої у діловодстві й архівній справі, ступеню узгодження її зі змістом інших національних і міжнародних стандартів у сфері інформації та документації. До стандарту включено лише основні лексичні одиниці, пов'язані з теорією та технологією діловодства й архівної справи. Визначення понять ґрунтуються переважно на їх традиційному розумінні й виходять із практичних потреб діловодства й архівної справи. У ньому відсутні терміни, що належать до інших галузей знань, зокрема інформатики, наук документально-комунікаційного циклу в цілому чи галузей спеціального документознавства.

Як зазначено у стандарті, терміни належить застосовувати в усіх видах нормативних документів з діловодства й архівної справи, а також для робіт зі стандартизації. Положення стандарту чинні для застосування в роботі органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших суб'єктів господарювання, що діють в Україні, а також технічних комітетів стандартизації, науково-технічних, інженерних товариств. До україномовних термінів, як довідкові, у стандарті подано англійські та російські унормовані терміни відповідники, узяті з зарубіжних і міжнародних стандартів.

ДСТУ 2732:2004 має багатоступеневу структуру і складається з п’яти розділів, кожен із них ділиться на підрозділи, які дроблятьсна менші групи. У перших двох розділах визначено сферу застосування стандарту, подано загальні пояснення щодо його структури та принципів розгортання. Третій розділ містить загальні для діловодства й архівної справи терміни (наприклад, “діловодство”, “архівна справа”, “документ”, “зміст документа”, “документна інформація”, “носій документної інформації”, “матеріальна основа документа”, “зовнішні ознаки документа”, “службовий документ” та ін.); четвертий і п'ятий розділи, “Діловодство” й “Архівна справа" відповідно, - окремих сфер соціальної діяльності та галузей знань. Кожен термін має свій індекс, який відображає його місце в ієрархії понять певної групи, що дає можливість виявити структуру терміносистеми.

Усього в ДСТУ 2732:2004 дефініційовано 153 терміни, багато з яких стандартизовано вперше. Для порівняння зазначимо, що перший термінологічний стандарт у вітчизняній традиції - ГОСТ 16487-70 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” включав 49 термінів, а ДСТУ 2732-94 - 119. За кількісними показниками маемо цікаві якісні термінологічні трансформації, які чекають на свого дослідника.

Під “управлінським” / “службовим документом” слід розуміти документ, який містить інформацію для прийняття управлінського рішення, тобто управлінську інформацію.

2. В управлінській функції документ виступає як засіб управлінської діяльності. Цю функцію виконують документи, які створені з метою управління і в процесі реалізації управління, тобто найбільш значущий масив документації. ...

Управління може бути ефективним лише при наявності нової, актуальної, у т.ч. випереджувальної, інформації, яка дозволяє ухвалювати своєчасні і правильні рішення. Тому основна властивість документів, які виконують управлінську функцію, - їх оперативний характер.

Документи, що виконують управлінську функцію, містять необхідну кількістьінформації. Тому вони відіграють значну роль в інформаційному забезпеченні управління.

Управлінські документи мають дві основні підфункції: 1) стабілізація нормального функціонування й удосконалення державноїсистеми в цілому і, зокрема, кожного державного закладу; 2) забезпечення нормального функціонування кожного члена певного соціального інституту і певного суспільства в його конкретній ролі.

Документи, які виконують управлінську функцію, можна класифікувати згідно з елементами державного управління (прогнозування, планування, робота з інформацією, прийняття управлінських державновладних рішень, організаторська робота та ре­гулювання, контроль) чи згідно з функціями установ (загальне керування, планування, фінансування, матеріально технічне забезпечення, підготовка кадрів).

Управлінські документи у специфічній формі відображають структуру. стадії, цикли управління і, водночас, ... серйозно впливають на сферу управління. В управлінській функції документ постає, передусім, у регулятивній, нормативній ролі - як регулятор різних сторін діяльності суспільства, держави, установи. [ ]

Проблеми створення та функціонування документованої інформації в управлінській сфері має досліджувати управлінське документознавство. Проте на сьогодні їх дослідження є прерогативою дисциплін, пов’язаних із державним управлінням. Управлінське документознавство, виходячи з традицій розвитку і сучасного стану як наукової дисципліни, досліджує проблеми документування управлінської інформації, її функціонування у документованій формі у межах органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, інших соціальних об’єктів.

Управлінське документознавство сконцентроване на студіюванні процесів створення та обігу документів в установі, які містять управлінську інформацію. Якщо документування в цілому - це процес створення документів, то документування управлінської інформації (в установі) - це процес створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація.

Документи, які установа (чи інший суб’єкт господарювання) створила або отримала в процесі діяльності,є управлінськими або службовими.Серед вхідних документів службовими варто називати тільки ті, які були зареєстровані в установі. З позиції документально-інформаційних комунікацій службові документи, по-перше, є внутрішньо-обіговими документами, тобто такими, щостворюються і функціонують лише в установі, а, по- друге, належать до неопублікованих документів, тобто документів, які не є виданнями чи їхніми частинами. Сукупність службових документів, об’єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу називається документацією. Звідси словосполучення - “службова документація”, “наукова документація”, “документація установи”, “документація відділу” тощо.

Службові документи розрізняють за жанром і номіналом.

Згідно з ДСТУ 2732:2004, жанрові характеристики запису інформації (документа) - це функційні та структурно-композиційні ознаки певного твору літератури чи мистецтва (роман, звіт про науково-дослідну роботу, монографія, хронікально-документальний фільм тощо).

Номінальні характеристики запису інформації (документа) - це функційні та структурно-композиційні ознаки певного виду задокументованої службової чи особистої інформації (наказ, акт, протокол тощо).

Вид номінала документа - це те, що конкретизує номінал документа за змістовою характеристикою. Наприклад, наказ є номіналом службового документа, а накази про відзначення працівника, відпустку, контроль і т.д. - видом номіналу документа.

Унаслідок упорядкування та формування службових документів у справи в підрозділах установи організовується їїдокументний фонд - фонд службових документів, який установа нагромадила внаслідок діяльності, склад і процес формування якого визначають нормативні документи.Склад і формування документного фонду в установі визначають такі нормативні документи: інструкція з діловодства, номенклатура справ, перелік документів зі строками зберігання.

Інструкція з діловодства - це правовий акт, що встановлює технологію створення або одержання документів, їхньої обробки, збереження та користування ними в поточній діяльності установи.

Номенклатура справ - це обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання.

Більшу частину чи весь документаційний фонд установи складає їїуправлінська документація,тобто система документації, що забезпечує виконання управлінських функцій.Під“системою документації” розуміють сукупність взаємопов’язаних службових документів, яка застосовується у певній сфері діяльності чи галузі. Управлінська документація установи складається зі службових документів, що належать до різних класів управлінської документації - організаційно-розпорядчих, первинно-облікових, банківських, звітно-статистичних, планових, ресурсних, торговельних, цінових, бухгалтерсько-облікових і т.д. Особливу увагу управлінське документознавство приділяє організаційно-розпорядчій документації —підсистемі управлінської документації, що забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління.

Останнім часом в Україні набув поширення закордонний термін"керування (управління) документацією”(КД), сутність якого ДСТУ 2732:2004 визначає як комплекс заходів, спрямованих на реалізацію процесів створення та функціонування службових документів. Серед вітчизняних науковців існує думка про синонімічність понять “керування документацією”, “діловодство”, “документаційне забезпечення управління”. За кордоном діловодні процеси розглядаються як головна складова КД. Керування документацією є ширшим за обсягом поняттям, оскільки охоплюєвесь життєвий цикл документа -сферу створення та обігу всіх службових документів в установі, а також процеси передавання їх до архіву та вилучення для знищення¹⁵. В Україні триває робота над проектом українського відповідника ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” (ISO 15489-2001 “Information and documentation. Records management”), інших міжнародних стандартів, що стосуються сфери керування документацією. В умовах орієнтації сучасного управління в установі на дотримання світових стандартів їх підготовка та впровадження є необхідними.

Зв’язки управлінського документозиавства з іншими галузями знань

Місце і роль управлінського документозиавства у системі науки визначається його об’єктом і предметом пізнання, можливостями і завданнями як наукової дисципліни.

Управлінське документознавство як галузь знань тісно пов’язане з іншими науковими та навчальними дисциплінами, у першу чергу з тими, що вивчають історію, теорію документа, сферу практичної роботи з документами- діловодствоміархівістикою.Це зумовлено генетичною спорідненістю процесів динамічного та статичного функціонування документів від їх створення до зберігання в архіві. Розроблення уніфікованих систем документації, форм документів оптимізує процеси створення, опрацювання, зберігання документів і використання їхньої інформації в службах діловодства. Незважаючи на те, що при переході з динамічного в статичний стан управлінські документи зазнають функційних змін, однак всі характеристики документа, досліджувані управлінським документознавством, зберігаються іманентно і вивчаються архівознавством при студіюванні документа як історичного джерела інформації.

Теорія управлінського документозиавства пов’язана зтеорією загального документозиавства,проте в останньому випадку об’єкт дослідження має ширший предмет. Орієнтуючись на сферу практичного застосування своїх результатів (діловод­ство)'⁸, теорія управлінського документозиавства, розробляє вимоги до змісту та зовнішньої форми різних видів (номіналів видів) документів, пропонуючи через засоби уніфікації та стандартизації оптимальні для них характеристики. Саме у цьому випадку виразно проявляються зв’язки документознавствазмовознавствомабо з окремим його напрямом-документною лінгвістикою.

Оптимальне моделювання тексту, застосування мовних кліше в управлінських документах дозволяє досягти високого ефекту при виконанні ними основних соціальних функцій. З іншого боку, щоби найефективніше забезпечити службовим документам реалізацію управлінських функцій, необхідно володіти схемою управління, змістом управлінських зв’язків, особливостями їх конструкції на рівні суспільства та держави, впливу управлінської дії об’єкта, що керує, на керований об’єкт. У цьому контексті виявляються зв’язки управлінського документознавства зтеорією і практикою управління, психологією управління, соціологією управліннятощо.

Управлінське документознавство має незаперечні зв’язки зінформаційною наукою.Технології інформатики застосовуються при розробленні та використанні електронногоділоводства, зокрема вирішенні проблем створення та обігу в установі електронних управлінських документів. Інформаційна природа діловодних процесів зумовлює зв’язок управлінського документознавства з інформаційним менеджментом, у цілому - теорією комунікації. Якщо зміст і характер інформаційних зв’язків на рівні установи упривілейовані увагою дослідників, то характер інформаційних потреб і сама особа споживача інформації, інформаційних потоків, ресурсів у процесах керування документацією залишаються малодослідженими.

Із юридичної точки зору документ, як правові акт чи основа для здійснення управлінських процесів, потребує узгодженості змісту з законами та підзаконними нормативно-правовими актами держави, міжнародними юридичними нормами. Це зумовлює зв’язки управлінського документознавства з правознавством, різними галузями права - конституційним, інформаційним, адміністративним, міжнародним та ін.

При проведенні експертизи цінності документів чітко проявляються зв’язки управлінського документознавства, крім архівознавства, з історичним джерелознавством. Уніфікований документ, реквізити якого раціонально оформлені, зорієнтований не тільки на високоефективне опрацювання, зберігання в архівах, а також “виконання” ролі історичного джерела.

Складовою управлінського документознавства є історія управлінських документів, процесів їх створення, формування систем документації та функціонування, що доводить його зв’язок з історичним документознавством. Історичні, теоретичні засади історичного документознавства вельми споріднені з концептуальними питаннями історії діловодства. Історія державних установ дає можливість зрозуміти умови, мету створення і функціонування документів, чіткіше усвідомити характер завдань, які вони виконували, а також об’єктивні й суб’єктивні фактори зумовленості характеристики їх змісту та форми. Сама ж історія державних установ є відгалуженням історії держави і права, що ще раз підтверджує існування зв’язку між управлінським документознавством і правознавством. Багатоплановими є зв’язки управлінського документознавства зі спеціальними історичними дисциплінами - археографією, герменевтикою, дипломатикою, палеографією, сфрагістикою, текстологією та ін., які виявляються при дослідженні історичних управлінських документів.