ТЕМА3. КЛАСИФІКАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ 2 год.

1. Поняття “класифікація документів”

2. Критерії класифікації управлінських документів.

3. Державний класифікатор управлінської документації

1. Термін “класифікація” означає поділ предметів, явищ, понять за різними ознаками на класи, підкласи, види, підвиди і т.д. Процес поділу документів за будь-якими їх зовнішніми чи внутрішніми ознаками називають класифікуванням документів. Класифікація документів акцентує увагу на причинно-наслідкових зв’язках між їх формою і змістом, умовами існування, поясненні обставин функціонування тощо.

Розрізняють поняття “групування”, “систематизація”, “класифікація”, “типологія” документів. Групування документів починається із виявлення їх зовнішньої подібності, тобто без з’ясування належності об’єкта до тієї чи іншої якісної визначеності і полягає в поділі певної сукупності документів на групи. Систематизація - це метод групування, за допомогою якого, з метою встановлення відношень, зв’язків і структури системи, досліджуються властивості окремих груп документів. Порівняння та встановлення аналогії внутрішніх атрибутів до­кумента хоча визначають його місце з-поміж собі подібних, утім, не дозволяють розкрити їх взаємозв’язок на рівні генетичних, структурних, функційних ознак. Виявлення принципової різниці між основами документів при умові їх морфологічної однорідності з метою об’єднання - це все суть типології документів.

Існують різні варіанти класифікації документів. Історія їх творення дуже давня і доводить, що розроблення цього питання у різних темпорально-просторових вимірах залежало від стану та потреб розвитку суспільства, науки^. Лише у XX ст. документ як об’єкт дослідження багатьох дисциплін мав такі класифікації:

- у джерелознавстві - за ознаками хронологічної відстані між часом виникнення документа та часом, що відображений у ньому, тематики, походження, способом фіксації та передачі інформації (ПІ. Сеньобос, Ш.-В. Ланґлуа, М.М. Тихомиров, О.О. Зимін,С.М. Каштанов, М.А. Варшавчик, О.М. Медушевська та ін.);

- у книгознавстві - за характером змісту, ступенем кумуляції інформації, функційною ознакою (І.С. Фельдблюм, Д.І. Блюменау, O.A. Гречихін та ін.);

- у бібліотекознавстві - за знаковою формою кодуванйя інформації, її природи, особливостями носія інформації, засобами фіксації та передачі інформації (Н.В. Маршакова, Ю.М. Столяров, A.B. Соколов, Д.Ю. Теплов та ін.);

- у документознавстві - за особливостями практичної діяльності установ, лексичної основи документа, способом, засобом закріплення і передачі документної інформації (Г.Г. Воробйов, К.І. Рудельсон, А.М. Сокова, С.Г. Кулешов та ін.).

Розрізняють два основні види класифікації: природну і штучну. Природні класифікації походять зі сталих ознак документів, які породжені логічними зв’язками між ними, а штучні - зі змінних, що в залежності від ситуації їх побутування можуть змінюватися. Найвищим рівнем поділу будь-якої класифікації є клас.

Клас документів - це сукупність документів, які об’єднує загальна ознака, що відрізняє їх від іншої сукупності документів. Другим рівнем поділу виступає підклас документів, третім - вид документа. Так, наприклад, клас документів, що не мають юридичної сили - поділяється на підкласи документів, які:

а) ще не набули юридичної сили;

б) не можуть мати юридичної сили;

в) втратили юридичну силу.

Найпоширенішою схемою класифікації документів є ієрархічна. Ієрархічна схема класифікації вибудовується за принципом від загального означення сутності (чи форми) документа до конкретного.

Наприклад:

І. Документ

1.1. Управлінський документ

1.1.1. Організаційно- розпорядчий документ

1.1.1.1. Наказ

1.1.1.1.1. Наказ про створення підприємства

1.1.1.1.1.1. Наказ про створення агропромислового підприємства “Зоря”

Залежно від ступеня ієрархічності виокремлюють три види схеми класифікації документів: сильна, слабка, проміжна. До класифікаційних систем із сильною ієрархією побудови належить Універсальна десяткова класифікація (УДК).

Міжнародній практиці класифікування документації відомі різні системи: “Десяткова класифікація” М.Д’юї (ДК), “Універсальна десяткова класифікація” (УДК), "Класифікація бібліотеки Конгресу”, “Класифікація Блісса”, “Класифікація двокрапкою” (“Colon Classification”), “Міжнародна класифікація винаходів” та ін. Найрозповсюдженіиіою з них є УДК.

Універсальна десяткова класифікація - це міжнародна система класифікації творів друку й документальних матеріалі. УДК використовується для організації вузькоспеціалізованих і багатогалузевих довідково-інформаційних фондів.

В основі структури УДК - принцип десяткових дробів. Десятковий принцип структури дозволяє безмежно розширювати її шляхом додавання нових цифрових позначень до існуючих, не змінюючи системи в цілому. Основна таблиця УДК містить такі класи: “Загальний відділ” (0), “Філософія. Психологія” (1), “Релігія. Теологія” (2), “Суспільні науки” (3), вільний (4), “Математика та природничі науки” (5), “Прикладні науки. Медицина. Техніка” (6), “Мистецтво. Декоративно-прикладне мистецтво. Ігри. Спорт” (7), “Мова. Мовознавство. Художня література. Літературознавство" (8), “Географія. Біографії. Історія” (9). Кожен із цих класів поділяється на 10 розділів, які дробляться на 10 підрозділів. Крім ієрархічної побудови схеми класифікації, в УДК використовується метод фасетного аналізу.

Упровадження УДК у діловодну практику обстоював відділ нормалізації Всесоюзного державного інституту техніки управління, апелюючи при цьому до досвіду застосування її для класифікації окремих систем документації (В.Г. Вільямс, 1.1. Ріхтер, В.М. Толстоп’ятов та ін.), документів адміністративних (відомчих) архівів Нідерландів, Бельгії, Іспанії, Італії та ін. Проте ідея не знайшла логічного, раціонально виваженого обґрунтування засад реалізації у межах діловодства й архівної справи. Новий етап упровадження УДК у вітчизняній практиці класифікації документів наступає з 1960-х рр. Із цією метою було створено Міжвідомчу комісію з класифікації при Державному комітеті Ради Міністрів СРСР із координації науково-дослідних робіт (1962). Запровадження УДК поширювалося лише на бібліотечно- бібліографічну сферу соціальної діяльності і відповідні галузі знань.

Фрагмент УДК

35 Державне адміністративне управління. Військова справа 35.07 Адміністративні органи та установи

35.71Запровадження. Встановлення. Розвиток

35.071.1 Запровадження. Заснування. Утворення. Призначення. Інаугурація.

35.071.2 Ріст. Розвиток

35.071.3 Права. Привілеї. Недоторканість. Статут

35.071.5 Територіальний поділ. Межі юрисдикції

35.071.51 Охоплення. Межі

35.071.55 Поділ. Поділ на округи, області, зони тощо

35.071.6 Централізації. Децентралізації

35.72Відносини з іншими організаціями

Із книги: Універсальна десяткова класифікація (УДК). У 2 кн. Кн. 1. Таблиці / Пер. з англ. / Голов. ред. М.І. Сенченко; UDC Consortium. - К.: Кн. палата України, 2000. - С. 241.

До проміжних класифікаційних схем можна зарахувати бібліотечно-бібліографічну класифікацію, схеми єдиної класифікації документної інформації в систематичних каталогах державних архівів і т.д. Принципи побудови схем, індексації, можливість необмеженої деталізації розділів і комбінування індексів роблять їх подібними за структурою, а сфери застосування - підкреслюють специфіку.

Бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК) - це система класифікації творів друку та документальних матеріалів, вибудована за тематичною ознакою. Головне завдання ББК - розкрити зміст творів друку, подати їх у вигляді стрункої, науково обґрунтованої системи знань і цим максимально полегшити споживачам інформації користування бібліотечними фондами. Схема і структура ББК подібна до УДК і включає такі класи: “Загальнонаукове і міждисциплінарне знання" (1), “Природничі науки” (2), “Техніка. Технічні науки” (3), “Сільське і лісове господарство" (4), “Охорона здоров’я і медичні науки” (5), “Суспільні і гуманітарні науки” (6 / 8), “Література універсального змісту” (9).

До класифікаційних систем із слабкою ієрархією побудови належать предметні та фасетні, наприклад - фасетні схеми класифікації документів відомих науковців Н.М. Кушнаренко та Г.М. Швецової-Водки.

Фасетною називається класифікація документів за певними аспектами їх аналізу

M. Кушнаренко класифікує документи за інформаційною (характер знакових засобів, мірність запису інформації, призначення для сприйняття, канал сприйняття, ступінь розповсюдження, спосіб документування інформації), матеріальною (матеріальний носій інформації, матеріальна конструкція носія інформації) складовими документа та обставинами його побутування в зовнішньому середовищі (регулярність виходу у світ, послідовність появи у світі, місце походження), виокремлюючи 12 блок-фасетів. Кожен блок вибудовано на основі однієї із пріоритетних ознак, згідно з якою виокремлюються види, підвиди документів. Вони й утворю­ють багаторівневу структуру класифікаційної схеми.

Г.М. Швецова-Водка класифікує документи за особливостями носія інформації: матеріал носія інформації, форма і спосіб запису інформації, матеріальна конструкція носія інформації, призначення для сприйняття, канал сприйняття, спосіб декодування інформації) і знакових засобів фіксації та передачі інформації (характер знаковиx засобів передачі інформації, характер мовної системи, якою передано інформацію, належність знаків запису до певних знакових систем). Кожен блок вибудовано на основі декількох ознак, згідно з якими виокремлюються види, підвиди документів. Вони й утворюють багаторівневу структуру класифікаційної схеми.

Фрагмент фасетно-блочної схеми класифікації документів за Г.М. Швецовою-Водкою (Див додаток)

Диференціація управлінських документів в установі

Для управлінського документознавства актуальним є питання класифікації службових документів, тобто тих, які циркулюють в установі. Залежно від цільового призначення установи, потреб практичної роботи з документами можливі різні класифікації (класифікаційні схеми) управлінських документів.

Напрацьовано різні схеми поділу управлінської документації, зумовлені вибором ознаки класифікації, які мають фасетний характер:

за видом матеріальної основи та форми носія: традиційні (з паперовою основою) документи; аудіовізуальні документи; електронні документи;

за кількістю порушуваних питань: односкладні документи, що містять інформацію щодо одного певного питання; складні документи, які містять інформацію щодо двох і більше питань;

за особливістю організації обігу: внутрішні документи, що стосуються внутрішніх питань установи і не виходять за її межі; вхідні документи, що підлягають реєстрації та не підлягають реєстрації; вихідні документи;

за строками виконання: термінові документи, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи із позначкою “терміново”; дуже термінові документи; безстрокові документи, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми);

за рівнем доступу: загальнодоступні документи; документи для службового користування (ДСК), що містять конфіден­ційну інформацію; секретні документи, тобто такі, які містять таємну інформацію;

за юридичною силою: документи, що мають юридичну силу; документи, що не мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили чинність);

за послідовністю створення: оригінал - примірник службового документа, що перший і єдиний набуває чинності; копія - документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках - деяких зовнішніх ознак; витяг документа - засвідчена копія частини тексту службового документа; дублікат - повторно оформлений службовий документ, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу;

за строками зберігання: документи постійного зберігання; документи тимчасового зберігання (тривалого - понад 10 років і тимчасового - до 10 років);

за належністю до сфери приватного життя та інших сфер життя суспільства: документи особового походження; документи офіційного походження;

за рівнем узагальнення інформації: первинний документ; вторинний документ і т.д.

Наведені приклади групування документів є однорівневими, тобто такими, які не мають більше одного рівня поділу, а, отже, й різнорівневих класифікаційних рядів.

Зміст документної інформації слугує підставою для об’єднання видів документів у класи управлінської документації, наприклад, організаційно-розпорядча документація, цінова документація, банківська документація та ін. Класи документації називаються системами документації. Основним документом, що визначає систему документації як сукупність взаємопов’язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності та з метою уніфікації офіційно закріплює групування документів за певними ознаками, є Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) 010-98Діншим нормативним документом, що закріплює класифікаційні схеми документів, є “Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів” (К., 1997) (далі - Перелік).

“Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів” містить перелік видів документів, що виникають під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями в процесі своєї діяльності, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності підприємств, установ,організацій.

Перелік - це основний нормативний документ при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду або для знищення документів.

Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів / ГАУ при KM України; УДНДІАСД; Авт.: Г.В. Портнов, С.В. Сельченкова, В.П. Ляхоцький, І.Б. Матяш. - К., 1997. - С. 7.

В основу Переліку покладено функційний принцип обігу документів, що відображає основні напрями діяльності установи незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності. Документи в розділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів і питань, що в них висвітлюються, у логічній послідовності. Розділи поділяються на підрозділи з вужчим колом питань. Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа.

Документи, що утворюються в управлінській діяльності, згруповано за напрямами:

- організація системи управління;

- прогнозування, планування, ціноутворення;

- фінансування, кредитування, податкова політика;

- облік та звітність;

- організація використання трудових ресурсів;

- робота з кадрами;

- соціально-культурний розвиток населення;

- науково-інформаційна діяльність;

- економічне, науково-технічне і культурне співробітництво із зарубіжними країнами;

- матеріально-технічне постачання;

- адміністративно-господарське обслуговування;

- діяльність громадських організацій.

При докладнішому розгляді, наприклад, підрозділу “Організація системи управління” з’ясовуємо, що він охоплює такі позиції:

- розпорядча діяльність;

- контроль;

- організаційні основи управління;

- правове забезпечення управління;

- організація документаційного забезпечення управління та відомчого зберігання документів.

Кожна позиція з наведеного вище переліку включає відповідні види документів та їх номінали. Так, розпорядча діяльність зафіксована у законах, постановах та інших актах Верховної Ради України, Автономної Республіки Крим; постановах, рішеннях, інших актах комітетів і комісій Верховної Ради України, депутатських запитах, декретах, указах, розпорядженнях Президента України; декретах, постановах, розпорядженнях Кабінету Міністрів України; протоколах, рішеннях органів місцевого самоврядування; наказах, розпорядженнях міністерств, відомств, інших центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ, організацій з основної діяльності; документах про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, матеріальну допомогу, правила, положення, інструкції, методичні вказівки до рекомендацій, документи (довідки, висновки, доповідні записки) з їх розроблення та ін.

Контроль задокументовано в актах, доповідях, довідках, оглядах про перевірку виконання Конституції і законів України, актах Президента України, постановах Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, програмах, доповідних записках, довідках, актах, висновках, звітах про перевірку виконан­ня рішень колегій, наказах центральних і місцевих органів управління, листуванні про перевірку виконання розпорядчих документів різного рівня, зверненнях, пропозиціях, скаргах гро­мадян, документах (аналітичні довідки, огляди, доповідні записки) про роботу з розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян тощо.

Організаційні основи управління набувають таких документних форм: статути; положення про підприємства, структурні підрозділи, структури й організаційно-адміністративні схеми побудови центральних і місцевих органів галузі; схеми організації управління та пояснювальні записки до них; листування про розроблення структур установ (-и); списки (мережа) організацій системи; переліки питань, розглянутих на засіданнях ко­легій міністерств; плани роботи та порядок денний засідань колегіальних органів; документи (аналітичні огляди, довідки, до­повіді, доповідні записки, зведення) з основної діяльності; штатні розписи; проекти штатних розписів (довідки, висновки, відгуки) з їх розроблення; посадові інструкції працівників; листування з вищими органами галузі про структуру, штати, створення та ліквідацію організацій; документи з ліцензування, акредитації видів діяльності; установчі документи (статут, установчий договір, зміни та доповнення до них, протоколи установчих зборів засновників, списки засновників (учасників); акти приймання- передавання з усіма додатками, складені у разі зміни керівників організацій, відповідальних працівників; документи (договори, угоди, плани, звіти, акти, довідки, рекомендації, листування) про встановлення виробничих, наукових, культурних зв’язків організацій; документи (програми, плани, технічні завдання, доповіді, довідки, посвідчення, звіти) про відрядження; документи про проведення творчих, наукових та інших конкурсів, професійних свят та ін.

Правове забезпечення управління у своєму складі містить листування з питань дотримання трудового законодавства; правових питань; судово-арбітражні справи; листування претензійне, а також про постачання, підряди та послуги; документи на право власності на землю, споруди, майно (свідоцтва, акти, договори); внесення вкладів, паїв; журнали, книги обліку видачі свідоцтв із названих вище питань тощо.

Організація документаційного забезпечення управління та відомчого зберігання документів передбачає документування цільових програм інформатизації документаційного забезпечення організацій і документи з їх розроблення; документи (правила, інструкції, довідки, програми, акти, листування) про вдоконалення документаційного забезпечення управління, застосування інформаційних технологій із захисту інформації, актів про знищення зіпсованих фірмових бланків цінних паперів, документів суворого обліку та поштових марок, паспортів архівів установ та ін.

Для зручності користування Переліком до нього складено покажчик, у якому в алфавітному порядку розташовано види документів і їх зміст із посиланнями на номери відповідних статей.

В основу поділу документів на класи в Переліку покладено принципи, зумовлені, переважним чином, практичною діяльністю та усталеними класифікаційними схемами діловодства.

Після набуття чинності Переліком типових документів поступово почалося розроблення відомчих (галузевих) переліків документів зі строками зберігання. З метою методичного забезпечення цієї роботи Український науково дослідний інститут архівної справи та документознавства підготував “Методичні рекомендації щодо складання відомчих (галузевих) переліків до­кументів із зазначенням строків їх зберігання” (1997).

Упродовж 1990-2005 рр. було затверджено відомчі переліки документів, зорганізовані за подібними критеріями, які унормували питання зберігання документів та їх відбору для включення до Національного архівного фонду України, що утворюються в інших сферах управлінської діяльності. Це - “Перелік документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання” (1996), “Перелік документів, що утворюються в установах Державної митної служби України, із зазначенням строків зберігання” (1997), “Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності органів внутрішніх справ, навчальних закладів, підприємств, установ, організацій системи Міністерства внутрішніх справ України, , із зазначенням строків зберігання документів” (2002), “Перелік документів, що утворюються в діяльності Міністерства оборони та Збройних Сил України, із зазначенням строків зберігання документів” (2003), “Перелік документів, що утворюються в діяльності органів прокуратури України, із зазначенням строків зберігання документів” (2004), “Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності органів і установ кримінальної виконавчої системи, із зазначенням їх строків зберігання” (2004 ) та ін. Документи у виданих переліках класифіковано за функційно-виробничим принципом, тобто виокремлено конкретні функції - завдання, основні напрями діяльності установ, що відпові­дають цільовому призначенню певної галузі чи сфери діяльності. Так, для Національного банку України та банківських установ основними, крім типових, галузевими функціями (завданнями) є: грошовий обіг; емісійно-касові операції, інкасація і перевезення цінностей; операції з цінними паперами тощо. Для Міністерства внутрішніх справ України - охорона громадського порядку; організація роботи автомобільної інспекції, слідча робота, пожежна охорона; організація служби охорони тощо.

Класифікації систем документації

Найзагальнішим є поділ систем документації на базові, інфраструктурі та дисциплінарні.

Базові системи документації - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування “базових” сфер суспільства (економіка, політика, культура) та / або спрямовані на його підтримку. До блоку базових систем документації належать:

- наукова документація;

- виробничо-експлуатаційна документація (у т.ч. документи з усіх галузей промислового, сільськогосподарського виробництва, сфер технологічної експлуатації);

- навчальна документація;

- економічна документація;

- громадсько-політична документація;

- судова документація;

- законодавча документація;

- військово-оборонна документація;

- документація органів внутрішніх справ країни;

- цивільно-реєстраційна документація;

- документація системи охорони здоров’я

Наведений перелік представляє сукупності систем документації з найусталенішими формами документів. У свою чергу, кожна з груп має певні сукупності видів документів, в окремих випадках - підсистеми документації. Такими є, наприклад, наукова, економічна, виробничо-експлуатаційна документації.

Наукова система документації включає науково-організацій- ну, науково-дослідну, дослідно-конструкторську, дослідно-технологічну, патентну підсистеми документації; економічна - торгівельну, зовнішньоторгівельну, фінансову, цінову, банківську, ліцензійну, інвестиційну підсистеми документації; виробничо-експлуатаційна - виробничо-організаційну, виробничо-конструкторську, проектну, експлуатаційно-технологічну підсистеми документації; навчальна - навчально-організаційну, навчально-дослідну, навчально-контрольну підсистеми документації.

Інфраструктурні види документації - це ті системи документації, які функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності. До блоку інфраструктурних систем документації належать такі групи: управлінська, нормативна, інформаційна.

До управлінської системи документації належать організаційно-розпорядча, первинно-облікова, звітно-статистична, планова, бухгалтерсько-облікова підсистеми документації; нормативної - підсистеми документації з пожежної безпеки, охорони праці, стандартизації, сертифікації; метрології; інформаційної - реєстраційно-облікова підсистема документації та підсистема документації систем інформаційного обслуговування.

Дисциплінарні системи документації - це системи документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і за змістом відповідають певній науковій галузі знань. Групування документів у межах блоку проводиться згідно з поділом наукових дисциплін на три усталених цикли: технічний, гуманітарний, природничий.

До технічної підсистеми документації належать будівельна, транспортна, енергетична, житлово-комунальна документації; гуманітарної - соціологічна, етнографічна, археологічна документації; природничої - гідрологічна, метеорологічна документації. ,

Відзначимо наявність міжгалузевих видів документації, оскільки простір буття науки останнього століття є міждисциплінарним.