ТЕМА 4. УНІФІКАЦІЯ ТА СТАНДАРТИЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ 2 год.

1. Зміст уніфікації та стандартизації службових документів

2. Історичні витоки уніфікації та стандартизації документів

1. Одним із напрямів удосконалення системи класів управлінської документації є уніфікація та стандартизація її елементів. Серед основних причин, що зумовлюють необхідність проведення цих робіт є:

- наявність видів службових документів з дубльованою інформацією їхніх текстів;

- відсутність єдиних підходів (вимог) до процесів укладання цих текстів та оформлення документів, взаємозв'язку між документами, що належать до одного класу (підкласу) управлінської документації;

- необхідність упорядкування й визначення оптимального складу показників, зафіксованих у документах.

Уніфікація- це оптимальне зменшення кількості елементів та забезпечення їхнього співпадання в об'єктах, що складають комплекс або систему. Основою уніфікації є повторюваність управлінських ситуацій та рішень, що документуються, необхідність фіксації типових процесів та явищ.

Уніфікація може бути реалізована засобами стандартизації, а саме розробленням та впровадженням державних (чи інших видів) стандартів, в яких зафіксовано вимоги до створення документів, тобто складання їх текстів та оформлення. На сьогодні це найвища форма уніфікації документів, оскільки в державних стандартах офіційно і нормативне у загальнодержавних масштабах на тривалий час (5 років і більше) закріплюються найбільш ефективні характеристики форми та змісту документа.

Головною метою уніфікації та стандартизації документів є створення уніфікованої системи документів, що покликано дати високий економічний ефект, підвищити якість технологічних процесів роботи з документами, інформаційну культуру створювачів документів, ініціювати продуктивну організацію функціонування в установі документів усіх класів управлінської документації.

2. Історичні витоки уніфікації документів належать найдавнішим державним утворенням людської цивілізації на території Месопотамії (Близький Схід). В основу документування інформації було покладено звичаєвий (традиційний) або ж випадко­вий (прецедентний) підходи. Подібність управлінських ситуацій породжувала схожість оформлювання документів на рівні тек­сту та форми його організації. Через елементарні емпіричні спостереження приходить усвідомлення існування типової інформації для певного виду документів та такої, що кожного разу, залежно від її об’єкта і предмета, змінюється. Виокремлення постійної і змінної документної інформації уможливило станов­лення прообразів сучасних трафаретного і зв’язного тексту як форм уніфікації документів.

IV тисячоліттям до н.е. датуються документи, що були скла­дені за певним зразком. Ідеться про наявність своєрідного фор- муляра-зразка документа в Шумері, Аккаді, Вавилоні, Ассирії та інших державах Межиріччя, схема побудови якого базується на однотипності текстової частини, важливості конкретної до­кументної інформації, поданої у певній послідовності. Наведе­мо, для прикладу, купчу із Лаґашу (III тисячоліття до н.е.), у якій позиції 1.5, ІІІ-ІУ. 1—2, III—IV. З, III—IV. 4 - це незмінні або постійні реквізити (див. табл. на с. 86).

Практика усної традиції засвідчення справи, яка була дуже розповсюдженою на ранніх етапах існування Шумерської держави, в Єгипті не набула широкого застосування. Кожен вид документа мав чітку форму, розроблення якої здійснювалося за участю візира - першого міністра канцелярії фараона, особи, що володіла широкими повноваження в організації управління.

Неабияка увага приділялася підтвердженню оригінальності документів, їх убезпеченню від фальшування. Тому поширеною була практика укладання правил створення документів, які визначали обов’язковість присутності певної інформації в документі. По суті, йдеться про становлення інституту реквізитів документів, який мав сприяти не тільки ідентифікації певного виду документа, але й установленню його справжності. Так, на кам’яній плиті, відкритій археологами перед Карнасським храмом (середина XIV століття до н.е.), описано правила нанесення записів із метою упорядкованої подачі інформації при виконанні життєпису царської особи.

Перехід від зороакустичної традиції ведення діалогу до текстової подачі інформації супроводжувався підвищеною увагою до письмового акту застосування мови. Розуміння важливості еквівалентності письмової інформації змістові описуваного факту, події, явища спонукає учасників творення текстів (у т.ч. і текстових документів) до аналізу семантичного змісту зв’язного знакового комплексу.

Зафіксована з метою трансляції документа інформація обсотується у специфічні лексеми і мовний стиль. Уже тоді з’являються глосарії найпоширеніших слів, словосполучень, які рекомендувалися для вживання при складанні документів, у супроводі з означенням їх значень. Обговорювалися можливості створення таких текстів документів, зміст яких мав би нейтральний тон, тобто тих, що існували б поза діяльністю конк­ретної особи, проте не конкретного колективного суб’єкта. Для прикладу, в епоху найвищої могутності вавилонських міст- держав Іссін і Ларси (II тис. до н.е.) складаються мовні кліше для найрозповсюдженіших типів документів, які стали словниками південного та північного (семітичного) правових кодексів. Тоді ж на допомогу писарям канцелярії царя було започатковано серійну збірку “Апа іШзи”, що містила мовні звороти і клаузули договорів.

Важко переоцінити значення давньогрецьких логографів, істориків, а особливо філософів для розвитку уніфікації тексту до­кументів. Особливо варто поцінувати міркування сократиків, передусім, самого основоположника натурфілософії - Сократа (близько 470 - 399 рр. до н.е.). Хоча Сократ за все життя не написав жодного рядка, проте виховав плеяду талановитих учнів, які через записи його діалогів (наприклад, Ксенофонт) зуміли донести основні концепти міркувань учителя. Із-поміж інших ідей філософії Сократа заслуговує поцінування особлива акцентуація уваги на значенні мови для донесення інформації. “Назвіть все своїми іменами і ви позбудетесь усіх неправильних міркувань” - найвідоміша сократівська формула раціонально виваженої, логічної передачі думки через словесні форми, правиль­ного складання тексту. Платон (427-327 рр. до н.е.), учень Сократа, закликав синхронізувати світ ідей зі світом речей, до­бираючи останнім “правильні назви ідей”, а вихованець Плато­на - Аристотель (384-324 рр. до н.е.) явив твором “Поетика” “повчання” як складати “ідеальні” тексти. Прикладом особливого ставлення до лексем документів став тлумачний словник Марка Веррія Флакка “Про значення слів” (І ст. н.е.). Безперечно, праці великих філософів сприяли розвитку традицій усвідомленого ставлення до значущості тексту в цілому та його складових.

В епоху класичного та пізнього еллінізму, а особливо - римського періоду античної історії, з розвитком письмового права зна­чущість уніфікації документів зростає. Показовими є старання понтифіків, яким у Римі відводилася важлива роль консультантів із релігії та права. Консультуючи магістратів із законодавчих, судових і адміністративних питань, понтифіки вели за­писи характерних прецедентів і їх тлумачень (т.зв. “коментарі”), а згодом стали складати формули - короткі резюме юридичної суті справи, якими мали керуватися судді при її розв’язанні. Обізнані у міжнародних відносинах понтифіки складали трафаретні тексти для дипломатичних договорів.

Таким чином, початкові процеси уніфікації документів відбувалися через виразно пасивно-фіксаційне освоєння традиції з елементами порівняльно-оцінкового її тлумачення і стосувалися не форми чи конструкції документа, а його інформаційної складової.

Традиції уніфікації службових документів, надбані людством у давні часи близькосхідної цивілізації та античного світу, в епоху середньовіччя зазнали не тільки продовження, але й збагатилися новаціями. Важливим політичним, економічним, соціо- культурним чинником розвитку середньовічного суспільства стала церква, поширення впливу якої відбувалося через утвердження формалізованих важелів влади. Це виявлялося в розбудові стрункої ієрархічної системи церковної організації. Високий ступінь _/ впливу церкви на світську владу в епоху раннього та середнього середньовіччя, крім ідеологічного чинника, свідчить про ефективну взаємодію усіх ланок церковного управління. Безперечно, дієвим засобом останнього був документ. Організацією роботи з документами в системі церкви від моменту їх створення і до передачі на зберігання в архів опікувалися Ватикан, а на місцях - підпорядковані папському двору канцелярії.

Канцелярія папи римського стала активним творцем “правил”, “сумарій”, “мистецтв” укладання документів, що пояснювалося, як зазначалося вище, прагненням Ватикану до встановлення аб­солютного контролю над світською владою спочатку в межах європейського континенту, а згодом, в епоху хрестових походів, - азійського. Поширеною була практика укладання збірників зі зразками оформлювання документів. У збірках подавалися тексти реально існуючих документів, причиною виникнення яких були факти, події, явища, що мали місце в історії. Інколи тексти супроводжувалися коментарями, у яких зазначалися автор, час і місце походження, обставини створення, рекомендації щодо їх укладання. Вказівки щодо оформлювання документів були різноплановими і стосувалися передусім обов’язкових, ідентифікаційних елементів (реквізитів) тексту і правил вживання мови, її стилістики. Чітко простежується розуміння невід’ємності манери викладу думок від змісту документа. У зв’язку з цим, визначаль­но окреслювалися вимоги до різних форм словесності, типів і форм мовлення відповідно до виду документа, лексичних норм і навіть характеристик почерку. Складання систем документації сприяло специфікації мови документів. Одним із найдавніших формулярників вважають збірник зразків документів Маркульфа (близько 650 р.) та ватиканський “Liber diurnuch” (VII ст.). Особливою популярністю користувалися рекомендації складання документів за уніфікованим зразком Гуґо Болонського (IX ст.) й Іоанна Солсберрійського (1115-1180), які, до того ж, містили глосарій найуживаніших фраз конкретних їх видів, що можна поцінувати як спробу уніфікації термінології канцелярської прак­тики. Із початком книгодрукування (1450-і pp.) з’являються друковані посібники рекомендаційного характеру щодо оформлювання окремих видів документів.

Упродовж, а особливо наприкінці пізнього середньовіччя, визріває розмежування сфер світського й релігійного, науки й теології. Перші успіхи наукового знання сприяли розкриттю ролі людської діяльності у творенні соціальної діяльності, з’ясуванні значення колективних зусиль в історії держави. До того ж, XIV- XVI століття для Західної Європи стали часом формування національних держав. Виходячи з цього, зростає інтерес до вивчення механізму функціонування суспільства. У межах гуманітарного знання з’являються теорії природного права, виник­нення держави шляхом суспільного договору і т.д. за авторством Гуґо Гроція (1583-1645), Д. Мільтона (1608-1674), Д. Гар- рінгтона (1611-1677), Д. Уїнстенлі (1609-1652), Е. Кларендона (1609-1674), Т. Гоббса (1588-1679), Д. Локка (1632-1704) та ін., які пояснювали історію держави через історію суспіль­ства. Популярними стають статистичні дослідження різних соціальних груп, адміністративно-територіальних одиниць. Не­обхідність однотипного, за єдиним зразком проведеного студіювання різних об’єктів пізнання сприяла виникненню ще однієї форми уніфікації текстів документів - анкет.

Реальне зображення справ земних потребувало достовірного обґрунтування. З-під спуду віків було піднято величезну кількість документів, що зберігалися у монастирських підвалах, феодальних замках, королівських бібліотеках. Інтерес до документів підігрівався ідейною боротьбою в релігійно-церковній сфері. Позиції реформаторів і контрреформаторів вимагали документаль ного доведення пропонованих ними догм. Одними з найбільших власників документальних матеріалів були церковні інституції, особливо монастирі. Тих, хто активно займався вивченням до­кументальної спадщини, називали ерудитами. Більшість уславлених ерудитів - французи, релігійні діячі: Ж. Мабільйон (1632-1707), Б. Монфокон (1655-1741), М. Буке (1685-1754), Ж. Болланд (1596-1665), Ж. Ардуен (1646-1729), Л.С. Тіле- мон (1637-1698), які були далеко не єдиними представниками релігійно-історичної ерудиції. Виявом прагнення світськості утвердитися стало відкриття Французької академії (1635), Академії написів і медалей (1663), поширення інтересу до науки серед приватних осіб - Е. Балюз (1630-1718), Ш. Дюканж (1610-1688), Л.А. Мураторі (1672-1750) та ін.

Ускладнення суспільних процесів, організації управління, ме­ханізму реалізації влади, диференціація економічної сфери діяльності суспільства поглибили процеси формування систем доку­ментації, уніфікованих форм документів. Урізноманітнення видів службових документів потребувало розроблення наукових підходів до організації документування - приведення порядку їх оформлювання за єдиним зразком. Популярними залишаються збірники зразків укладання документів. Вимоги щодо складання документів звучали уже не як рекомендації, а як обов’язкова, підкріплена розпорядженням, норма для виконання. З’являються збірники із наперед визначеними уніфікованими формами документів, які не тільки констатували досвід укладання документів, але й пропонували інновації удосконалення документування інформації.

У середньовічній Україні були поширені традиції актової системи діловодства, що виявлялися також і в складанні документів. Окремі дослідники вказують на існування формуляр- ників ще за доби Київської Русі, принагідно ілюструючи міркування зразками збірників “грамоток” - офіційних і приватних листів. За часів перебування українських земель до складу Великого князівства Литовського, Польської корони, Речі Посполитої, Угорського королівства та інших держав складання документів регламентувалося нормативними актами цих країн.

В умовах збільшення документопотоків, обсягів документної інформації питання уніфікації документів стало гостро актуальним. Відсутність затверджених формулярів-зразків документів у

XVIII ст. сприяла широкому використанню перевірених часом “письмовників” - “Письмовника, содержащего в себе науку российского языка со многим присовокуплением разного ученого и полезно-забавного вещесловия” (СПб., 1777, 9-е видання), “На­ставления, как сочинять и писать всякие письма к разным осо­бам” (М., 1765), праці І.І. Сокальського “Кабинетский и ку­пецкий секретарь” (М., 1788, у двох частинах; М., 1795, у трьох частинах) та ін. Крім уже традиційних форм уніфікації документів (зв’язний текст, трафарет), у XVIII ст. з’явилися анкети та таблиці.

У XIX ст. на зміну стихійній уніфікації документів прихо­дить усвідомлене спонукання упорядкувати процес документу­вання інформації, а обов’язкове дотримання встановленої фор­ми документа набуває законодавчої сили. За 1802-1823 рр. у томах першого зібрання законів Російської імперії зустрічається більше 35 законодавчих актів із питань діловодства з ддатками різних формулярів документів. Якщо ж врахувати те­матичні нормативні матеріали міністерств, то їх кількість бяг- не понад 150 одиниць. Особливою активністю відзначилися Міністерство внутрішніх справ, Міністерство фінансів, Св. Си­нод та ін.

До XIX ст., зазвичай, складанню формулярів-зразків доку­ментів передувала практика, яка потім знаходила нормативне закріплення. З реформами В.П. Кочубея - М.М. Сперанського пов’язане остаточне запровадження завчасного визначення клаузул, обов’язкових для того чи іншого типу документа. Клаузули не тільки формалізували документ, але й полегшували роботу канцелярій, економили час для виконання тих чи інших операцій, пришвидшували “виробництво” документів, стандартизували їх. Розроблення обов’язкових формулярів різних видів документації сприяло ідентифікації документа - наявність переліку реквізитів для кожного його виду мала визначати “належності ... не тільки до свого відділення, але й до свого столу і до самої справи” (В.П. Кочубей), була підставою для підтвердження їх оригінальності. На державному рівні переконливо доводиться необхідність вживання уніфікованих форм документаі, відмовившись від “висловів партикулярних листів”, пропагується вживання стандартних мовних фраз.

Накопичення традицій у галузі документування викликало створення стійких формулярів документів, а поширення систе­ми міністерського діловодства сприяло утвердженню тенденції уніфікації викладу інформації, звуженню її обсягу. Зростає кількість посібників і рекомендацій із підготовки документів (“офіційних паперів”). Це - праці M.JI. Магницького, Ф.В. Ру- санова, В.О. Вельдбрехта, K.M. Зосимського, М.В. Варадінова та ін., які присвячені питанням регламентації діловодства, зокрема - уніфікації управлінської документації уже не тільки на рівні тексту, але й носія інформації (з 1830-х рр. у Російській імперії з’являються бланки документів). Якісною особливістю праць було утвердження ширшого розуміння уніфікації документів у контексті історії держави, державних установ, місце­вого самоврядування, її діалектичної логіки. Уточнюється вибір об’єктів уніфікації документів, виокремлюються найістотніші аспекти цього поняття як процесу. Обґрунтовується зв’язність і узгодженість функційного призначення документів і їх стилі­стичних, лексичних, граматичних атрибутів.

Причини актуалізації питання уніфікації документів у 1920- 1930-х рр. очевидні і кореняться в політичних, соціально-еко- номічних умовах побутування українських земель після потрясінь національно-визвольних змагань 1917-1920-х рр., встановлення радянської влади. Цей проміжок часу в історії України відзначе­ний неодноразовою інституційною реорганізацією органів державної влади й управління, змінами в організації документування інформації, документообігу на рівні установи та в межах країни, архівній справі. Основою змін стала боротьба між інноваціями та традиціями діловодної практики. Влада прагнула довести власну життєздатність. Частковим випадком її устремлінь стала реорганізація діловодної практики, з метою продемонструвати переваги нових форм організації праці перед дореволюційним (1917) чи зарубіжним досвідом.

Раціоналізація діловодства у радянський період була викликана масовим рухом за ефективну наукову організацію праці, поліпшення функціонування державного апарату, який хроно­логічно бере початок від січня 1921 р. - часу проведення

І Всеросійської конференції з наукової організації праці і вироб вироб­ництва. В Україні практичним результатом виконання завдань, продиктованих конференцією, була діяльність Інституту наукової організації праці у виробництві Донбасу і Південного Сходу (1921-1932). Серед здобутків Інституту - розроблення раціональних систем організації діяльності управлінського апарату, методик із діловодства. Помітною у сфері унормування діловодства була роль Управління з поліпшення державного апрату.

У 1960 роках починається новий етап вісторії уніфікації документів. Питання уніфікації та стандартизації документів, розроблення їх методики зайняли чільне місце в теоре- тико-методичних, науково-технологічних документознавчих студіях. Провідним методом уніфікації та стандартизації документів залишався метод єдиного формуляра (документа), який представляє собою концентрацію властивостей і якостей певної сукупності документів у єдиній матриці-формулярі. Метод єдиного формуляра передбачає:

- відбір кола показників, необхідних і достатніх для уніфі- кування документа;

- розроблення єдиного вихідного бланку з урахуванням стандартних розмірів паперу та стандартних інтервалів технічних пристроїв;

- створення бланків окремих документів з обмеженим набором показників.

Як частковий метод уніфікації документів було запропоновано перевірений досвідом метод трафаретизації текстів - вироблення оптимальних сталих словесних формул для передачі до- кументної інформації. Широко застосовувався метод міжвидової уніфікації документів, ґрунтовно досліджений відомим науковцем А.М. Соковою.

Особливості розвитку науки вказаного проміжку часу сприяли розробленню теоретичних і методичних питань уніфікації документів, пов’язаних із впровадженням автоматизованих сис тем управління (АСУ). Принципами побудови уніфікованих систем документації (у т.ч. і тих, що створювалися для функціонування в АСУ) стали:

- системно-функційний принцип, який передбачає системне забезпечення певної ланки управління інформацією;

- принцип проектування форм документів, що розв’язують групу завдань конкретної ланки управління;

- принцип наступності форм документів, тобто збереження традиційної документної форми, яка вільно ідентифікується з аналогічною, призначеною для користування в АСУ;

- принцип перспективи пристосування до машинного оброблення управлінської документації, всієї документної системи;

- принцип врахування психології людини при впровадженні нових документних традиційних форм і проектуванні машинних.

Остаточно окреслюються рівні стандартизації систем документації (міжнародний, державний, галузевий, рівень підпри­ємств, організацій, стихійний), основні її принципи:

- уніфікація від загального до часткового - з поглибленням вимог на кожному етапі;

- створення загальних моделей побудови управлінських до­кументів і документів окремих систем.

Центрами розроблення уніфікації та стандартизації документів, раціоналізації документообігу і поточного зберігання документів стали МДІАІ, Всесоюзний науково-дослідний інститут документоз- навства та архівної справи, Всесоюзний інститут оргтехніки і, безумовно, Всесоюзний науково-дослідний інститут стандартизації в системі Державного комітету стандартів СРСР. їм належить про­відна роль у розробленні Єдиної державної системи діловодства, створенні численних центрів відомчої раціоналізації управлінської праці та діловодства, впровадженні стандартів на різні види управлінської документації. 1971 р. уряд Союзу PCP ухвалив спеціальне рішення про розроблення 12 уніфікованих систем документації з наступним використанням їх при створенні Загальнодержавної автоматизованої системи управління. Примітно, що перші ГОСТи з уніфікації систем документації стосувалися загальних процедурних положень та організаційно-розпорядчої документації - ГОСТ 6.38-72 “Унифицированные системы документации. Систе­ма организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” і ГОСТ 6.39-72 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец”.

Упроваджуючи перші ГОСТи на організаційно-розпорядчу документацію, Всесоюзний науково-дослідний інститут стандартизації (ВНДІС) уклав “Методические рекомендации по внедрению государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию” (1973), які давали роз’яснення про порядок застосування стандартів системи ОРД, розроблення бланків із прикладами оформлювання кутового та поздовжнього розташування реквізитів. У період із 1971 р. по 1981 р. було розроблено 27 державних стандартів на уніфіковані системи документації - системи планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, фінансової, бухгалтерської та ін. документації. У сфері функціонування управлінської документації обіговими стали загальні ГОСТи (ГОСТ

6.10.1 - 80 “Унифицированные системы документации, используемые в АСУ. Основные положения”, ГОСТ 6.10.2 - 75 “Унифицированные системы документации. Термины и определения”); спеціальні - із нормативно-правового забезпечення функціонування певних систем документації (наприклад, ГОСТ 6.17.1 - 75 “Унифицированные системы документации. Система документации по ценообразованию. Основные положения”.

- 75 “Унифицированные системы документации. Система отчетно-статистической документации. Основные положения”, ГОСТ 6.13.1 - 75 “Унифицированные системы документации. Система первичной учетной документации. Основные положения”, ГОСТ 6.20.1 - 75 ’’Унифицированные системы документации. Система документации по торговле. Основные положения”. Зі здобуттям незалежності України творення власних систем уніфікованої документації стало одним із найважливіших завдань документознавства, що пояснюється прагненням владних і управлінських структур до єдиного підходу в документаційному забезпеченні, оптимізації виробничих процесів щодо організації роботи з документами, широкомасштабного впровадження комп’ютерних засобів створення управлінської документації в електронній формі, перспективою аналізу її функціонування з позицій інформаційного менеджменту.

Провідною установою в сфері теоретичного освоєння уніфі­кації управлінської документації є Український науково-дослід- ний інститут архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України (відділ документознавства), який став співрозробником чинного Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003) на оформлювання організаційно-розпорядчих документів та упорядником методичних рекомендацій щодо його застосування. Розробниками уніфікованих систем докумен­тації стали Національний банк України (уніфікована система банківської документації), Міністерство економіки України (уні­фікована система цінової документації), Міністерство фінансів України (уніфіковані системи фінансової документації, бухгал- терсько-облікової документації), Пенсійний фонд України (уніфікована система документації з Пенсійного фонду) та ін. установи, що є провідними у тій чи іншій галузі управління.

Незважаючи на вагомі здобутки вітчизняної науки у сфері уніфікації та стандартизації документів, багато історичних, технологічних, теоретичних питань залишаються надзвичайно актуальними і потребують нагального розв’язання.