Методи аналізу облікових даних

Досліджувані документи можуть бути свідчен­ням наявності відхилень від звичайного порядку руху ТМЦ. Прикладом може бути ситуація, коли кількість залишку товару на певну дату і надходження товару протягом певного стро­ку менша, ніж його витрата за вказаний період. Це свідчить про відображення «незвичайної» операції, тому що не можна витратити матеріальних цінностей більше, ніж їх було на складі. Причиною цього протиріччя може бути помилка в обліку або створення на складі лишків товару.

Для виявлення відхилень від звичайного руху ТМЦ використовують методи аналізу облікових даних, які відображають рух однорідних мате­ріальних цінностей, а саме методи:

- відновлення кількісно-сумового обліку;

- контрольного зіставлення залишків;

- зворотної калькуляції.

Метод відновлення кількісно-сумового обліку матеріальних ціннос­тейзастосовується, коли на підставі первинних документів щодо руху майна в картках аналітичного (складського) обліку необхідно відтворити облік майна за кількісними показниками.

Застосування методу відновлення кількісно-сумового обліку передбачає складання нової картотеки по складу за період пере­вірки на підставі матеріалів інвентаризації та прибутково-видатко­вої документації. Відновленню може підлягати вся картотека або її частина, у зв'язку з чим розрізняють суцільне та вибіркове віднов­лення кількісно-сумового обліку.

Оскільки суцільне відновлення кількісно-сумового обліку по­требує великих витрат праці і часу, його використовуютьлише в окремих випадках, а саме:

- у випадку перекрученості аналітичного (складського) і син­тетичного обліку;

- у випадку невідповідності записів на картках аналітичного обліку даним первинних документів, що призвело до приховування корисливих зловживань;

- у випадку здійснення обліку нових матеріальних цінностей і цінностей, які були в споживанні, на тих самих картках аналітично­го обліку, і використання цих обставин злочинцями для приховуван­ня розкрадань.

Цей метод використовується при роз­слідуванні розкрадань на торговельних та оптових базах, підприємствах громадського хар­чування, а також у торгівлі. Шляхом використання цього методу можуть бути викриті нестачі та лишки ТМЦ, які утворилися внаслідок пересортування однорідних товарів, навмисного знищення облікових регістрів з метою приховування розкрадань майна та інші ознаки корисливих зловживань у сфері економіки.

Одним із методів виявлення ознак розкрадань за документа­ми є метод контрольного зіставлення залишків матеріальних цінно­стей. Застосовується в торговельних органі­заціях, в яких видаток (продаж) товарів не документується, що ро­бить неможливим проведення в них повного відновлення кількісно-сумового обліку.

При контрольному зіставленні залишків порівнюються дані про рух товарів за певний інвентаризаційний період за документами:

- інвентаризаційний опис на початок періоду (встановлю­ються залишки товарів, які були в наявності на початок періоду);

- документи, що відображають надходження товару за цей інвентаризаційний період (накладні, рахунки-фактури);

- документи, які відображають видачу товарів за цей пе­ріод (продаж товарів за безготівковим рахунком, у кредит, повер­нення готових страв на кухню тощо);

- інвентаризаційний опис на кінець інвентаризаційного періо­ду (встановлюється фактична кількість товарів).

При зіставленні вказаних документів до залишків товарів, що відображені в інвентаризаційному описі на початок інвентаризацій­ного періоду, додається кількість товарів, які надійшли за докумен­тами протягом інвентаризаційною періоду, а кількість реалізованих (за документами) товарів віднімається від попередньої суми. Якщо на кінець інвентаризаційного періоду кількість товарів перевищує суму залишків і надходжень (протягом періоду перевірки), це може свідчити про приписки майна в інвентаризаційному описі на кінець періоду, про заниження залишків товарів на початок періоду або про наявність товарів, що надійшли, але не оформлені відповідними документами.

Різновидом відновлення кількісно-сумового обліку, що засто­совується в підприємствах громадського харчування, є метод зво­ротної калькуляції. Його зміст полягає у визначенні повноти закла­дання продуктів у страви або вироби, дотримання норм закладки, передбачених збірником рецептур, які містяться в калькуляційних картках. Для цього аналізують дані меню, вимоги на видачу про­дуктів із комори (складу) на кухню, акта про реалізацію і відпуск виробів з кухні, дані контрольного розрахунку продуктів за норма­ми закладки на виготовлення страви. За допомогою контрольного розрахунку визначають потребу в сировині за нормами збірника рецептур і порівнюють дані з кількістю продуктів, фактично спи­саних на виробництво конкретної страви. Використання цього ме­тоду передбачає виявлення ознак розкрадання продуктів або гро­шових коштів, що здійснюються шляхом утворення лишків продуктів або страв, з подальшою їх реалізацією.

Ефективність застосування даного методу досягається комплексним використанням таких прийомів, як: проведення інвентаризації на складі, кухні та в касі підприємства; контрольна закупка страв і своєчасне проведення лабораторного аналізу тощо. Результати цих заходів в порівнянні з іншими матеріалами, зібрани­ми в процесі перевірки тих чи інших відомостей, можуть служити доказами по кримінальній справі про розкрадання.