Поняття та призначення автоматизованого робочого місця бухгалтера

1.4.2. Функції автоматизованого робочого місця бухгалтера

1.4.3. Типи та рівні автоматизованих робочих місць бухгалтера

Автоматизоване робоче місце спеціаліста (АРМ) - це інструмент раціоналізації та інтенсифікації управлінської діяльності [3].

Професійні АРМ - це головний інструмент спілкування людини з інформаційними системами, що виконують роль автономних робочих місць, інтелектуальних терміналів великих електронних обчислювальних машин, робочих станцій у локальних мережах. АРМ мають відкриту архітектуру та легко адаптуються. АРМ мають проблемно-професійну орієнтацію на конкретну предметну сферу та є засобом спілкування спеціаліста з автоматизованими інформаційними системами [3].

Взявши за критерій організаційну структуру управління можна умовно виокремити АРМ керівника, АРМ управлінського працівника середнього та оперативного рівнів. За принципами вибіркового розподілу інформації ці особи мають потребу в абсолютно різній інформаційній підтримці [3].

Створення АРМ забезпечує простоту та зручність для користувача, простоту адаптації до конкретних функцій користувача, компактність розміщення й невисокі вимоги до умов експлуатації, високу надійність, порівняно просту організацію технічного обслуговування [3].

Ефективним режимом роботи АРМ є його функціонування в рамках локальної обчислювальної мережі. Створені АРМ спеціалістів дають можливість користувачеві працювати в діалоговому режимі, оперативно вирішувати поточні задачі, зручно вводити дані, вести контроль, обробку інформації, визначати достовір­ність результатної інформації, виводити й передавати каналами зв’язку. Інформаційне забезпечення АРМ орієнтується на конкретну, звичну для користувача, предметну сферу [3].

Найважливішим для практичних цілей є групування задач за економічним змістом вихідних показників. Це групування - основа для виокремлення таких типів автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ):

1. АРМБ з обліку основних засобів.

2. АРМБ з обліку виробничих запасів.

3. АРМБ з обліку праці й заробітної плати.

4. АРМБ з обліку готової продукції, її відвантаження, реалізації та визначення фінансового результату.

5. АРМБ з обліку фінансово-розрахункових операцій.

6. АРМБ з обліку витрат на виробництво.

7. АРМБ зведеного обліку та складання звітності.

8. АРМБ з обліку капітальних вкладень [3].

Кожному з перерахованих АРМБ (комплексів задач) відповідає певний перелік задач.

Технологія організації обліку в умовах АРМ бухгалтера має три етапи:

1. Підготовка інформації та її обробка.

2. Систематизація й узагальнення облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, контроль, аналіз і її аудит.

3. Формування інформації для подальшого використання в управлінні підприємством [3].

У процесі управління підприємством приймаються оперативні, тактичні та стратегічні управлінські рішення. З цією метою виокремлюють три рівні управління.

На першому рівні здійснюється оперативне управління структурними підрозділами (цех, магазин, комора, відділ тощо). На цьому рівні формуються первинні дані, здійснюються їх обробка, розрахунок і відображення інформації для прийняття управлінських рішень на місці виникнення інформації (АРМБ I категорії). АРМБ I категорії потрібне для формування й підготов­ки первинної інформації безпосередньо на місці виникнення її (у цехах, на складах та в інших підрозділах), а також для вирішення потрібних облікових і аудиторських задач. Первинні дані реєструються безпосередньо на робочому місці, де вони виникають, і передаються певним ланцюжком. У процесі вирішення задач на кожному робочому місці виявляють відхилення, а також причини та винних у них, відомості для оперативного управління процесом виробництва на рівні філії, дочірніх підприємств, ділянок, цехів, відділів та інших виробничих одиниць [3].

На другому рівні управління інформація систематизується й узагальнюється за комплексами завдань, ділянками обліку, виконуються контроль і внутрішній аудит. На цій стадії формується й відображається інформація для прийняття конкретних управлінських рішень за комплексом завдань (АРМБ II категорії). На АРМБ II категорії здійснюється контроль проходження первинної інформації та вирішується ряд аналітичних і аудиторських задач, тут також виявляють відхилення від нормальних умов роботи по ділянках обліку (комплексах задач). На цьому етапі одер­жувана інформація підлягає логічному контролю на коректність, а також здійснюється автоматичний аудит за даними аналітичного й синтетичного обліку. Крім того, на АРМБ II категорії здійснюється моделювання облікового процесу, проведення аудиту, а також прийняття управлінських рішень з окремого комплексу задач [3].

На третьому рівні здійснюються формування зведених даних, контроль, аналіз і аудит фінансово-господарської діяльності підприємства. На цьому рівні управління здійснюється управління підприємством у цілому, визначається зовнішня політика, розробляються перспективні плани та стратегія їх виконання (АРМБ III категорії). АРМБ III категорії призначене для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, для узагальнення зведених даних, пов’язаних із вирішенням регламентних задач із складання оперативної та періодичної звітності. На цьому АРМБ здійснюється оперативний контроль із використання трудових, матеріальних і грошових ресурсів, здійснюються аудит за виконанням показників структурними підрозділами і додержанням умов чинних норм матеріальних і трудових витрат, виявлення негативних відхилень від чинних систем нормування або планування, вирішуються задачі управлінського обліку, моделювання облікових даних [3].

Таким чином, АРМ - це професійно-орієнтований комплекс технічних, інформаційних і програмних засобів, призначених для автоматизації функцій спеціаліста, що виконуються на його робочому місці [3].

Основне призначення АРМ - забезпечити управлінський персонал новими засобами техніки та технології. Мова йде про автоматизоване діалогове виконання основних функцій управління, діалогову інформаційну взаємодію користувачів і оперативний доступ до даних, нагромаджуваних у центральній базі даних інформаційної системи, або в розподільній базі даних АРМ. Організація АРМ змінює техніку та методологію виконання функцій управління. Виникли нові технологічні операції ведення екранного діалогу, використання нових форм подання даних - електронних картотек і таблиць, графіків і діаграм, багатовіконне подання даних. Засоби АРМ дають змогу автоматизувати вирішення облікових задач, що формалізуються, забезпечити інформаційну підтримку важко формалізованих задач, результати яких використовуються для прийняття рішень. З врахуванням професійних знань і практичних навичок користувач може обирати методику вирішення задач, маніпулювати даними для обчислень, аналізувати їх результати та приймати відповідне конкретній ситуації управлінське рішення [3].

Глава 1.5. Основні види ризику, пов’язані з автоматизацією бухгалтерського обліку

План

1.5.1. Основні порушення роботи інформаційної системи бухгалтерського обліку та види захисту інформації

1.5.2. Основні види ризику автоматизованої обробки облікових даних

1.5.3. Заходи для зменшення ризику автоматизованої обробки даних

Захист даних у комп’ютерних мережах стає однією з найактуальніших проблем у сучасних інформаційно-обчислювальних системах. На сьогодні виокремлюють три базові принципи безпеки, завданням яких є забезпечити: цілісність даних (захист від збоїв, які ведуть до втрати інформації або її знищення), конфіденційність інформації, доступність інформації для авторизованих користувачів [3].

Порушення роботи системи можна класифікувати так: збої обладнання (дискових систем, кабельної системи, серверів, робочих станцій тощо), втрати інформації (через інфікування комп’ютерними вірусами, неправильне зберігання архівних даних, порушення прав доступу до даних), некоректна робота користувачів та персоналу [3].

Такі порушення роботи мережі вимагають створення різних видів захисту інформації, які умовно поділяють на три види: засоби фізичного захисту, програмні засоби (антивірусні програми, системи розмежування повноважень, програмні засоби контролю доступу), адміністративні заходи захисту [3].

Ризик - це ймовірність виникнення збитків або недоодержання прибутку від фінансово-господарської діяльності. Ризик автоматизованих систем бухгалтерського обліку випливає з можливості припущення похибок або перекручень під час документування господарських операцій, неправильного відображення їх у реєстрах бухгалтерського обліку. Це означає, що система бухгалтерського обліку буде малоефективною, не повністю надійною. Розробка та впровадження автоматизованого оброблення облікових даних мають забезпечувати зменшення ризику обліку [3].

Для забезпечення якості облікової інформації в умовах ручної обробки використовувалися дані минулих періодів для прогнозування помилок у майбутньому. Розроблені автоматизовані системи контролю допомагають виявити проблеми та контролювати можливі помилки, перш ніж вони з’являться. Дуже складно враховувати всі можливі помилки під час проектування інформаційних систем обліку, внаслідок чого й виникає ризик автоматизованої обробки даних [3].

Розрізняють такі основні види ризику автоматизованої обробки облікових даних, пов’язані з:

1. Помилками під час введення даних (неперевірене поход­ження даних, неправильна форма запису даних під час підготовки бухгалтерської проводки; зроблені помилки під час перенесення даних на машинні носії або перезапису даних).

2. Хибним кодом (найменування виробів, клієнтів, постачальників тощо в системі відображаються у вигляді кодів, тому введення помилкового коду стає причиною помилок в обробці даних).

3. Невизначеними даними (невідомо: кому, від кого та мета перерахування грошей; наявність помилкових реквізитів у записі; неможливість ідентифікації введеної інформації через те, що дані записано до введення ідентифікатора).

4. Недозволеними операціями (виконані облікові операції (випадково або навмисно) не відповідають вимогам керівництва).

5. Порушенням контрольного ліміту (порушення ліміту на повноваження окремих виконавців підприємства або на обсяг операцій).

6. Порушенням (втратою) записів (втрата інформації до її введення, під час оброблення або після їх виклику з системи для коригування).

7. Зробленими помилками під час виведення даних (дані у звіті помилкові, інформація запізнилася та втратила свою цінність, користувач не зрозумів представлених даних, звіт надійшов не за призначенням).

8. Зробленими помилками під час обробки даних (обробляються хибні вхідні дані).

9. Розбіжністю підсумків (невідповідність окремої інформації контрольним сумам через помилки в програмуванні, брак стандартних програм для перевірки збалансованості даних, неповні або неточні дані, що вводяться до системи, проміжок у часі між ручною та автоматизованою обробкою даних).

10. Недоречним способом контролю (спосіб контролю не дає можливості відтворити процес обробки даних).

11. Ланцюжком помилок (невиявлена помилка на одній ділянці обліку дає хибні результати на іншій ділянці, яка використовує неякісні дані).

12. Неповними обліковими записами (інформація, яка вводиться, містить неповні облікові записи).

13. Повторенням помилок (під час постійної обробки даних помилки можуть повторюватися через неякісну розробку програми, через багаторазовий запис однієї й тієї самої операції, через введення хибної змінної інформації або хибної постійної інформації, через недостатність технічних засобів у прикладному програмному забезпеченні).

14. Хибним розподілом на періоди (інформацію віднесено не до того облікового періоду).

15. Підтасуванням даних (програма уможливлює крадіжку коштів підприємства).

16. Невідповідністю нормативним актам (порядок введення даних не відповідає вимогам нормативних актів).

17. Неузгодженістю з політикою адміністрації (політику та методи керівництва не узгоджено з комп’ютерною системою обробки даних).

18. Невідповідністю якості послуг вимогам користувачів (користувачі не отримують вчасно потрібних результатів через: недостатню потужність ЕОМ, споживання окремими користувачами більшої частки послуг, ніж їм належить, неефективність автоматизованих систем і методів, неточне визначення першочергових робіт, застаріла техніка або програмне забезпечення, брак взаємо­розуміння між користувачами та персоналом, який обслуговує ЕОМ).

19. Хибним обліком (облікова інформація обробляється не за діючою методикою обліку) [3].

Для зменшення ризику автоматизованої обробки даних потрібно:

1. Покласти відповідальність на працівників за використовувані ресурси (фізичні засоби, інформаційні масиви, лінії зв’язку, документацію тощо).

2. Забезпечувати постійну перевірку якості заходів захисту даних.

3. Використовувати криптографію.

4. Користувачам відповідати за застосування за призначенням наданої їм інформації.

5. Внести до файлу «запис-живця» (назву неіснуючого підприємства, зайву літеру у прізвищі покупця тощо) для виявлення протизаконного використання інформації.

6. Контролювати знищення непотрібної інформації.

7. Забезпечити правову охорону заходів захисту даних (переслідування порушників встановленого підприємством порядку користування інформацією).

8. Класифікувати інформацію за її значенням (наприклад, секретні дані про комерційну діяльність, секретні дані про виробничу діяльність, секретна інформація про персонал, секретна бухгалтерська інформація тощо).

9. Ознайомити персонал підприємства з проблемами захисту даних та з потребою виконувати заходи захисту інформації.

10. Фізично захистити важливі форми та бланки [3].

Контрольні запитання

1. Назвіть основні форми бухгалтерського обліку

2. Назвіть регістри бухгалтерського обліку

3. Охарактеризуйте функції комп’ютерного обліку

4. Охарактеризуйте особливості облікових регістрів комп’ютерної форми бухгалтерського обліку

5. Дайте характеристику методологічним основам і організаційним засадам, які потребують перегляду при запровадженні комп’ютерної форми бухгалтерського обліку

6. Назвіть основні завдання внутрішньогосподарського контролю та аналізу в умовах застосування автоматизованої системи обліку