Дайте визначення автоматизованого робочого місця бухгалтера та охарактеризуйте його призначення 3 страница

Постійна інформація, своєю чергою, поділяється на нормативно-розцінювальну, довідкову, табличну, планову. Нормативно-розцінювальна інформація містить чинні місцеві, галузеві та загальнодержавні нормативи, виражені в абсолютних і відносних величинах. До абсолютних належать норми часу і розцінки на виготовлення виробів, норми витрат матеріальних ресурсів, ціни на матеріали і вироби, тарифи тощо. Відносними є різні, тривалий час чинні розрахункові коефіцієнти, процентні ставки тощо. Постійна довідкова інформація містить опис властивостей об’єкта у вигляді ознак, залежність яких тривала певний пері­од. У наборі таких ознак завжди виділяється основна ключова ознака, якій відповідають певні значення інших ознак. Напри­клад, табельному номеру працівника (ключова ознака) відповідають такі ознаки: відділ, цех, дільниця, категорія працівника, професія, розряд тощо. До довідкової інформації можна віднести і структурну інформацію, яка визначає склад об’єкта або явища, наприклад, розподіл цехів і відділів підприємства за видами виробництва, склад збиральних з’єднань тощо. Таблична інформація містить заздалегідь обчислені показники, наприклад, таблиці сум амортизації. Планова інформація містить планові показники, які багаторазово використовуються під час вирішення різних техніко-економічних задач. Вищеперерахована інформація, зафіксована в таблицях, довідниках, цінниках, утворює документальні масиви, відомості яких підлягають групуванню, обчислювальній обробці. Постійна інформація забезпечує вирішення комплексу за­дач кожної інформаційної системи [4].

Глава 3.2. Структуризація та формалізований опис економічної інформації

План

3.2.1. Структура економічної інформації

3.2.2. Реквізити економічної інформації

3.2.3. Формалізований опис економічної інформації

Структуру економічної інформації утворюють конкретні інформаційні сукупності, які мають певний зміст. Структурні побудови економічної інформації можуть бути різними, але пріоритет надається ієрархічному принципу виокремлення інформаційних сукупностей [4].

Одиницею (структурним елементом) найвищого рангу мож­на вважати всю інформаційну множину деякого об’єкта (галузь, регіон, підприємство, цех, фірму, установу тощо), його інформаційну базу. Така множина поділяється на структурні одиниці нижчого рангу, і так триває доти, доки не буде досягнено неподільних (атомарних) одиниць. Такими в економічній інформації є реквізити, які являють собою мінімальні структурні сукупності економічної інформації, що мають зміст. Розглянемо це поняття докладніше [4].

Будь-який об’єкт (явище, процес тощо) має певні особливості і характеристики, що притаманні лише йому і вирізняють його серед подібних. Скажімо, такими властивостями виробу є ціна, габаритні розміри, маса, потужність тощо [4].

Усі ці властивості відображаються за допомогою змінних величин-реквізитів або елементарних структурних одиниць економічної інформації. За формою реквізит є сукупністю символів знаків чи цифр, яка відображає цілком певні властивості об’єкта. Реквізит є ло­гічно неподільним елементом будь-якої іншої складнішої інфор­маційної сукупності. Під час автоматизованої обробки даних часто використовують синоніми поняття «реквізит»: елемент даних, поле, терм, ознака, атрибут, змінна тощо [4].

Кожний реквізит характеризується найменуванням (іменем), значенням і структурою. Ім’я реквізиту потрібне для його однозначного визначення. Під час автоматизованої обробки використовується скорочене ім’я реквізиту - ідентифікатор. Він також однозначно визна­чає реквізит і, як правило, є набором знаків і символів, що має обмеження за алфавітом, довжиною тощо, що їх накладають застосовувані технічні та програмні засоби. Крім того, щоб формули й алгоритми обробки інформації можна було задавати чи публікувати, для реквізитів запроваджують буквено-цифрові позначення заздалегідь вибраними для цього мовами. Значення реквізиту застосовують, щоб задати відповідну конкретну властивість об’єкта. Структура реквізиту - це спосіб завдання його значень, кот­рий визначається довжиною, типом і форматом подання. Довжиною реквізиту є кількість знаків, якими подається його значення. Вона може бути сталою або змінною [4].

Тип реквізиту визначається тим, які властивості об’єкта він може відображати. Розглядають числові, текстові, логічні та інші типи. Реквізити числового типу характеризують кількісні властивості об’єкта, які одержують внаслідок обчислень чи вимірювань, тобто значення таких реквізитів можна задати в числовій формі. Реквізити числового типу називають ще реквізитами основами, або кількісними атрибутами. Реквізити текстового типу відображають, як правило, якісні властивості й характеризують обставини, за яких відбувається той чи інший процес або було здобуто ті чи інші значення кількісних атрибутів. Їх називають ще реквізитами-ознаками, або якісними атрибутами. Реквізити логічного типу (або булеві) набувають лише двох значень: «істина» та «хибність». Вони відображають такі властивості об’єкта, які за суттю можна поділити на дві протилежні групи [4].

Між структурними одиницями найвищого і найнижчого рангів існують ще й інші структурні елементи. Розглянемо деякі з них. Складну структурну одиницю економічної інформації, утворювану з кількох рек­візитів, котрі дають кількісну та якісну або саму лише якісну характеристику об’єкта чи процесу, називають повідомленням. Воно може набувати різних форм, зокрема подаватися у вигляді показника чи документа. Складна структурна одиниця економічної інформації, утворена з одного реквізита-основи та одного чи кількох якісних атрибутів, пов’язаних з ним логічно, є показником. Показник завжди є повідомлен­ням, але не кожне повідомлення є показником [4].

Показник, який охоплює реквізит-основу і реквізит-ознаку, дає змогу характеризувати економічне явище як з кількісного, так і з якісного боку. В економіці значення показників надзви­чайно велике, їх можна вважати головними структурними оди­ницями економічної інформації [4].

Однорідні інформаційні сукупності реквізитів, об’єднані спільним змістом, утворюють інформаційний масив. Основні елементи інформаційного масиву - це записи, під якими розуміють значення однієї позиції масиву. Записи є тими елементами масиву, якими здебільшого оперує користувач під час роботи з ним. Множина однорідних показників (документів) утворює відповідний інформаційний масив. Запис масиву характеризується переліком і послідовністю розміщення реквізитів (атрибутів), що входять до нього. Дов­жина запису дорівнює сумі довжин зазначених атрибутів. Інформаційний масив як сукупність записів характеризуєть­ся також ідентифікатором. Він присвоюється масиву при його створенні та використовується для його пошуку та роботи а ним. Записи в масиві можна впорядковувати за зростанням або спаданням значень відповідних атрибутів чи їх комбінацій. Такі атрибути називаються ключовими, або «ключами впорядкуван­ня» масиву. Задаючи масиву ідентифікатор, структуру його запису та ключові атрибути, повністю визначаємо його як інформаційну одиницю [4].

У конкретній управлінській діяльності (планування, бухгалтерський облік тощо) застосовують різні специфічні інформаційні структури, подані у відповідній формі (планові завдання, облікова, звітна документація тощо) [4].

Запровадження діалогового режиму спілкування людини та комп’ютера пов’язане з виникненням таких структур інформації, як меню-стовпці, меню- рядки, екранні таблиці, вікна тощо, котрі притаманні ручній обробці інформації [4].

Отже, залежно від мети та методів організації даних до структуризації економічної інформації можливі різні підходи. Проте, в будь-якому разі аналіз і синтез економічної інформації взаємопов’язані й базуються на створених структурних одиницях, оскільки аналізувати можна лише те, що було виокремлено [4].

У разі автоматизованої обробки економічної інформації за допомогою ЕОМ важливого значення набуває формалізація опису економічної інформації [4].

Оскільки реквізит є основним і неподільним елементом економічної інформації, то, перш ніж розпочинати автоматизовану обробку даних, необхідно формалізовано подати реквізити. Цю дію виконують, здебільшого користуючись таблицею з такими графами: назва реквізиту, позначення, тип, довжина, кількість знаків після коми, ідентифікатор [4].

Щоб формалізовано подати будь-який показник, насамперед потрібно виокремити його реквізити, позначити кожний з них і визначити його тип. Якщо для згаданих реквізитів задати значення, яких вони можуть набувати, та присвоювати їм відповідні ідентифікатори, то стане можливим машинний опис інформації, її введення в ЕОМ і машинна обробка [4].

Приклад формалізованого опису показника, котрий задається документом «платіжне доручення» і визначає суму, яка перераховується з рахунку іншого клієнта (платника) відповідного банку на рахунок іншого клієнта (отримувача) того самого чи іншого банку (як оплата за куплені товари або надані послуги) наведено в табл. 1 [4].

Таблиця 1

Реквізити формалізованого опису показника

Продовж. табл. 1

Згідно з позначеннями, первинний показник можна записати у вигляді Wapbohd, що визначає суму W, яка була перерахована з рахунку «а» у банку «p» на рахунок «b» в балку «o» згідно з документом «платіжне доручення» за номером «h» від дати «d» [4].

Якщо у формалізованому записі первинного показника виконаємо підсумовування за реквізитом Н (номер документа), отримуємо новий - він буде похідним - показник такого вигляду:

Одержаний показник визначатиме суму, що її перераховано з рахунку «а» на рахунок «b» за всіма документами (доручення­ми) цього дня «d» [4].

Аналогічно можна отримати й інші похідні показники. Якщо для реквізитів визначити їх довжину і проставити в таблиці значення довжини та ідентифікатори, що відповідають цим реквізитам, то можна говорити про введення даних в ЕОМ, формування масивів, зберігання даних на машинних носіях і їх подальшу обробку [4].

Оскільки ааписи масиву є сукупністю реквізитів, то набір реквізитів (W, а, р, b, о, h, d) також можна розглядати як запис інформаційного масиву «оплачених доручень» з іме­нем, наприклад, MAPLD). Довжина запису такого масиву дорівнюватиме сумі довжин реквізитів, які входять до нього, і становитиме 67 символів. Умовно структуру такого масиву можна подати у вигляді [4]:

Множину значень будь-якого проміжного показника, наприклад, Wapbo, можна подати також як масив, утворений сумами, перерахованими з рахунку «а» у банку «р» на рахунок «b» з банку «о» за період від «d1» до «d2» іменем, наприклад, MAPL. Його структуру можна записати у вигляді [4]:

Масив МАРL має п’ять полів (реквізитів), а довжина його запису - 66 знаків [4].

Такими діями задачу отримання множини значень проміжного показника Wapbo з множини значень первинного показника Wapbohd можна звести до задачі побудови масиву МАРL із первинного масиву МАРLD. Загальна схема перетворення має такий вигляд [4]:

Ці масиви можна створити на машинних носіях і ЕОМ, оскільки визначено реквізити, які входять до їх записів, тобто задано ідентифікатори, тип і довжину реквізитів. Питання безпосереднього перетворення вхідних масивів на вихідні - це, по суті, питання організації автоматизованої обробки з ви­користанням тих чи інших програмних і технічних засобів [4].

Глава 3.3. Класифікація економічних даних

План

3.3.1. Поняття класифікації економічних даних

3.3.2. Поняття кодування економічних даних

3.3.3. Поняття класифікатора

Класифікація і кодування - це дві невіддільні частини одного процесу - перекладу різноманітної економічної інформації з природної мови на формалізовану мову ЕОМ [4].

Класифікація - це поділ множини об’єктів на частини за їх подібністю або відмінністю згідно з прийнятими методами. Система класифікації - сукупність методів і правил класифікації та їх результат. Об’єкт класифікації - елемент класифікованої множини. Ознака класифікації - властивість або характеристика об’єкта, за якою виконується класифікація. Значення ознаки - якісне або кількісне вираження ознаки класифікації. Класифікаційне угруповання - частина об’єктів, яка виділена під час класифікації. Найпоширенішими є такі назви класифікаційних угруповань: клас, підклас, група, підгрупа, вид, підвид, тип. Рівень класифікації - етап класифікації при ієрархічному методі, внаслідок якого формується сукупність класифікацій­них угруповань (або результат чергового поділу об’єктів одного класифікаційного угруповання). Глибина класифікації - кількість ступенів класифікації. Засобом вираження результатів класифікації є кодування [4].

Кодування - це створення і присвоєння коду класифікаційному угрупованню та об’єкту класифікації. Код - знак або сукупність знаків, взятих для позначення класифікаційного угруповання та об’єкта класифікації. Алфавіт коду - система знаків, взятих для створення коду. Основа коду - кількість знаків у алфавіті коду. Розряд коду - позиція знака в коді. Довжина коду - кількість знаків у коді без врахування пропусків. Структура коду - умовне позначення складе та послідовності розміщення знаків у коді. Контрольне число - розрахункове число, яке використовується для перевірки вірогідності запису коду. Перекодування - присвоєння закодованому об’єкту нового коду. Перекодувальні таблиці - таблиці взаємної відповідності кодів одних і тих самих класифікаційних угруповань або об’єктів класифікації з різних класифікаторів [4].

Матеріальним втіленням класифікації і кодування є класифікатор. Класифікатор - це офіційний документ, який являє собою систематизований перелік назв і кодів класифікаційних угру­повань або об’єктів класифікації. Класифікатори можна створювати системним або локальним способом. За системного способу інформація класифікується з врахуванням вимог різних рівнів управління (підприємство, міністерство, відомство тощо), за локального - в межах одного підприємства, організації або установи [4].

Класифікація і кодування - невіддільний елемент створен­ня і функціонування комп’ютерних інформаційних систем. Метою класифікації та кодування є впорядкування і взаємоузгодження різних пред­метів, понять, властивостей чи інших елементів інформації. Використанням кодів можна значно скоротити обсяги інфор­мації та трудомісткість її обробки на всіх етапах технологічно­го процесу автоматизованої обробки даних [4].

Глава 3.4. Методи класифікації економічної інформації

План

3.4.1. Особливості ієрархічного методу класифікації економічної інформації та його недоліки

3.4.2. Особливості фасетного методу класифікації економічної інформації

Метод класифікації - це сукупність правил утворення системи класифікаційних угруповань і їх зв’язки між собою.

Розрізняють два основні методи класифікації:

1. Ієрархічний.

2. Фасетний [4].

Ієрархічний метод класифікації характеризується тим, що початкова множина об’єктів техніко-економічної інформації послідовно поділяється на угруповання (класи) першого рівня поділу, далі - на угруповання наступного рівня тощо [4].

Сукупність угруповань утворює при цьому ієрархічну деревоподібну структуру, яку часто зображають у вигляді розгалуженого графа; вузлами цього графа є угруповання. Кожному об’єкту в цьому випадку на кожному рівні відводиться місце лише в одному класифікаційному угрупованні, тобто такі угруповання не повторюються і кожне з них поділяється лише за однією і тією ж основою класифікації [4].

Недоліки ієрархічного методу класифікації:

1. Жорсткість структури, яка зумовлена фіксованістю ознак і їх послідовністю.

2. Не дає змоги агрегувати об’єкти за будь-яким раніше не передбаченим довільним поєднанням ознак.

3. Ускладнює автоматизовану обробку, оскільки утворюється нестандартний розподіл послідовності ознак [4].

Перераховані недоліки ієрархічного методу класифікації компенсуються фасетним (багатоаспектним) методом, за яким початкову множину об’єктів можна незалежно поділяти на класифікаційні угруповання щоразу з використанням однієї з обраних ознак [4].

Кожна ознака фасетної класифікації відповідає фасеті, що являє собою список значень найменованої ознаки класифікації. Наприклад, ознака «колір» містить такий список значень: «червоний», «білий», «чорний», «зелений» тощо. Отже, систему класифікації можна подати у вигляді пере­ліку незалежних фасетів (списків), які містять значення ознак класифікації [4].

Вибір певного методу класифікації залежить від мети досліджень економічних даних і повинен виконуватись з врахуванням задоволення вимог всього комплексу задач управління [4].

Глава 3.5. Методи кодування економічної інформації

План

3.5.1. Мета та процес кодування економічної інформації, види кодів

3.5.2. Особливості побудови порядкової, серійної, розрядної (позиційної), комбінованої системи кодування

Мета кодування номенклатур економічних даних полягає у тому, щоб подати інформацію в компактній і зручній формі. Кодування дозволяє встановити одноманітність подання всіх ознак, звести інформацію до форми, зручної для введення та обробки за допомогою ЕОМ. Необхідність кодування обумовлена особливостями економічної інформації: її великими обсягами, значною питомою вагою алфавітної інформації, перевагою логічних операцій в процесі обробки, збільшення обсягів інформації, яка передається каналами зв’язку [4].

Коли полегшують розпізнавання ознак об’єктів і можливість їх контролю, спрощують і прискорюють запис інформації на будь-якому носії та наведення всіх можливих довідок. Застосування кодів суттєво полегшує групування інформації, яка складає значну питому вагу при обробці даних. Без застосування кодів виконання цієї операції було б значно складнішим у зв’яз­ку з великою кількістю враховуваних об’єктів і їх складною, розгалуженою класифікацією [4].

Процес кодування - це присвоєння умовних позначень різним об’єктам визначеної номенклатури за вста­новленими правилами на базі прийнятого для цього алфавіту, а сукупність правил, за якими присвоюються коди окремим об’єктам номенклатур, - це метод або система кодування [4].

Цифри, букви, символи, які використовуються у кодовому позначенні, називаються алфавітом коду. Коди мають певну довжину (L) - кількість знаків у коді та структуру - порядок розміщення знаків у ньому. Так, наприклад, якщо сукупність елементів множини А систематизується за вісьмома групами, всередині груп - за 30 підгрупами і в кожній підгрупі більш ніж за 100 видами, то структура коду може бути представлена таким чином (рис. 3) [4]:

Рис 3 Приклад зображення структури коду

Довжина кодового позначення для цієї сукупності рівна 6 (L = 6) [4].

За числом символів коди поділяються на однозначні та багатозначні. Якщо в цій сукупності не більше 10 об’єктів, то для їхнього позначення використовується однозначний код (числа від 0 до 9). За формою коди можуть бути простими і складними. Прості коди передбачають кодування елементів однієї сукупності, а складні - об’єднання двох і більше сукупностей в один код. Залежно від алфавіту, який застосовується для кодування, розрізняють цифрові й алфавітно-цифрові коди. За принципом побудови виділяють порядкову, серійну, розрядну (позиційну), комбіновану систему кодування та систему повторення [4].

Порядкова система застосовується для кодування однозначних, стабільних і простих номенклатур. Вона передбачає присвоєння об’єктам цифрових номерів у порядку їх розміщення в номенклатурі з натурального ряду чисел без пропуску номерів. Нові позиції номенклатури отримують чергові кодові позначення на кінці систематизованого переліку, а це порушує встановлену класифікацію і внутрішній порядок розміщення кодованих позицій. Крім того, класифікатор, побудований за порядковою системою, не виділяє групи однорідних ознак. Переваги цієї системи - простота побудови кодів, малозначність, густота записів. Недоліки - не передбачається групування об’єктів за ознаками; з появою нових об’єктів цієї номенклатури порушується прийнята класифікація [4].

Серійна система слугує для кодування аналогічних простих номенклатур, які мають нескладну класифікацію, наприклад, за двома ознаками. При кодуванні старшій ознаці відводиться серія номерів, всередині якої всі елементи молодшої ознаки (кодуються за порядком). Розмір серії встановлюється з врахуванням кількості елементів молодшої ознаки і необхідного ре­зерву вільних номерів на випадок розширення номенклатурні Для нових елементів відводяться кодові позначення з резерви вільних номерів відповідної серії. Переваги - найбільш економічна за кількістю розрядів, містить необхідний резерв вільних номерів для нових об’єктів. Недоліки - важко встановити оптимальну кількість вільних номерів, складно запам’ятовувати, поява великої кількості но­вих позицій може змінити структуру коду [4].

Приклад. Розробити код професій робітників за порядковою та серійною системами кодування, згрупувавши професії за алфавітом. Проаналізувати системи, визначити їх переваги та недоліки [4].

Вхідні відомості. На промисловому підприємстві є такі професії робітників: токарі, слюсарі, автокарщики, газо- і електрозварювальники, такелажники, маляри, слюсарі-монтажники, ковалі, камінщики, шклярі, машиністи автонавантажувачів, автоматчики, контролери, транспортні робітники, струнальники, наладчики, штампувальники, електромонтери, армувальники, вантажники, давильники, зуборізчики, комплектувальники, начотчики, паяльщики [4].

Розв’язок. Згрупуємо професії за алфавітом, а результати побудови кодів оформимо у вигляді табл. 2 [4].

Таблиця 2

Коди професій, побудовані за порядковою та серійною системами кодування

Продовж. табл. 2

За порядковою системою присвоюємо номери професіям, згрупованим за алфавітом, без пропуску номерів. Це - найпростіший спосіб кодування. Але якщо з’явиться якась нова про­фесія, то їй буде присвоєно код з номерів, які йдуть за останнім присвоєним. Ламається вся система кодування. Крім того, при машинній обробці важко згрупувати професії, назви яких починаються з однакової літери [4].

При побудові кодів професій за серійною системою кодування для професій, назви яких починаються з однакової літери, присвоюється серія номерів. Обов’язково залишаються резервні номери для присвоєння новим кодовим номенклатурам. Але важко встановити оптимальну кількість резервних номерів, тому значність коду може збільшуватись [4].

Система повторення використовує літерні або цифрові позначення, які безпосередньо характеризують об’єкт, який кодується (наприклад, вага, розмір об’єкта тощо) або асоціа­тивно пов’язані з ним деякі відомості, такі як місце розміщен­ня, адреса тощо [4].

Для прикладу в табл. 3 наведемо кодові позначення гвинтів у виробництві годинників, побудовані за системою повторення [4].

Таблиця 3

Коди гвинтів у виробництві годинників, побудовані за системою повторення

При кодуванні балансових рахунків і субрахунків використовуються кодові позначення, які відповідають Плану рахунків бухгалтерського обліку [4].

Коди повторення у чистому вигляді використовують рідко, зони можуть входити до комбінованих кодів. Код повторення можна застосовувати, наприклад, для позначення дат (рік, місяць, число), розрядів робітників і робіт тощо. Переваги - легко запам’ятовуються, оскільки вони виражають ознаки, що склались в силу їх природної і логічної обумовленості. Недоліки - вузькість застосування [4].

Розрядна (позиційна) система - застосовується для кодування складних багатозначних номенклатур: кожній класифі­каційній ознаці відводиться певна кількість розрядів (позицій), яка залежить від кількості об’єктів у відповідному класифіка­ційному угрупованні. Така система відповідає ієрархічній класи­фікації. Розрядна система забезпечує чіткість і логічність кодів, чітке виділення кожної класифікаційної ознаки, зручність для машинної обробки інформації, але разом з тим вимагає збільшення розрядності коду. Крім того, позиційні коди часто характеризуються великою складністю побудови, великою довжиною і відсутністю необхідної гнучкості при їх структурному утворенні [4].

Припустимо, необхідно побудувати класифікатор матеріалів за укрупненою номенклатурою. Відомо, наприклад, що всі матеріали поділяються на класи, кожен клас - на підкласи, підклас - на групи, група - на підгрупи, а підгрупа містить визначену кількість назв, сортів і розмірів матеріалу. Кількість елементів у кожному класифікаційному угрупованні така: кла­си -15, підкласи - 9, групи - 9, підгрупи - 12; сорт, розмір - більше 100 [4].

Для кодування цієї номенклатури використовується розряд­на система, причому для позначення класів матеріалів необхід­но два розряди, для підкласу - чотири, для групи - один роз­ряд, для підгрупи - два розряди і для сортів, розмірів - три останніх розряди. Довжина кодового позначення - 9 знаків. Структура коду матеріалів наведена на рис. 4 [4].