Дайте визначення автоматизованого робочого місця бухгалтера та охарактеризуйте його призначення 4 страница

Рис. 4. Структура коду матеріалів

Приклад присвоєння конкретних кодових позначень навам матеіралів наведено у табл. 4 [4].

Таблиця 4

Конкретні кодові позначення матеріалів

У прикладі показано так зване залежне кодування, тобто молодші ознаки кодуються залежно від старших [4].

При розрядній системі кодування резерв вільних номерів визначається самою структурою коду. Перевагою розрядного коду є чітке виділення кожної класифікаційної ознаки [4].

За розрядною системою можна побудувати коди причин і винуватців браку, простоїв устаткування та інші багато­значні номенклатури [4].

Коди двозначних номенклатур (причин і винуватців браку, простоїв устаткування тощо) іноді називають матричними або шаховими. Приклад шахової побудови коду наведений у табл. 5 [4].

Для кодування великих, багатозначних номенклатур, які характеризуються підлеглістю і незалежністю окремих класифікаційних ознак, використовується комбінована система, яка базується на різних поєднаннях принципів кодування за всіма розглянутими системами. Комбіновані коди при всій їх чіткості та логічності побудови мають найраціональнішу структуру, достатню гнучкість, її можна застосовувати як для ієрархіч­них, так і багатоаспектних номенклатур [4].

Таблиця 5

Приклад шахової побудови кодів

Для прикладу в табл. 6 наведено систему кодування номенклатури гвинтів і само нарізів [4].

Таблиця 6

Приклад кодування номенклатури гвинтів і самонарізів

Продовж. табл. 6

Незалежно від використовуваної системи кодування, коди номенклатур повинні бути передусім орієнтовані на машинну обробку інформації, мати мінімальну довжину, володіти достатньою надлишковістю і гнучкістю. Вони повинні слугувати не лише для економії пам’яті ЕОМ і пов’язаного з цим прискорення обробки даних, але і для підвищення рівня автоматизації процесів обробки, до того ж мають бути зручни­ми для користувачів [4].

Глава 3.6. Методи контролю правильності заповнення та переносу даних з первинних документів

План

3.6.1. Метод контролю за модулем

3.6.2. Метод контрольного підсумовування

3.6.3. Метод перевірки границь (метод «виделки»)

3.6.4. Метод довідника

3.6.5. Метод перевірки структури коду

3.6.6. Метод перевірки сум і добутків

Проектування процесів контролю правильності заповнення і переносу даних з первинних документів пов’язано зі знанням методів забезпечення достовірності інформації в економічній інформаційній системі [4].

Більшість методів контролю базується на введенні та використанні надлишковості розрядів, реквізитів, записів. Можна застосовувати двократну і природну надлишковість [4].

Надлишкові розряди розраховуються згідно з визначеним алгоритмом перетворення значень контрольованого числа і записуються разом з контрольованим числом. Прикладом тако­го методу може служити контроль за модулем. Надлишкові рек­візити є функцією від маніпулювання сукупністю контрольо­ваних реквізитів. Здебільшого використовується операція підсумовування. Одержана контрольна сума записується у спеціально відведеній графі. Надлишкові записи містять контрольну інформацію, що стосується блоку записів або файлів загалом (наприклад, балансовий контроль) [4].

Двократна надлишковість утворюється під час повторного переносу даних на машинний носій з подальшим порівнянням результатів, а природна - базується на розумно передбачува­них значеннях контрольованих реквізитів. До них належать контроль за модулем і контрольне підсумовування [4].

Контроль за модулем. Для розрахунку контрольного розря­ду широко застосовують методи контролю за модулем 9, 10, 11, 13. Їх суть полягає у тому, що спочатку визначається сума S (розрядів коду (сума добутків Пі, одержаних при множенні кожного розряду Рі на його вагу або порядковий номер ni в коді, тобто Пі=Рі×ni), потім її ділять на вибраний модуль m і одержаний залишок d від ділення віднімають з того ж модуля. Одержана різниця R=m-d (або її молодший розряд) у вигляді контрольного розряду приписується до коду справа [4].

Приклад. Розрахувати контрольний розряд числа 24856 за модулем 9.

S = 2 × 5 + 4×4 + 8×3 + 5×2 +6×1 = 66,

S/m = 66/9 = 7 (3), тобто d=3,

R=m-d = 9-3=6.

Отже, число з контрольним розрядом 24856 - 6. При вводі таких кодів в ЕОМ за допомогою програмних засобів виконують­ся необхідні контрольні обчислення [4].

Контрольне підсумовування можна організувати за рядком або графою документа. Контрольна сума - це сума всіх цифрових реквізитів у контролюючій послідовності. Визначається вона до переносу даних на машинний носій вручну за допомогою калькуляторів. При­кладом може служити пошук контрольних сум для нижче наведеного документа (табл. 7) [4].

Таблиця 7

Приклад документу для пошуку контрольних сум

Після переносу даних на машинні носії контрольну суму знову підраховують, але вже за допомогою програми. Розбіжність кон­трольних сум, підрахованих вручну та автоматично, свідчить про помилковий рядок [4].

Використовуючи контрольну суму за графою документа, аналогічно можна виявити місцезнаходження помилки. Досить часто в бухгалтерських розрахунках застосовуються надлиш­кові записи, які характеризують документ в цілому. До таких методів належить балансовий контроль. Припустимо, необхід­но видати користувачеві відомість, наведену в табл. 8 [4].

Таблиця 8

Необхідна користувачеві відомість

Контроль полягає в обчисленні і порівнянні сум:

581,50 - 133,75 = 447,75

До методів, що базуються на природній надлишковості, належать:

1. Метод перевірки границь (метод «виделки»).

2. Метод довідника.

3. Метод перевірки структури коду.

4. Метод перевірки сум і добутків [4].

Метод перевірки границь можливий, якщо множина дозволених значень контрольованого реквізиту знаходиться у деяких границях заборонених значень, тобто Аmin ≤ А ≤ Аmax. Припустимо, значення реквізиту «код складу» знаходиться у діапазоні від 1 до 12. Тоді контроль організується за допомо­гою правила виду: 1≤ код складу ≤ 12. Метод ефективний, якщо значення контрольованого рекві­зиту розміщені рівномірно на числовій осі [4].

Метод довідника базується на спеціально створених таблицях, де розміщуються правильні коди реквізитів (наприклад, коди постачальників). Під час контролю відбувається звернення до таблиці-довідника з метою пошуку контрольованого коду. Якщо такий код знайдено, вважається, що помилка відсутня [4].

При методі перевірки структури коду використовують ок­ремі його розряди. Наприклад, п’ятирозрядний табельний но­мер має таку структуру: 1-й розряд - номер цеху; 2-5-й розряди - номер робітника в цеху. Якщо на підприємстві три цехи, то можна використати перший розряд для контролю, порівнюючи його з цифрами 1, 2 або 3 [4].

Метод перевірки сум і добутків передбачає наявність у документі, який вводять, сум і чисел, які складають ці суми. Таке ж відбувається і з добутками. Припустимо, в документі вказано кількість поставлених матеріалів за кварталами. Кількість за рік повинна дорівнювати сумі поставок за квартали [4].

Існують також методи автоматичного виправлення помилок. Вони базуються на розв’язку системи рівнянь, кількість яких дорівнює сумі рядків і стовпців документа. Інформаційні елементи складаються з двох частин: власне код реквізиту і його контрольний розряд (розраховується за модулем) [4].

На сьогодні існують програмні системи, які забезпечують введення і контроль даних. Здебільшого ці пакети контролю­ють формат реквізиту, наявність заборонених символів, зна­чення надлишкових розрядів, діапазон значень, номенклатуру значень за довідником, підсумкові суми [4].

Усі розглянуті вище методи контролю достовірності інформації реалізуються винятково програмним шляхом. Ті ж мето­ди, які не вимагають цього, виконуються вручну на основі інструкцій. Наприклад, контроль правильності заповнення первинних документів [4].

Глава 3.7. Методика виконання робіт з класифікації та кодування даних

План

3.7.1. Послідовність проектування кодів

3.7.2. Методика складання, апробації та коригування класифікаторів

Розробка кодів - це складний процес проектування, який включає розробку завдання на побудову класифікаторів, підго­товку методичних матеріалів з їх проектування, збір і підго­товку вхідних даних і, нарешті, безпосереднє складання, апро­бування, коригування та затвердження конкретних кодів [4].

Проектування кодів виконується у певній послідовності:

1. Визначається номенклатура кодованих ознак.

2. Складаються списки (картотеки) назв об’єктів кожного класифікаційного угруповання.

3. Систематизується кожна номенклатура з врахуванням прийнятої системи класифікації.

4. Вибирається найраціональніша система кодування, тобто визначаються правила запису коду.

5. Кожному елементу номенклатури присвоюється кодове позначення (код).

6. Остаточно оформляються закодовані номенклатури у вигляді спеціальних кодових книг (кодифікаторів) [4].

Насамперед, повинні бути вивчені особливості, визначено номенклатуру кодованих об’єктів, її динамічність, глибина класифікації. При цьому ознаки класифікації кожної номенклатури повинні бути пов’язані з класифікаторами інших номенклатур для забезпечення єдності їх використання на всіх ділянках обробки даних [4].

Систему кодування вибирають на основі побудови різних можливих варіантів і оцінки їх ефективності. Така оцінка виконується за критеріями технічної ефективності. Основними критеріями можуть служити: обсяг пам’яті ЕОМ, необхідної для розміщення кодифікатора, ємність кодифікатора, ступінь надлишковості, заповнюваності тощо [4].

Після вибору системи кодування збираються і готуються вхідні відомості, необхідні для безпосереднього складання систематизованого зведення назв класифікаційних угруповань і окремих елементів номенклатур, а також їх кодових позна­чень. На цьому етапі контролюються і впорядковуються дані за відповідними класифікаційними ознаками, відбувається їх ідентифікація і послідовне заповнення позицій кодифікатора, який іноді може будувати в кількох варіантах [4].

Одночасно з безпосереднім складанням кодифікаторів розробляється система їх ведення, призначена для актуалізації кодифікаторів, їх коригування у централізованому порядку з нагромадженням інформації про зміни, а також для опера­тивного повідомлення користувачів про внесені доповнення і зміни [4].

Складені класифікатори експериментально перевіряються, в результаті чого визначається їх коректність, пристосованість до вирішення конкретних задач управління в умовах машинної обробки даних; при цьому можна виявити певні недоліки, які усуваються за допомогою внесення відповідних корективів. Після апробації та коригування класифікатори затверджують [4].

3.8. Єдина система класифікації та кодування техніко-економічної інформації

План

3.8.1. Структура Єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації

3.8.2. Об’єкти Єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації

При вирішенні економічних задач необхідно забезпечи­ти їх порівнюваність та можливість використання цих резуль­татів для вирішення інших задач. Цього можна досягти за наявності єдиних систем угруповань, здобутих за єдиними кла­сифікаційними ознаками [4].

Такі проблеми вирішують створенням Єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації (ЄСКК ТЕІ). ЄСКК являє собою комплекс взаємопов’язаних класифікаторів техніко-економічної інформації, пристосованих до безпосередньої обробки засобами обчислювальної техніки з автоматизованою системою ведення цих класифікаторів. Єдина система класифікації та кодування складається із сукупності взаємопо­в’язаних класифікаторів техніко-економічної інформації, систем їх ведення, науково-мето­дичних і нормативно-технічних документів з розробки, веден­ня та впровадження, а також організацій і служб, які виконують роботи з класифікації та кодування [4].

ЄСКК ТЕІ охоплює широкий аспект об’єктів, інформацію про які використовують при управлінні народним господарством. Перелік об’єктів техніко-економічної інформації, які відповідають класифікаційній мно­жині класифікаторів і визначає їхні види, охоплює продукцію, що випускається у країні, структурні та адміністративні оди­ниці народного господарства (галузі, міністерства, відомства, об’єднання, підприємства, установи), адміністративно-територіальні одиниці, трудові ресурси і види діяльності, природні ресурси, документацію тощо. Особливим видом об’єктів в цьо­му переліку є техніко-економічні показники, які відображають діючий і плановий стан економіки [4].

Основною метою створення ЄСКК ТЕІ є стандартизація інформаційного забезпечення процесів управління народним господар­ством на основі застосування засобів обчислювальної техніки. Залежно від рівня затвердження та сфери застосування класифікатори техніко-економічну інформацію поділяють на три категорії: загальнодержавні, галузеві (відомчі), класифікатори об’єднань, підприємств та установ [4].

Глава 3.9. Категорії класифікаторів

План

3.9.1. Загальнодержавні класифікатори

3.9.2. Перелік основник загальнодержавних і галузевих класифікаторів

Згідно зі встановленими категоріями науково-технічної документації загальнодержавні класифікатори за статусом їх затвердження та застосування прирівнюються до державних стадартів, галузеві - до галузевих стандартів, класифікатор підприємств - до стандартів підприємств [4].

Загальнодержавні класифікатори техніко-економічної інформації мають затверджуватися Держстандартом України й обов’язково застосовуватися при обміні інформацією між системами управління різних міністерств або відомств. Галузеві (відомчі) класифікатори затверджуються відповідними міністерствами (відомствами) країни і застосовуються при обміні інформацією між об’єднаннями, підприємствами т» організаціями, підпорядкованими міністерству або відомству. Класифікатори підприємства затверджуються керівництвом підприємств і застосовуються при організації інформаційної взаємодії всередині підприємства [4].

Впровадження загальнодержавних класифікаторів техніко-економічної інформації передбачає або заміну класифікаторів, використовуваних у межах окремих систем, загальнодержавними, або застосування перекодувальних таблиць, що встановлюють відповідність кодів загальнодержавних і внутрішньосистемних класифікаторів на вході і виході системи, тобто при організації інформаційної взаємодії систем. Введення в дію загальнодержавних класифікаторів передбачає їх використання при кодуванні реквізитів форм економічних документів і кодування всіх номенклатур, застосовуваних при виконанні економічних розрахунків [4].

Перелік основних загальнодержавних та галузевих класифікаторів: СПАТО - система позначень автономій, територій, областей; УКФВ - український класифікатор форм власності; КОПФГ - класифікатор організаційно-правових форм господарювання; ЄДРПОУ - єдиний державний реєстр підприємств, організацій України; ЗКГНГ - загальний класифікатор галузей народного господарства; СПОДУ - система позначень органів державного управління; УКВ - український класифікатор валют; УКП - український класифікатор продукції; КОВ - класифікатор одиниць виміру; УСГК - українська стандартна галузева класифікація; УБК - українська бюджетна класифікація; КВПП - класифікатор видів платників податків; КБУ - класифікатор банківських установ; УКОЗ - український класифікатор основних засобів [3].

Глава 3.10. Штрихове кодування інформації

План

3.10.1. Мета, технологія та особливості штрихового кодування

3.10.2. Основні види штрихових кодів

Мета штрихового кодування інформації полягає у відображенні таких інформаційних властивостей товару, які забезпечують реальну можливість простежити за їх рухом до споживача, що пов’язано з підвищенням ефективності керування виробництвом [3].

Система штрихового кодування інформації - це сукупність виду штрихових кодів і технічних засобів нанесення на носії, верифікації якості друку, зчитування з носіїв, а також поперед­ньої обробки даних [3].

Штрихове кодування є одним із типів автоматичної ідентифікації, що використовує метод оптичного зчитування інформації. Воно ґрунтується на принципі двійкової системи числення; інфор­мація запам’ятовується як послідовність 0 і 1. Широким лініям і широким проміжкам привласнюється логічне значення 1, вузьким - 0. У зв’язку з цим штрихове кодування - це спосіб побудови коду за допомогою чергування широких і вузьких, темних і світлих смуг [3].

Потребу запровадження штрихових кодів продиктовано надзвичайно великим обсягом постачань, територіальною розкиданістю взаємозалежних організацій і підприємств, недостатньою інформацією про властивості товару на його упакуванні та в супровідній документації, браком достовірної та своєчасної інформації про надходження товару до покупця [3].

Використання штрихових кодів забезпечує діяльність виробників і споживачів на товарному ринку використання єдиного коду, захист споживача від несумлінності виготовлювачів продукції, керування потоками інформації, а також обмін інформацією як всередині організації, так і між організаціями за допомогою методів і засобів електронного обміну даними [3].

Для зчитування штрихового коду з носіїв інформації використовуються скануючі пристрої різного типу.

Типова технологія використання системи штрихового кодування в Україні магазинами типу «супермаркет» розглядається на прикладі процесу оформлення надходження товарів та його продажу покупцям. Надходження товару супроводжується накладною. Прийнятий товар вводиться з накладних у комп’ютер. Розсипний товар фасується з нанесенням коду EAN-13. Робоче місце касира-контролера з’єднано з касовим апаратом, комп’ютером, де є довідник штрихових кодів усіх наявних товарів і відповідні їм ціни. Ведеться також операторський контроль наявності товарів у торговій залі й на складі, який дає можливість одержувати інформацію про обсяг продажу, запасів продукції, наявності в торговій залі, змінах цін. Робочі місця на всіх рівнях поєднуються в єдину обчислювальну мережу [3].

Діють такі види штрихових кодів:

1. UPC - універсальний товарний код, розроблений у США, застосовується в країнах Америки.

2. ЕАN - товарний код, створений у Європі на базі UРС. Відповідає назві Європейської асоціації товарної нумерації, що одержала в наш час статус Міжнародної організації (ЕАN International).

3. UСС/ЕАN - єдиний стандартизований штриховий код; створений об’єднаними зусиллями організацій США і Канади (Uniform Code Council) і ЕАN International [3].

Відповідно до видів розрізняються такі штрихові коди: UРС-12, ЕАN-13, ЕАN-14, ЕАN-8, UСС/ЕАN-128 (Соdе 39).

ЕАN-8 - восьмирозрядний код, використовується для кодування малогабаритних пакувань. Структура коду така: ХХХ - країна-виробник товару; ХХХХ - код продукту; Х - остання цифра (контрольна).

UРС-12 - дванадцятирозрядний код. Структура коду: Х - знак системи нумерації; ХХХХХ - номер виробника; ХХХХХ - код продукту; Х - остання цифра (контрольна).

ЕАN-13 - тринадцятирозрядний код. Структура коду є такою: ХХХ - позначають країну-виробник; ХХХХ - код підприємства-виробника; ХХХХХ - код продукту; Х - остання цифра є контрольною.

ЕАN-14 - чотирнадцятирозрядний код (із одним додатковим розрядом). Основне призначення ЕАN-14 - ідентифікація транспортного пакування. Він складається з 13 розрядів. Додатковий розряд зазначається першим і відображає специфіку пакування цифрами від 1 до 8, наприклад, 1 - групове пакування, 2 - пакування партій у контейнер тощо.

UCC/EAN-128 - алфавітно-цифровий код, не має фіксованої довжини, дає повну характеристику предмета постачання. Складові коду: світле поле; стартовий знак (А, В і С), що забезпечує використання найпов­нішого набору знаків; знак функції, що дає можливість автоматично контролювати відмінність символіки коду від інших символік; дані; контрольне число.

Основна перевага коду UСС/ЕАN-128 - щільніше представлення цифрових даних, що дає можливість заощадити багато місця.

Використання кодів регулюється відповідними міжнародними й національними стандартами. Код країни присвоюється ЕАN International [3].

Контрольні питання

1. Дайте визначення понять «інформація» й «економічна інформація»

2. Охарактеризуйте об’єкт, джерела й одиниці вимірювання економічної інформації

3. Охарактеризуйте властивості економічної інформації

4. Дайте визначення якості інформації та назвіть її характеристики

5. Наведіть класифікацію економічної інформації

6. Охарактеризуйте структуру економічної інформації

7. Охарактеризуйте реквізити економічної інформації

8. Охарактеризуйте формалізований опис економічної інформації

9. Дайте визначення поняття класифікації економічних даних

10. Дайте визначення поняття кодування економічних даних

11. Дайте визначення поняття класифікатора

12. Охарактеризуйте особливості ієрархічного методу класифікації економічної інформації та визначте його недоліки

13. Охарактеризуйте особливості фасетного методу класифікації економічної інформації

14. Визначте мету та охарактеризуйте процес кодування економічної інформації, види кодів

15. Назвіть особливості побудови порядкової, серійної, розрядної (позиційної), комбінованої системи кодування

16. Охарактеризуйте метод контролю за модулем

17. Охарактеризуйте метод контрольного підсумовування

18. Охарактеризуйте метод перевірки границь (метод «виделки»)

19. Охарактеризуйте метод довідника

20. Охарактеризуйте метод перевірки структури коду

21. Охарактеризуйте метод перевірки сум і добутків

22. Охарактеризуйте послідовність проектування кодів

23. Дайте характеристику методиці складання, апробації та коригування класифікаторів

24. Охарактеризуйте Єдину систему класифікації та кодування техніко-економічної інформації

25. Назвіть об’єкти Єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації

26. Перелічіть загальнодержавні та галузеві класифікатори

27. Охарактеризуйте мету, технологію та особливості штрихового кодування

28. Охарактеризуйте основні види штрихових кодів

Розділ 4. Організація позамашинної інформаційної бази

Глава 4.1. Поняття та зміст інформаційного забезпечення інформаційної системи бухгалтерського обліку

План

4.1.1. Поняття інформаційного забезпечення інформаційної системи бухгалтерського обліку

4.1.2. Процес розробки інформаційного забезпечення

4.1.3. Структура інформаційного забезпечення

Інформаційне забезпечення інформаційних систем бухгалтерського обліку передбачає створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію та уніфікацію показників і документів, розробку засобів формалізованого опису даних тощо [3].

Інформаційне забезпечення - важливий елемент автоматизованих інформаційних систем обліку, призначений для відображення інформації, що характеризує стан керованого об’єкта і є основою для прийняття управлінських рішень [3].

В процесі розробки інформаційного забезпечення варто визначити:

1. Склад інформації, що охоплює перелік інформаційних одиниць або сукупностей, потрібних для вирішення комплексу задач.

2. Структуру інформації та перетворення її, тобто формування показників документів.

3. Характеристики руху інформації, тобто обсяг потоків, марш­рути, терміни.