Форми бухгалтерського обліку. Технологія обробки облікової інформації визначається формою бухгалтерського обліку

Технологія обробки облікової інформації визначається формою бухгалтерського обліку. Питання про форму бухгалтерського обліку - одне з основних у бухгалтерському обліку. Правильне розуміння та визначення форми обліку має не лише теоретичне, а й велике практич­не значення. Це дає можливість встановити основні принципи й характерні риси тієї або іншої форми обліку та з’ясувати, наскільки позитивно вони впливають на успішне проведення автоматизації бухгалтерського обліку [3].

Форма обліку в умовах автоматизованої обробки інформації найтісніше пов’язана з системою обробки облікових даних, процесом збирання та зберігання їх. Ефективне використання технічних засобів і програмного забезпечення дає можливість найбільшою мірою оптимізувати технологічний процес автоматизованого обліку, структура й логічна послідовність якого становлять форму обліку [3].

Форма бухгалтерського обліку - це сукупність облікових регістрів, що використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку з застосуванням принципу подвійного запису [3].

Для реєстрації та групування облікових даних первинних документів використовуються регістри бухгалтерського обліку. В неавтоматизованому варіанті бухгалтерського обліку облікові регістри - це паперові бланки визначеної форми та структури даних. Регістри поділяються на такі види:

1. Хронологічні регістри обліку - реєстрація облікових даних в хронологічному порядку.

2. Систематичні регістри обліку - облікові дані групуються за певними ознаками.

3. Для малих підприємств, зайнятих в матеріальній сфері виробництва, рекомендується застосовувати регістри журнально-ордерної форми обліку, а зайнятим торгівлею та іншою посередницькою діяльністю - регістри зі спрощеною формою бухгалтерського обліку: відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань; відомість обліку виробничих запасів і товарів, а також податок на додану вартість, сплачений за цінностями; відомість обліку витрат на виробництво; грошові кошти та фонди; відомість обліку розрахунків та інші операції; відомість обліку реалізації; розрахунки та інші операції; відомість обліку розрахунків з постачальниками; відомість обліку оплати праці; шахова відомість [3].

Кожна відомість, як правило, використовується для обліку операцій з одного з бухгалтерських рахунків. Сума за операцією записується одночасно у двох відомостях: за дебетом і кредитом рахунка з зазначенням номера кореспондуючого рахунка. Залишки у відомостях звіряються з даними первинних документів. Підсумки за місяць узагальнюються шаховою відоміс­тю, на основі якої складається оборотна відомість - основа для складання бухгалтерського балансу [3].

Регістр «Журнал Головна» використовується на невеликих за обсягом облікової роботи підприємствах зі спрощеним планом рахунків. Регістр «Журнал Головна» одночасно є систематичним і хронологічним, відображає облік синтетичних рахунків. На початок звітного періоду вводиться сальдо за рахунками робочого плану рахунків. Щодня до журналу вносяться обороти за дебетом і кредитом кореспондуючих рахунків з зазначенням документа-основи господарської операції, складається звіт по касі («Касова книга») [3].

Аналітичний облік ведеться в допоміжних книгах, що відкриваються для різних синтетичних рахунків чи рахунків на карт­ках, відомостях, які створюються на основі таких первинних документів: відомості обліку заробітної плати, відомості використання матеріалів, відомості основних засобів, відомості операцій за касою та розрахунковим рахунком [3].

Наприкінці облікового періоду виводяться обороти за аналітичними рахунками, за кожним синтетичним рахунком обчислюються обороти за дебетом і кредитом, виводиться кінцеве саль­до рахунка, яке звіряється з сальдо за аналітичними рахунками. На основі отриманих результатів складається підсумковий бухгалтерський баланс за період [3].

На відміну від регістру «Журнал Головна», в книзі (журналі) господарських операцій кожна господарська операція вводиться в хронологічному порядку. Операція відображається на бухгалтерських рахунках шляхом введення кореспонденції за рахунками. Операції в книзі реєструються на основі первинних документів. Регістр ведеться тривалий час, що дає можливість виконувати вибірки за дебетом/кредитом заданого рахунка, виводити загальну суму всіх проводок за визначений період часу. Окремо на основі документів формуються відомості аналітичного обліку («Касова книга», «Відомість заробітної плати»). Цей тип регістру використовується для розвинутих планів рахунків. Він адаптований до комп’ютерного варіанта обліку, але досить трудомісткий для руч­ного обліку [3].

Регістр «Журнал-ордер/відомість за рахунком» є найбільш поширеним. Дані з первинних документів відображаються у визначених журналах ордерах і нагромаджуваль­них відомостях. Всі журнали складено за кредитовим принципом, а відомості - за дебетовим. Ці систематичні регістри ведуться протягом одного місяця, після чого підраховуються підсумки оборотів у розрізі кореспондуючих рахунків [3].

Зведений обліковий регістр «Головна книга» формується на основі оборотів за рахунками за місяць у журналах-ордерах і відомос­тях: кредитові обороти рахунків переносяться однією підсумковою сумою за місяць, дебетові обороти збираються з різних журналів-ордерів і враховуються розгорнуто. Обороти за дебетом кожного рахунка сумуються, виводиться сальдо рахунка на кінець місяця [3].

В комп’ютерному варіанті обліку дані регістри формуються як звіти за базою даних бухгалтерських проводок.

За меморіально-ордерної форми хронологічні та систематичні записи бухгалтерських облікових даних ведуться окремо. Бухгалтерська проводка оформляється складанням меморіального ордера на кожну операцію чи групу однотипних операцій. За синтетичним рахунком відкривається аналітичний облік на картках, а в матеріальному ордері зазначається номер картки для відповідного рахунка проводки за операцією. Документи-основи для складання проводки в матеріальному ордері додаються до ордера, у якому зазначається їх кількість, а самі матеріальні ордери реєструються в спеціальному журналі з зазначенням номера матеріального ордера, дати складання та суми за операціями ордера. Після цього матеріальні ордери реєструються в «Головній книзі». Для кожного синтетичного рахунка виділяється окремий лист, кожний матеріальний ордер відображається в «Головній книзі» двічі - за дебетом і кредитом кореспондуючих рахунків. На основі підсумкових даних «Головної книги» складають оборотні відомості за простою чи шаховою формою [3].

Оборотно-сальдова відомість використовується для узагальнення відображеної в рахунках облікової інформації, перевірки правильності записів бухгалтерських проводок і складання балансу. Оборотно-сальдові відомості можуть складатися за синтетичними та аналітичними рахунками, застосовуватися в сполученні з іншими обліковими регістрами. Для кожного рахунка за обліковий період зазначається початкове сальдо, обороти за дебетом і кредитом, обчислюється кінцеве сальдо. На основі оборотно-сальдової відомос­ті будується бухгалтерський баланс. Цей регістр представлено практично у всіх комп’ютерних системах бухгалтерського обліку, формується як звіт за базою даних бухгалтерських проводок [3].

Глава 1.2. Комп’ютерна форма бухгалтерського обліку

План

1.2.1. Функції комп’ютерного обліку

1.2.2. Особливості облікових регістрів комп’ютерної форми бухгалтерського обліку

Комп’ютерний облік повинен відповідати єдиній методологіч­ній основі бухгалтерського обліку та забезпечити:

1. Ведення бухгалтерського обліку на основі принципів подвійного запису.

2. Взаємозв’язок даних аналітичного та синтетичного обліку.

3. Суцільне відображення автоматизованим способом господарських операцій на основі первинних документів.

4. Скорочення трудових витрат на ведення обліку.

5. Контроль достовірності даних, що вводяться, цілісності облікової інформації.

6. Формування довільних зведень, бухгалтерських звітів автоматизованим способом [3].

У комп’ютерному варіанті бухгалтерського обліку можна створювати кілька взаємопов’язаних облікових регістрів: бухгалтерських проводок, господарських операцій, первинних облікових документів [3].

Кожний такий регістр є базою даних (таблицею реляційної бази даних) певної логічної структури. Обробка інформації облікових регістрів виконується у процесі вирішення задач бухгалтерського обліку, формування звітів. Результати обробки подаються на машинному носії у вигляді вибірки даних, а також у вигляді машинограм і відеограм. Так, на основі первинних облікових регістрів може бути сформовано всі раніше розглянуті форми облікових регістрів у вигляді вихідних звітів. Регістр бухгалтерських проводок - це хронологічний обліковий регістр, що легко трансформується в систематичний регістр. Регістри операцій і документів є одночасно хронологічними та систематичними [3].

Глава 1.3. Методологічні основи та організація діяльності облікового апарата в умовах автоматизованої обробки даних

План

1.3.1. Методологічні основи та організаційні засади, що потребують перегляду при запровадженні комп’ютерної форми бухгалтерського обліку

1.3.2. Основні завдання внутрішньогосподарського контролю та аналізу в умовах застосування автоматизованої системи обліку

1.3.3. Основні типи організації автоматизованих інформаційних систем обліку (міні-бухгалтерія, інтегровані системи бухгалтерського обліку, програмні інструментальні системи, комплекси бухгалтерських автоматизованих робочих місць, створені на замовлення системи бухгалтерського обліку, локальні робочі місця бухгалтера, корпоративні інформаційні системи) та їх особливості

Комплексний підхід до перегляду теоретичних і методологічних основ бухгалтерського обліку передбачає:

1. Введення в практику методологічних основ бухгалтерського обліку, що відповідають ринковим відносинам із переходом на міжнародні стандарти обліку та аудиту.

2. Перегляд методологічних принципів обліку, що забезпечили б комплексну обробку облікової інформації.

3. Вдосконалення теоретичних основ бухгалтерського обліку з використанням інформаційних технологій.

4. Застосування новітніх інформаційних технологій та комунікаційних засобів.

5. Інтеграцію облікової інформації в єдиний інформаційний потік.

6. Розробку єдиної інформаційної мови показників обліку, контролю й аудиту.

7. Впровадження в практику обліку питань оцінки, планування та прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства.

8. Формування на основі автоматизації управлінських рішень [3].

Посилення контрольних функцій обліку в умовах автоматизованої обробки інформації потрібне для здійснення безперерв­ного контролю кожної окремої операції, а також виявлення прихованих порушень і відхилень у господарській діяльності підприємства [3].

Однією з основних особливостей обліку є його тісний зв’язок із внутрішньогосподарським контролем, аудитом і аналізом. Основними завданнями внутрішньогосподарського контролю та аналізу в умовах застосування автоматизованої системи обліку є:

1. Аналіз правомірності застосування на підприємствах форм і засобів обліку.

2. Аналіз правомірності фіксації первинних господарських операцій і підтвердження відповідними даними документів.

3. Дослідження облікових даних щодо повноти їх відображення.

4. Контроль за несанкціонованим доступом до облікової інфор­мації.

5. Контроль за правильністю та своєчасністю здійснених розрахунків.

6. Аудит повноти та своєчасності формування звітної інформації.

7. Аудит правильності складання бухгалтерських проводок і формування облікових регістрів.

8. Дослідження та прогнозування фінансово-господарського стану підприємства.

9. Формування управлінських рішень за фактичною інформацією [3].

Важливим завданням бухгалтерського обліку як інструмен­та аналізу, аудиту та управління господарським процесом є побудова моделей облікового процесу з подальшою імітацією його із застосуванням сучасних засобів обчислювальної техніки. Реалізація імітаційних моделей дає змогу посилити управлінські функції обліку, передбачити на визначену дату фінансово-господарський стан підприємства та ефект від його діяльності. Модельний експеримент є ефективним засобом для пошуку та знаходження оптимальних рішень щодо управління підприємством. Проте остаточне рішення приймається людиною [3].

Існують такі основні типи організації автоматизованих інформаційних систем обліку:

1. Міні-бухгалтерія.

2. Інтегровані системи бухгалтерського обліку.

3. Програмні інструментальні системи.

4. Комплекси бухгалтерських автоматизованих робочих місць.

5. Створені на замовлення системи.

6. Для ведення окремих ділянок обліку.

7. Корпоративні інформаційні системи [3].

Міні-бухгалтерія призначена головним чином для здійснення бухгалтерського обліку на малих підприємствах. Цей програмний засіб дає можливість здійснити синтетичний, а також нескладний аналітичний облік. У міні-бухгалтеріях формують бухгалтерські проводки, головну книгу, оборотну та деякі інші відомості, первинні документи [3].

Інтегровані системи бухгалтерського обліку побудовано на основі записів, які тією чи іншою мірою відображають інформацію різних розділів. Такі програмні засоби зазвичай функціонують у вигляді одного виконуючого модуля, який є ядром інформаційної системи бухгал­терського обліку. У діючих інтегрованих системах розробники намагаються досягти повноти реалізації облікових функцій не за рахунок розподілу бухгалтерського обліку на окремі ділянки обліку, а за рахунок ускладнення та спеціалізації процедур обробки бухгалтерських проводок, в які може входити різноманітна додаткова інформація, потрібна для відображення специфіки кіль­кісно-сумового, інвентарного обліку тощо. Цей клас програмних засобів призначено в основному для невеликих підприємств, однак, на відміну від програмних засобів «Міні-бухгалтерія», вони характеризуються більшою глибиною аналітичного обліку та розвиненою реалізацією функцій натурально-вартісного та інвентарного обліку [3].

Програмні інструментальні системи дають змогу користувачеві самостійно конструювати систему обробки облікових даних, описувати потрібні розрахункові алгоритми, макетувати введення та виведення первинної та вихідної інформації спеціалізованою формальною мовою. Так само як і інтегровані інформаційні системи, інструментальні системи ґрунтуються на загальній моделі бухгалтерського обліку, в якій специфіку окремих його ділянок у явному вигляді не виділено. Під час використання цих програмних засобів треба мати навички програмування та вміти розробляти формули, а також невеликі програми вбудованою в таку систему мовою опису розрахунків, що ускладнює використання цієї інформаційної системи [3].

До комплексів бухгалтерських автоматизованих робочих місць входять окремі автоматизовані робочі місця бухгалтера та в деяких випадках інформаційні підсистеми. Однак більшість комплексів не пов’язані між собою [3].

Виготовлені на замовлення системи - це комплекс програмних засобів, які охоплюють комплекси автоматизованих робочих місць бухгалтера та інструментальні засоби, створені відповідно до вимог та умов конкретного замовника [3].

Локальні автоматизовані робочі місця бухгалтера використовуються для вирішення окремих завдань обліку, вони не пов’язані між собою та виконують окремі функції, потрібні підприємству [3].

Корпоративні інформаційні системи забезпечують комплексну автоматизацію задач обліку, контролю, аналізу та аудиту з використанням інших систем управління на підприємствах. Корпоративні інформаційні системи дають можливість своєчасно отримувати інформацію для прийняття управлінських рішень за рівнями управління. Гнучкість побудови програмних модулів забезпечує взаємодію різних бізнес-процесів. Корпоратив­ні інформаційні системи побудовано на комплексі взаємопов’язаних автоматизованих робочих місць бухгалтера з використанням розподіленої системи обробки даних [3].

Глава 1.4. Автоматизоване робоче місце (АРМ) бухгалтера: призначення, функції та рівні

План