Лекція 10. 10.2 Оцінка проміжних і кінцевих результатів проекту

10.1Закриття проекту

10.2 Оцінка проміжних і кінцевих результатів проекту

10.3 Післяпроектне обслуговування

10.1. Закриття проекту

Фаза завершення робіт із проекту включає наступні етапи: запровадження проекту в дію; досягнення проектом заданих результатів; припинення фінансування проекту, роботи з закриття проекту і внесення змін, не передбачених по­чатковим задумом; участь в експлуатації об'єктів проекту. На практиці завер­шальну фазу об'єднують із фазою ліквідації проекту, що передбачає виведення об'єктів проекту з експлуатації, ремонт, модернізацію, реконструкцію об'єкта проекту. За тривалістю завершальна фаза складає 12 % загальної тривалості життєвого циклу проекту.

Закриття проекту - це процедури із завершення договірних зобов'язань між учасниками проекту, а також комплекс організаційних заходів щодо здійснення адміністративних завдань. Закриття проекту здійснюється декількома на­ступними етапами:

• І етап - перевірка фінансової звітності власника (замовника) проекту і виконавці» (учасників);

• II етап - паспортизація. Це - визначення відповідності документації в кількісному і якісному вираженні Існуючим нормам, стандартам, технічним умо­вам. Зарубіжний досвід показує, що даний етап доцільніше здійснювати на більш ранніх фазах реалізації проекту;

• ІІІ етап - виявлення невиконаних зобов'язань. Видами невиконаних зобов'язань, що зустрічаються найбільш часто, є поставки, брак і недоробки з боку підрядних і субпідрядних організацій;

• IV етап - завершення невиконаних зобов'язань. Із боку учасників проекту перед власником (замовником) проекту здійснюється різноманітними засо­бами:

а) своєчасним і сумлінним виправленням браку й усуненням недоробіток відповідно до вимог замовника, регулюванням взаємовідносин у фінансовій частині зобов’язань;

б) висуненням претензій виконавцю замовником і стягуванням штрафів та ін.;

• V етап – гарантійне обслуговування;

• VІ етап – остаточний розрахунок;

• VІІ етап – підготовка підсумкового звіту;

• VІІІ етап – демобілізація. Даний етап включає такі заходи: розформування організаційної структури проекту, повернення орендованого майна, устаткування, пристосувань, ліквідація малоцінних інформаційних, технічних та інших матеріалів.

Закриття проекту являє собою особливий проект із специфічними обмеженнями ресурсів.

Для реалізації цього «проекту», як правило, розробляється спеціальний план. План закриття проекту являє собою таблицю обов’язків, що відбиває пакети завдань та робіт, сформульованих у визначеній структурі, і вказує особи або організаційні групи, відповідальні за їх виконання.

Аналіз та оцінка результатів діяльності щодо реалізації проекту, як правило, здійснюються консалтинговою фірмою разом із компанією – ініціатором проекту.

Під час підведення результатів, досягнутих у ході виконання робіт із проекту, підлягають оцінці наступні основні питання:

1. Стратегія стосовно досягнення цілей проекту.

2. Відповідність прийнятих рішень перед проектному обґрунтуванню інвестицій, іншим предпроектним матеріалам, завданню на розробку проекту будівництва, а також вихідним даним, технічним умовам, регламентам та обмеженням, виданим зацікавленими організаціями та органами державного нагляду при узгодженні місця розміщення об’єкта.

3. Вибір площадки будівництва з урахуванням інженерно-геологічних, економічних та інших чинників, узгодженням місцевих органів управління в частині землекористування, розвитку соціальної і виробничої інфраструктури території, результатів порівняльного аналізу варіантів розміщення площадки (траси).

4. Обґрунтованість визначення потужності (місткості, пропускної спроможності) об’єкта, виходячи з проектних рішень,забезпечення сировиною, паливно-енергетичними та іншими ресурсами, потреби в продукції, що випускається, або наданих послугах.

5. Достатність і ефективність технічних рішень і заходів щодо охорони навколишнього природного середовища, попередження аварійних ситуацій і ліквідації їх наслідків.

6. Достатність інженерно-технічних заходів щодо захисту населення та стійкості функціонування об’єктів у надзвичайних ситуаціях мирного і військового часу.

7. Забезпечення безпеки експлуатації підприємств, будинків і споруджень, дотримання норм і правил вибухової та пожежної безпеки.

8. Дотримання норм і правил з охорони праці, техніки безпеки і санітарних вимог.

9. Обґрунтованість застосованої технології виробництва на основі порівняння можливих варіантів технологічних процесів і схем, вибору основного технологічного устаткування.

10. Оцінка технічного рівня створеного (реконструйованого) підприємства (виробництва),його матеріало і енергоємності.

11. Обґрунтованість і надійність будівельних рішень.

12. Оптимальність рішень щодо генерального плану,їх узгодження з затвердженою містобудівною документацією, раціональність рішень з компактності забудови території та довжини інженерних комунікацій.

13. Забезпечення архітектурної єдності та високого рівня архітектурного вигляду будинків і споруджень, відповідність їх містобудівним вимогам згідно з існуючою забудовою.

14. Обсяг робіт, графік їх здійснення.

15. Витрата бюджету проекту.

16. Ефективність використання джерел і застосовуваних схем фінансування проекту.

17. Здійснення договірної роботи.

18. Ефективність витрат матеріально-технічних ресурсів.

19. Аналіз комерційних аспектів проекту.

20. Аналіз фінансової частини проекту.

21. Економічний аналіз проекту.

22. Інституціональний аналіз.

23. Оцінка діяльності з управління ризиком.

24. Аналіз механізмів контролю і звітності з проекту за часом, витратами, показниками, ресурсами.

Результати, отримані в ході підведення результатів діяльності щодо проекту, дозволяють розширити базу даних з проекту, а також виявити всі помилки і недоліки, що необхідно враховувати при реалізації аналогічних проектів.

Позитивним результатом діяльності зі здійснення проекту можна вважати досягнений поставлених цілей із найменшими втратами ресурсів і часу.

13.2. Оцінка проміжних і кінцевих результатів проекту

Реалізація будь-якого проекту направлена на досягнення заздалегідь заданих і чітко сформульованих цілей і пов'язаних із ними конкретних результатів. Мета може бути визначена як намір досягти того або іншого результату. У свою чергу, планований результат є об'єктом цілеспрямування проекту.

Цілі і, відповідно, результати проекту можуть бути економічними (наприклад, одержання прибутку, зниження собівартості продукції, досягнення визначеного рівня ефективності робіт, підвищення конкурентоспроможності про­дукції), соціально-економічними (створення нових робочих місць, зростання бюджетних надходжень), екологічними (впровадження «чистих» технологій, зменшення викидів у атмосферу) та ін. Як правило, результати виражаються у вигляді кількісних показників.

Прийняття менеджерами проекту адекватних сформованій ситуації управлінських рішень, спрямованих на максимально повне використання потенціалу наявних ресурсів проекту і досягнення поставлених цілей у встановлені терміни і за мінімуму витрат, неможливе без грамотної оцінки результатів і аналізу ефективності проекту на стадії його реалізації. Для цього насамперед проводиться зіставлення планових і фактичних показників, витрат і результатів проекту, що дозволять зробити висновок про доцільність або недоцільність здійснення тих або інших заходів.

У оцінці результатів проекту зацікавлені всі його учасники. Форма і ступінь участі кожного конкретного учасника в оцінці результатів проекту залежить від прийнятої схеми управління проектом. Склад і зміст показників, за якими оцінюються результати проекту, ар також критерії оцінки визначаються виходячи з інтересів окремих учасників. Інакше кажучи, учасники проекту самі вирішують, що, як і коли треба оцінювати.

Замовник, як правило, оцінює результати проекту (контролює хід його реалізації, а після завершення підбиває підсумок), щоб приймати рішення Про своєчасне перерахування коштів і відповідної винагороди виконавців. Критерієм результату для замовника виступає факт завершення проекту (досягнення поставлених цілей) у задані терміни та у межах узгодженого бюджету.

Інвестору оцінка результати потрібна для прийняття інвестиційних рішень і формування стратегії та тактики інвестування в майбутньому. Результатом є прибуток на вкладений капітал у сполученні з конкретним терміном по­вернення (окупності) інвестицій.

Кредитори стежать за ходом реалізації проекту, щоб вчасно спрямовувати зумовлені відповідним договором обсяги кредитних ресурсів і приймати рішення про подальше кредитування проекту. У якості об'єктів уваги кредиторів виступають грошові потоки проекту, платоспроможність замовника, ліквідність активів власника проекту.

Виконавці проекту також оцінюють його результати. Реалізація проекту сполучена з впливом на нього цілого ряду зовнішніх і внутрішніх чинників, не врахованих або врахованих не повністю на етапі стратегічного, тактичного та оперативного планування. Ці чинники можуть істотно впливати на фактичні параметри проекту, такі, як собівартість робіт, терміни та ін. У зв'язку з цим керівництву проекту необхідно постійно оцінювати фактично досягнуті проміжні результати, порівнювати їх із плановими показниками, виявляти причини від­хилень і коректувати хід реалізації проекту (контроль і управління змінами проекту).

Оцінка прогнозованих кінцевих результатів проекту, проведена на стадії його реалізації, дає можливість визначити, наскільки правильно реалізується проект у цілому. Аналіз фактичних кінцевих результатів проекту дозволяє зробити відповідні висновки на майбутнє і вжити заходів з удосконалення підходів до управління проектами.

Розрізняють проміжні та кінцеві результати проекту. Проміжні результати, як правило, пов'язані з виконанням комплексів (пакетів) робіт і завершенням визначених віх проекту. Кінцевий результат пов'язаний з остаточною реалізацією всього проекту. Точній оцінці піддаються в основному економічні результа­ти проекту. Результати (наслідки) соціального, екологічного, політичного хара­ктеру коректній кількісній оцінці практично не піддаються.

Результати проекту можуть бути виражені у вигляді статичних і динамічних показників, абсолютних і відносних розмірів.

У якості результатів проекту можуть виступати:

• абсолютні показники тривалості, витрат і вигод проекту (тривалість будівництва, вартість виконаних робіт, обсяг витрачених ресурсів, прибуток від експлуатації проекту, строк окупності та ін.);

• відносні показники ефективності використання ресурсів проекту (оборотність ресурсів, продуктивність праці, рентабельність проекту, прибутковість інвестицій та ін.);

• динамічні показники, що характеризують зміну в часі або стосовно до інших аналогічних проектів параметрів проекту (наприклад, зростання продуктивності праці, зниження собівартості робіт, скорочення термінів будівництва та ін.).

Результати можуть вимірюватися в натуральних і грошових одиницях, тимчасових розмірах та ін.

Основними результатами проекту е наступні:

1. Факт завершення проекту (досягнення поставлених цілей із виконанням вимог якісного характеру).

2. Вартість виконаних робіт (вартість витрачених ресурсів).

3. Тривалість реалізації проекту.

4. Економічні вигоди, отримані в результаті реалізації проекту (прибуток, зміцнення ринкових позицій та ін.).

5. Соціально-економічні досягнення (збільшення зайнятості, зростання рівня життя населення та ін.).

Оцінка результатів проекту заснована на порівнянні фактичних показни­ків із плановими і (або) із показниками аналогічних проектів. Таким чином, оцінка характеризує ступінь досягнення намічених цілей (результатів) і відносні переваги реалізованою проекту.

Аналіз результатів дозволяє виявити чинники, що призвели до відхилень від заданих параметрів проекту, виявити «слабкі місця», установити причину збоїв, затримок, перевитрати коштів та інших «прикростей». Оцінка та аналіз результатів проекту є основою ефективного управління проектом.

Оцінка ефективності реалізації проекту здійснюється як у цілому за прое­ктом, так і за окремими комплексами робіт, а також за специфічними завдання­ми управління проектом (розподіл ресурсів, регулювання грошових потоків, організацій праці та ін.). При завершенні проекту відбувається заключна (під­сумкова) оцінка ефективності реалізації проекту, що носить інтегральний характер, тобто враховує всі критерії та показники, прийняті до уваги. При цьому кожному показнику, включеному в зведену оцінку, присвоюється питома вага, що відображає його відносну значимість (пріоритетність). Інтегральна оцінка ефективності проекту мас наступний вигляд:

()

де Ен - Інтегральна оцінка ефективності реалізації проекту;

- оцінки ефективності реалізації проекту за окремими показниках, що включа­ється в інтегральний показник;

- питома вага показників.

Питома вага показників, що включаються в зведений показник ефективності, визначаються за допомогою методів експертної оцінки. При цьому пови­нна дотримуватися така умова.

Заключна оцінка, а також уся сукупність прийнятих у розрахунок показників є основою для аналізу ефективності реалізації проекту.

Аналіз як науковий прийом являє собою поділ цілого на складові елементи, установлення між ними причинно-наслідкових зв'язків, визначення форми і ступеня впливу окремих частин на стан усієї системи. Користуючись медичною термінологією, аналіз дає можливість поставити діагноз досліджуваному об'єк­ту і призначити відповідні оздоровчі та профілактичні процедури. Ефективність реалізації проекту може «страждати» від несприятливих зовнішніх умов і (або) неграмотного управління проектом. Аналіз не тільки виявляє «вузькі місця» у проекті, але і надає шляхи їх «розшивки». Дуже важливо, що завдяки аналізу чинники ефективності реалізації проекту класифікуються за ступенем впливу на кінцевий результат. Це дає можливість керівникам проекту виділити головні причини збоїв і зосередити на них основні зусилля.

Інформаційною базою аналізу ефективності реалізації проекту є відносні та абсолютні величини, що характеризують ті або інші кінцеві або проміжні результати проекту, а також Схема організації і управління проектними роботами.

Аналіз ефективності реалізації проекту повинний носити системний і комплексний характер, тобто враховувати зовнішні умови реалізації й оточення проекту, його взаємозв'язок з іншими проектами та економічними системами, внутрішню структуру проекту. Структура аналізу ефективності може відповідати організаційній структурі проекту, структурі розбивки робіт, дереву цілей або дереву рішень проекту. Цілком розумно проводити аналіз відповідно до дерева завдань управління проектом (управління вартістю, управління якістю, управління ризиками та ін.). Доцільно сполучити аналіз за всіма зазначеними напрямками.

Розрізняють ретроспективний, поточний (оперативний) і перспективний аналіз ефективності проекту. У першому випадку аналізуються вже досягнуті результати, у другому - поточна ситуація, у третьому - на основі ретроспективного й оперативного аналізу вивчаються можливі сценарії розвитку подій і да­ються відповідні прогнози.

Аналіз ефективності проекту здійснюється на всіх стадіях його реалізації. Тримаючи «руку на пульсі», проект-менеджери одержують можливість впливати на хід реалізації проекту таким чином, щоб забезпечити його максимальну ефективність. Проте аналіз ефективності реалізації просипу варто проводити не тільки безпосередньо в процесі реалізації проекту, але і після завершення проектних робіт. Головна мета такого аналізу, якщо він проводиться Інвестором або виконавцем, - уникнути повторення помилок у майбутньому.

Аналіз ефективності реалізації проекту дозволяє його учасникам визначити, наскільки досягнуті результати відповідають поставленим цілям, які при­чини відхилень від планових показників, які заходи необхідно прийняти, щоб усунути дефекти з механізму реалізації проекту. Аналіз ефективності реалізації проекту дозволяє: виявити (ідентифікувати) чинники (причини), що впливають на ефективність реалізації проекту (установити причини збоїв у роботі, відхилень віл планових показників, порушень термінів та ін.); ранжувати ці чинники за ступенем впливу на ефективність реалізації проекту (визначити основні та другорядні чинники); виявити форму і ступінь взаємозалежності і взаємозумовленості між окремими чинниками (що на що впливає і яким чином); визначити можливі заходи впливу на окремі чинники з метою їх усунення або, навпроти, посилення; приймати оптимальні управлінські рішення.

Під ефективністю реалізації проекту в цілому розуміється співвідношення результатів проект)' і вартості ресурсів (матеріальних трудових, фінансових та ін.), спожитих у процесі його реалізації;. Крім того, ефективність реалізації проекту може визначатися як міра відповідності досягнутих результатів поста­вленим цілям.

Оскільки відмінною рисою проекту є його чітка орієнтація на досягнення конкретних результатів, найважливішим критерієм (якісною ознакою) ефективності проекту варто вважати факт досягнення поставлених цілей. У цьому полягає відмінність управління виробництвом від управління проектом. Принцип ефективності першого звучить так: «Досягти великих результатів при наявних ресурсах», другого: «Витратити якнайменше ресурсів на досягнення наміченого результату».

10.2. Після проектне обслуговування

Гарантія - один із засобів забезпечення виконання зобов'язань, застосовуваний у відношеннях між господарюючими суб'єктами. Гарантійне обслуго­вування - комплекс (програма) заходів, здійснюваних функціональною групою постачальника. Умови гарантії зазначені в контракті.

Вони передбачають: визначення початку строку гарантійного обслуговування і його тривалості; визначення переліку, обсягу ремонтних робіт; перевірку відповідності проекту; спостереження за введенням в експлуатацію, початком робіт та іспитами; визначення відповідної вихідної сировини, застосовуваних технологій; перелік запасних частин, переданих замовнику; визначення допустимого режиму роботи устаткування; проведення іспитів для демонстрації відповідності паспортної продуктивності, а також якості продукції; обмеження відповідальності; умови закінчення дії контракту та ін. Гарантійне обслуговування повинно передбачати передачу замовнику всієї технічної документації з устаткування (включаючи креслення), посібники з його експлуатації, технологічної документації, вимог до сировини, матеріалам, інструментам, програми навчання персоналу.

Гарантійний строк - період, протягом якого продавець (постачальник) дає гарантію за нормальне функціонування товару за умови його належного використання і збереження.

Звичайно гарантійний строк установлюється на товар, призначений для тривалого використання і збереження. Залежно від його властивостей і призначення можна назвати такі види:

• гарантійний строк експлуатації і (або) гарантійний наробіток. Гарантійний наробіток є різновидом гарантійного строку експлуатації, проте вимірюєть­ся в інших одиницях;

• гарантійний строк збереження. Гарантійний строк збереження - період, протягом якого постачальник (виготовлювач) гарантує: всі встановлені стандар­тами експлуатаційні показники і споживчі властивості товару за умови дотри­мання замовником правил експлуатації та збереження;

• гарантійний термін вживання;

• гарантійний строк експлуатації - період, протягом якого постачальник (виготовлювач) гарантує стабільність показників якості товару в процесі експлуатації.

За загальним правилом гарантійний строк на комплектуючий виріб вважається таким, що дорівнює гарантійному строку на основний виріб і починає свій відлік одночасно з гарантійним строком на основний виріб. Проте гаран­тійним контрактом можуть бути передбачені інші правила.

Рекомендована література

Базова

1. Власова Н.О. Управління проектами : навч. посібник / Н.О. Власова, Т.С. Пічугіна, Т.М. Ругаленко та ін. – Харків : ХДУХТ, 2011.

2. Тарасюк Г. М. Управління проектами : навч. посібник / Г. М. Тарасюк. – 4-е вид. – К.: Каравела, 2012. – 320 с.

3. Ноздріна Л. В. Управління проектами: Підручник / Л. В. Ноздріна, В. І. Ящук, О. І. Полотай. – К. : ЦУЛ, 2010. – 432 с. [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://ebooktime.net/book110.html