Моніторинг інноваційного проекту

Моніторинг інноваційного проекту — це процес спостережен­ня за ходом його виконання і використанням ресурсів, попередження можливих відхилень від запланованих результатів, а також: внесен­ня змін для коригування цих відхилень.

Система моніторингу інноваційних проектів містить три основ­них елементи: технічні й якісні характеристики проекту; терміни його виконання; використання кошторису витрат на нього. Ці елементи тісно пов'язані між собою. Технічні й якісні характеристики проекту слід визначати у межах запланованих витрат й у встановлені кален­дарним планом терміни. Усі три основні елементи виконання проек­ту мають відстежуватися й контролюватися одночасно.

Іншими словами, моніторинг проекту може бути визначений як постійний і структурований процес спостереження й контролю, спрямований на перевірку просування робіт, а також на виконання коригувальних дій. Завдану його полягають у тому, щоб отримати фактичні дані про хід виконання проекту, порівняти їх з плановими характеристиками і виявити відхилення. Сам процес складається з таких етапів: безпосереднє спостереження за виконанням проекту й отримання фактичних даних, їх аналіз; порівняння досягнутих резуль­татів із запланованими і виявлення відхилень; прогнозування наслід­ків ситуації, яка склалася; коригувальні дії.

Оцінка відхилень від запланованих параметрів — завдання складне. Воно включає: визначення моменту, коли хід виконання проекту починає порушувати заплановані параметри; встановлення того, чи виходять ці порушення за межі припустимих норм; аналіз причин відхилень. Моніторинг будь-якого інноваційного проекту ґрунтується на кількох вирішальних припущеннях, покладених в ос­нову будь-якої системи відстеження й контролю. Вони базуються на тому, що передбачається можливість оцінки менеджером проекту ступеня його виконання та існування особистої відповідальності за це. Береться до уваги також те, наскільки є сенс витрачати час на відстежування й контроль за відхиленнями, можливості своєчасного їх виявлення і внесення відповідних поправок.

Керівник проекту, одержавши дані про відхилення від заплано­ваних параметрів за межі припустимих норм, повинен вплинути на ситуацію, що склалася, та внести відповідні зміни.

Залежно від необхідної точності й особливостей об'єкту моніто­рингу розрізняють такі технології оцінки виконання проекту. Метод простого конт­ролю, оскільки він відстежує лише моменти завершення детальних завдань, і вважається, що роботу виконано з отриманням кінцевого результату. Метод «50-50» надає можливість врахування деякого проміж­ного результату для незавершених робіт. Ступінь завершеності виз­начається тоді, коли на роботу витрачено 50 % бюджету. Інші методи контролю застосовуються для проектів з тривалими термінами проведення. При цьому заздалегідь визначаються окремі точки чи етапи робіт, які слід вважати певними ступенями заверше­ності проекту в цілому.

Одним із найважливіших чинників, що визначають ефектив­ність і результативність проекту в цілому, є досягнення всіх техніч­них і якісних його характеристик, встановлених в технічному зав­данні на його виконання. Моніторинг інноваційного проекту в цьому напрямі полягає в комплексі управлінських, технічних та технологіч­них заходів щодо перевірки виконання поставлених технічних зав­дань, аналізу отриманих результатів і внесення коригувальних дій на усунення знайдених відхилень від запланованих техніко-економічних показників.

До завдань моніторингу входить систематичний контроль за тех­нічними характеристиками інноваційного проекту, порівняння фак­тичного стану з заданими значеннями. Основною умовою цього є наявність чіткої мети, вимог, параметрів інновацій, які визначено в кількісних показниках, і організація надходження відповідної інфор­мації про хід їх виконання до менеджера проекту.

Моніторинг термінів виконання проектів.Відповідно до за­гальновизнаного принципу керування інноваційними проектами вва­жається, що ефективне керування термінами робіт є ключем до успіху проекту взагалі. Там, де терміни виконання проекту надто затягують­ся, існує вірогідність значного збільшення витрат і виникнення серйоз­них проблем із якістю роботи. Раніше вже було відзначено, що ви­хідні точки спостереження й контролю інноваційних проектів закла­даються ще на етапі планування останніх. Тому в усіх основних методах керування роботами з проектів основний акцент робиться на календарному плануванні робіт і контролі за дотриманням кален­дарного графіка. Перевіряється виконання завдань технічного харак­теру в терміни, передбачені в календарному плані. Інформація про хід робіт порівнюється з графіком, аби визначити можливі відхилен­ня від календарного плану. Задля цього можуть використовуватися будь-які методи і схеми. Велику користь у цьому разі можуть при­нести мережні графіки й діаграми, оскільки вони вказують гранично припустимі значення, які можна прийняти, не вносячи змін до плану проекту. У разі затримки якихось робіт проводиться аналіз відхи­лень, визначаються їхні причини й розглядаються різні варіанти входження в графік робіт. Варіанти заходів коригування відхилення, що виникло, необхідно оцінити з погляду технічної, організаційної й інших можливостей їхнього здійснення. Якщо причиною є те, що заплановані терміни порушено або зірвано, все зводиться до їхньої зміни. Якщо за допомогою діаграм технічних та якісних характерис­тик проекту і показників витрат виявляється, що вони не виходять за межі запланованих, а терміни виконання порушено, виникає достат­ня підстава для висновку, що заплановані терміни були нереальни­ми, і необхідно їх змінити. Якщо ж причиною є неправильне форму­лювання технічної мети проекту або невірно обрано методи його виконання і т. ін., потрібен ретельний аналіз і пошук інших шляхів і методів вирішення проблеми. Варто зважати на те, що часто-густо причини відхилень термінів виконання проектів є багатофакторними й поєднують у собі зовнішні й внутрішні аспекти діяльності органі­зації — виконавця проекту. Причинами змін у змісті робіт іннова­ційного проекту можуть бути: зміни на ринку; дії конкурентів; тех­нологічні зміни; зміни у цінах і доступності ресурсів; економічна нестабільність; похибки у планах і оцінках; похибки у виборі мето­дів, інструментів, організаційної структури і стандартів; зміни в конт­рактах і специфікаціях; затримки поставок або поставки низької якос­ті; вплив інших проектів чи одночасно виконуваних інших робіт або програм.

Моніторинг вартісних показниківпроекту полягає у постій­ному порівнянні фактичних витрат з плановими (кошторисом вит­рат) і контролю за ними. Основними його завданнями є: одержання точних підтверджених оцінок витрат, розподіл їх за термінами вико­нання проекту, своєчасність звітності з витрат; виявлення помилко­вих витрат. Це дає можливість керівникові проекту підготувати звіт про фінансовий стан проекту, прогнозувати витрати на найближче майбутнє і виявити можливі проблеми.

Порівняння фактичних витрат з кошторисом ведеться за зазда­легідь встановленими контрольними точками й надає змогу визначи­ти, чи все йде так, як намічено. Якщо встановлюється, що кошти витрачаються без відхилень, виконання наступних робіт здійснюється відповідно до плану. При вставленні невідповідності фактичних витрат плановим необхідно знайти причину розбіжностей і вжити заходів щодо їх усунення, з одночасним урахуванням інших складо­вих проекту.

Часом необхідно оцінити рівень завершеності проекту. Метод його оцінювання нагадує підхід до спостереження рівня витрат. Визначається, яку частину (у відсотках) проекту завершено у відпо­відних контрольних точках, скажімо, у місячні інтервали. Крім того, використовується графічне уявлення запланованого й фактичного технічного рівня виконання проекту.

Згадані нами питання системи моніторингу свідчать про непо­дільний зв'язок між плануванням інноваційного проекту та функція­ми спостереження і контролю за його виконанням. Більше того, вони підтверджують думку, що планування проекту і його моніторинг — важливі істотні елементи єдиного процесу забезпечення результа­тивності проекту.

Слід підкреслити, що ключовий елемент успіху здійснення мо­ніторингу полягає у його організації таким чином, аби забезпечити результативність проекту, а також роботи фахівців. Один із шляхів досягнення цього полягає в передачі відповідальності за керування проектом та інструментів його реалізації керівникам проектів.

Контроль технічних параметрів і якості, термінів виконання й вартості проекту вимагає від керівника детального й точного знання перебігу виконання робіт із проекту. Джерелами необхідної інфор­мації є відповідні звіти й наради (збори).

Завершення проекту можливе після виконання всіх робіт із нього або внаслідок прийняття рішення про припинення роботи з незавер­шеного проекту.