Принципы, цели и методы контроля

Базовыми отношениями в контроле, как и в управлении, являются отношения, определяемые законами управления (в части, касающейся контроля), принципами, целями и методами контроля. Базовый механизм контроля представляет собой упорядоченную совокупность отношений, определяемых принципами, целями и методами контроля, а элементами базового механизма контроля являются механизмы принципов, целей и методов контроля.

Контроль базируется на ряде принципов, т.е. закономерностей, отношений и взаимосвязей, объективно существующих в военном управлении и имеющие особое значение для организации контроля. К принципам контроля следует отнести:

общие принципы управления, в части, касающейся функции контроля;

структурные принципы управления, в части, касающейся функции контроля и организации процесса контроля;

принципы контроля, как специальные принципы управления.

Первые две группы принципов отражают те закономерности, отношения и взаимосвязи, объективно существующие в военном управлении, которые присущи контролю, как одной из общих функций управления. Ранее мы их уже рассмотрели. Третья группа принципов отражает специфику контроля в военном управлении. Остановимся на них более подробно.

Цели деятельности организации, а значит и цели контроля, будут согласно принципу охвата основных областей деятельности организации достигнуты, если контроль будет держать в поле своего зрения основные области деятельности организации - внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней. Но при этом ужен разумный, научно обоснованный подход позволяющий, с одной стороны, получить достаточно полную и объективную картину сложившейся ситуации, а с другой - не затруднять работу органов управления ненужной информацией.

Выбрать из всего возможного количества контрольной информации необходимую позволяет принцип стратегической направленности контроля. Он означает, что контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Если руководитель считает, что какие-то виды деятельности организации имеют стратегическое значение, то в каждой такой области должен быть налажен эффективный контроль, даже если эта сфера деятельности с трудом поддается измерениям. Второстепенные области ее деятельности тщательно проверять далеко не всегда целесообразно, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это будет только отвлекать силы от более важных целей. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить плановые показатели и выявить проблемы, а для их успешного решения и достижения конкретных результатов. Принцип ориентации контроля на результаты гласит о том, что проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижение целей, стоящих перед организацией. Бесполезно иметь обширную и точную информацию о различных отклонениях от намеченных целей, если эта информация не используется для осуществления необходимых корректирующих действий. Это означает, что информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правом произвести на ее основании соответствующие изменения. Когда контрольный механизм не срабатывает, то чаще всего причина кроется в том, что необходимо усовершенствовать структуру прав и обязанностей, а не процедуру изменений.

Для того, контроль способствовал достижению целей организации, он должен не только ориентирован на результаты, но соответствовать контролируемому виду деятельности, т.е. объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию. Так, например, контроль обязательного нахождения должностных лиц на рабочих местах в течении рабочего времени может привести к тому, что они будут добросовестно находиться на рабочем месте, но при этом ничего не делать, так как за результаты с них никто не спрашивает.

Нацеленность контроля на конкретные процессы, результаты, людей, учет их личных качеств, должностного положения и связей в коллективе обеспечивает выполнение принципа индивидуализированности контроля.

Контроль должен быть ориентирован на результаты и соответствовать контролируемому виду деятельности, но при этом не должен быть сложным.Принцип простоты контроля утверждает, что, как правило, наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

Контроль должен быть не только простым, но и экономичным. Принцип экономичности контроля требует, чтобы выгоды, приносимые контролем, превышали затраты на его проведение. Поэтому необходимо сократить до минимума все связанные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Никогда не следует забывать, что все затраты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению ее преимуществ и доходов. Затраты средств должны приближать организацию к поставленным целям. Таким образом, если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ей преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль.

Помимо сказанного следует отметить, что контроль вообще имеет смысл тогда, когда он проводится своевременно и позволяет устранить отклонения от плановых результатов прежде, чем они примут серьезные размеры. Принцип своевременности контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Следовательно, контроль представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

Эффективный контроль должен увязываться не только с процессом планирования, но и с изменениями во внешней среде, структурой организации и системой управления ей. Контроль, как и планы должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. В противном случае он будет вечно запаздывать и окажется на практике бесполезным.

В заключение следует сказать о том, что контроль в поведенческой организации невозможен без учета принципа ориентированности на человеческий фактор, требующего от контроля не только объективности, но и доброжелательности, исключения какой бы то ни было слежки за членами организации, поисков "козлов отпущения", и пр., существенно ухудшающих морально-психологический климат.

Рассмотренные принципы контроля определяют и отражают отношения между функциями контроля и составляющими их управленческими действиями, выполняемые на различных стадиях процесса контроля. Эта упорядоченная совокупность отношений, определяемых принципами контроля составляют механизм принципов контроля.

Другим не менее важным элементом базового механизма контроля является механизм целей контроля.

Контрольная деятельность, как и всякая другая управленческая деятельность, всегда начинается с постановки цели.

Как мы уже отметили в данной теме, достижение целей контроля обеспечивается применением в практической деятельности органов управления приемов, правил и способов контроля, т.е. механизм целей контроля определяет механизм методов контроля достижения целей организации.

Независимо от субъекта и вида контроля, его типа и стадии, методы контрольной деятельности, исходя из сущности ее выполнения, можно разделить на четыре группы методов контроля: автоматизированные, механические, аналитические и ситуационно-логические.

Автоматизированные методы контроля являются методами внутреннего административного контроля и широко используются в автоматизированных системах контроля. Основные задачи систем заключаются в "слежении" за выполнением органами управления и их подразделениями, частями и подразделениями внутренних приказов, приказов, распоряжений и устных указаний вышестоящих органов. Они регулярно и оперативно представляют руководителям информацию о ходе выполнения решений, их завершении или нарушении сроков, а также данные о исполнительской дисциплине.

Кроме того, автоматизированные системы контроля сообщают руководителям, их заместителям и ведущим специалистам соответствующие (установленные программным обеспечением) данные о ходе выполнения задач, отдельных видах деятельности, обеспечении ресурсами и т.д. Обработка данных, подготовка напоминаний исполнителям о сроках выполнения решения производится в вычислительном центре.

Механические методы (средства) контроля (индикаторы, управленческие табло, графические приборы и т.п.) находят достаточно широкое применение при выполнении функций контроля. Управленческое табло представляет собой унифицированный локальный банк данных о состоянии организации, находящийся на рабочем месте руководителя. В него обычно входят мини-архивы бумажных документов, информационные карты и т.п. Объем данных и их характер предопределяют возможности и границы воздействия руководителей на деятельность организации.

Средианалитических методов контроля можно выделить проверки, наблюдения и самоконтроль.Наибольшее распространение среди них имеет метод проверки. Он используется как при внутреннем, так и при внешнем контроле во всех его видах - государственном, административном и общественном, во всех типах - линейном, функциональном, операционном и на всех стадиях - предварительной, текущей и последующей. Основным вопросом проверки является определение ее глубины, представительства.

Речь идет о том, по каким параметрам осуществлять анализ деятельности объекта контроля: по ключевым, основным или по всем показателям. Это зависит от многих факторов: от задач и целей проверки, наличия необходимых специалистов, сроков проверки и т.д.

Проверка является действенным методом контроля. Она на основе анализа фактического состояния дел дает полное представление: с одной стороны - об организации контролируемой деятельности и имеющихся здесь недостатках; с другой - о соответствии реального положения принятым нормативным актам, о правильности их выполнения. Это служит объективной предпосылкой и достоверной информацией для принятия как стратегических решений о совершенствовании организации рассматриваемой деятельности в целом, так и тактических по упорядочению выполнения отдельных операций, наведению порядка. Контроль методом проверки нельзя проводить часто, так как это отвлекает большое количество должностных лиц от выполнения непосредственных функций и вносит определенную нервозность в деятельность коллектива.

Наблюдение- достаточно эффективный, широко применяемый аналитический метод контроля. Оно является постоянной или продолжающейся длительное время (необходимое для достижения целей контроля) контрольной деятельностью. Наибольшее распространение этот метод получил как контроль за выполнением в организации принятых руководителем решений, а также решений вышестоящих органов. Это относится прежде всего к тем организациям, где нет АСУ. Наблюдение может проводиться и в процессе операционного контроля. В этом случае важно определить тип наблюдения: сплошное, по ключевым параметрам, выборочное и частное.

С точки зрения процесса управления, большое значение для выполнения принятых решений играет самоконтроль. Его основой является все то же сопоставление действительного положения дел с принятыми нормами. Однако оценка реальности производится самим исполнителем, что является достаточно весомой предпосылкой для субъективизма, а без объективного анализа фактов и обобщения на их основе результатов своих действий самоконтроля быть не может.

Необходимо отметить следующее обстоятельство. При самоконтроле подводить итоги нужно за определенный промежуток времени, который, в зависимости от характера исполнителя, содержания его работы, может колебаться от одной недели до месяца. Однако процесс самоконтроля не эпизодическая, импульсная вспышка ревизий своих действий. Это постоянно присутствующий перманентный элемент логического мышления. Самоконтроль должен осуществляться всеми работниками системы управления, независимо от занимаемой должности.

Ситуационно-логический метод занимает особое место в системе способов реализации контрольной деятельности. Во-первых, он применяется в основном непосредственно руководителями; во-вторых, является, с одной стороны следствием анализа складывающейся реальной ситуации, а с другой - результатом ситуации. Ситуационно-логический метод в большей мере применяется руководителем для контроля собственных тактических решений. Говорить о процедуре применения ситуационно-логического метода контроля трудно, практически невозможно перенять опыт его применения. Только личная практика, особенности характера, способности общения и, главное, предчувствия могут служить основой возможности использования руководителем этого метода контроля.

Рассмотренные нами методы определяют взаимосвязь управленческих действий при контроле, т.е. совокупность способов и средств контрольной деятельности. Эта совокупность и представляет собой механизм методов контроля.

Таким образом, в ходе рассмотрения второго вопроса лекции мы с вами рассмотрели три основных элемента базового механизма контроля: механизмы принципов, целей и методов контроля, их связь между собой.