Виды, функции и структура контроля

Контроль может проводиться по количественным показателям и качественным требованиям, документам и другим видам деятельности, он может осуществляться в различные периоды. Существует множество классификаций контроля, определяемых признаками, положенными в основу классификации. Мы рассмотрим только его основные виды.

Исходя из положения субъекта контроля по отношению к его объекту (их субординации, взаимоотношений) контроль делится навнутреннийи внешний.

Внешний контроль- это слежение за соблюдением организацией установленных норм их деятельности со стороны внешних, по отношению к ним, организаций.

Внешний контроля может быть двух видов: государственным и общественным. Он включает следующие группы:

контроль вышестоящей организации;

контроль государственных комитетов и ведомств (МО, Госснаба, Министерства финансов и т.д.);

контроль государственной инспекцией (Котлонадзор, Пожарная охрана, Санэпидемстанция и др.);

контроль за соблюдением законности (прокуратура, суд, арбитраж);

контроль исполнительных органов власти.

Внутренний контрольявляется органической частью системы управления организацией. Его цель состоит в выявлении фактических результатов деятельности в целом и ее отдельных направлений в соответствии с плановыми заданиями и нормами, установленными правовыми актами, а также выявлении фактических результатов выполнения задач вышестоящих органов и решений руководства организации. Субъектами внутреннего контроля выступают руководитель организации, должностные лица органов управления, профсоюзная организация. Его объектами являются деятельность органа управления и деятельность отдельных подразделений организации. Видами внутреннего контроля являются: административный контроль, общенственный контроль (самоконтроль).

В зависимости от содержания и задач оценки фактического состояния объекта выделяют три типа контроля: линейный, функциональный и операционный.

Линейный контрольосуществляется по иерархической структуре подчинения и охватывает как выполнение решений вышестоящих органов (руководителей), так и деятельность организации в целом или по направлениям. Например, командующий армией может проводить итоговую проверку подчиненных дивизий, а может проверять их по отдельным вопросам.

Функциональный контроль осуществляется соответствующими подразделениями вышестоящих органов или специальными межведомственными органами. Его объектами являются отдельные направления деятельности (финансовое, соблюдение законности, экологическое и т.д.), а предметом - выполнение норм, установленных соответствующими правовыми актами (законами, инструкциями, положениями, методическими указаниями и т.п.). Необходимо отметить, что при функциональном контроле, его объект проверяющему органу, как правило, не подчинен.

Операционный контроль- это выявление фактического состояния выполнения отдельной операции в рамках как технологии ее выполнения, так и процесса управления. Он осуществляется линейными и функциональными органами (руководителями, специалистами). Например, контроль сбора информации при подготовке к выработке решения, контроль правильности проведения ОТР и пр.

Если в качестве признака классификации использовать время или стадии выполнения операции контроля, то выделяются три вида управленческого контроля:предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный- это по своему содержанию организационный контроль, задача которого, в основном, состоит в проверке готовности организации, ее персонала, материальных и технических ресурсов, системы управления и пр. к работе.

Текущий контроль обычно существует в формах стратегического и оперативного. Стратегический имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения ее конечных целей и ведется не только по количественным, но и по качественным показателям. Процесс стратегического контроля сводится к сбору, обработке и оценке информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании достижений НТР, новых методов работы, технологий и т.п. как в организации в целом, так и в ее подразделениях.

Оперативный контроль ориентирован на текущую деятельность, в частности: соблюдение последовательности операций, норм времени на их выполнение, качество выполнения; использование вооружения и техники; соблюдение общего графика работы; наличие запасов сырья; уровень текущих затрат; расходование денежных средств.

Итоговый контроль связан с оценкой выполнения организацией своих планов и составлением новых; он предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон.

Приведенная классификация не исчерпывает все существующие типы контроля, положив в ее основу другие признаки, мы получим иные, не приведенные здесь типы контроля.

Вернемся к рассмотрению контроля как общей функции управления. В первом вопросе темы мы отметили, что функцию контроля можно рассматривать как интегральную функцию, объединяющую несколько функций, соответствующих видам управленческой деятельности и назвали их.

Остановимся на перечисленных функциях более подробно.

Сбор информации о фактических результатах деятельности организации. Для сбалансированного контроля выполнения поставленных задач необходимо иметь информацию о ходе и результатах ее решения. Организация сбора информации включает: установление желаемого результата исполнения, измерения фактического результата исполнения и выбор точек для наблюдения.

Для получения необходимой информации требуется налаживание различных комбинированных каналов обратной связи, которая позволяет установить контроль за состоянием системы, процесса и объекта управления. При организации системы информации необходимо принимать во внимание некоторые ее характеристики. К их числу относятся быстрота получения нужной информации и принятия корректирующих мер. Помимо оперативности необходима надежность полученных сведений.

Эффективность контроля значительно повышается с использованием регулярной системы организации контроля, которая возможна при наличии в организации широко развитой сети линий связи, ЭВТ и программного обеспечения. Информационная база такой системы содержит в банке данных сведения о состоянии деятельности подчиненной системы, принимаемых решениях, результатах исполнения принимаемых решений. Все необходимые сведения накапливаются в банке данных за определенные промежутки времени и служат объективным материалом для контроля деятельности подчиненной организации.

Собранная информации о фактических результатах деятельности организации обрабатывается выбранными способами и анализируется установленными методами с целью приведения ее к виду, удобному для сравнения фактических результатов деятельности организации с плановыми показателями и выявление отклонений фактических результатов деятельности от плановых показателей.

Выбор способа обработки информации о фактических результатах деятельности организации зависит от природы контролируемых факторов и типа шкалы результатов, требуемых точности и оперативности получения необходимых сведений. При этом комплексно используют как строгие количественные, так и различные качественные способы обработки (графические, графо-аналитические методы). Выбранные способы реализовываются как внемашинно, так и внутримашинно (т.е. с использованием ЭВТ). Обработанная информация анализируется, в зависимости от перечисленных выше факторов, статистическим, аналитическим методом или методом использования предикатов.

Приведенная к удобному виду информация используется для сравнения фактических результатов деятельности организации с плановыми показателями и выявления их отклонений. Выявленные отклонения анализируются с целью выявления их причин и оценки того, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения. Проведенная оценка служит основой для принятия решения о выполнении корректирующего воздействия (если в нем возникла необходимость) и разработки мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. Возможно, что проведенная оценка покажет ошибочность принятого решения или неправильного определения целей деятельности организации. В таком случае потребуется не корректировка ранее принятого решения или деятельности по его реализации, а принятие нового решения и организация его выполнения.

Выполнение функций контроля в указанной последовательности, в их взаимосвязи и взаимозависимости представляет собой функциональную организацию контроля.

Аналогично делению процесса управления на стадии или технологические функции управления, процесс контроля также имеет свои стадии.

Условимся считать стадии процесса контроля технологическими функциями контроля и рассмотрим их более подробно.

Определение желаемого результата выполнения решения руководителя. Контрольная деятельность, как и всякая управленческая деятельность всегда начинается с постановки цели. Это позволяет определить, к каким задачам нужно подготовить контрольную деятельность. Когда цель известна, необходимо выразить желаемый результат в измеряемых величинах, если это возможно (дискретных, непрерывных).

Определение желаемого результата предполагает, что будут выбраны оптимальные исходные показатели, а также величины требуемых уровней их достижения. Для выполнения решения необходимо определить объем предстоящих мероприятий, который может быть описан посредством количественных и качественных величин, объем необходимых затрат, а также требуемые ресурсы и их объем.

В процессе контроля цели разбиваются на подцели, которые становятся нормами деятельности (нормами действия). Нормы являются теми критериями, по которым оценивается действия системы управления или ход реализации принятого решения (деятельности организации). Они обычно встроены в систему информации, используемой для системы контроля, и являются составной частью отчетности. К числу основных требований, которые предъявляются к нормам деятельности, относятся следующие: обоснованность, гибкость, прогрессивность, сопоставимость и др.

Установление норм в целях контроля не заканчивается только их разработкой или созданием, необходимо также согласование этих норм с исполнителями.

Измерение желаемого результата выполнения решения руководителя.

В управлении приходится измерять качественные и количественные явления. Каждое свойство, характеризующее состояние объекта контроля, может быть измерено. Результаты измерения показывают, как функционирует организация или ее субъект управления. Это производится путем сравнения полученных данных с заранее определенными нормами.

Широко распространенное мнение, что контроль заключается только в сравнении конечных результатов с желаемыми является ошибочным. Рано или поздно конечный результат становится известным, но обычно уже бывает трудно что-либо сделать для получения желаемого результата.

Эффективный контроль основан на прогнозируемых результатах, а не на фактических. Мы должны пытаться предсказать вероятность событий и на основе прогноза совершать корректирующие действия, такие, которые позволят помочь привести будущие фактические результаты к запланированным. Контроль всегда должен быть ориентирован на перспективу, иначе он будет неполным, малополезным, а зачастую и бесполезным.

Возможность прогнозирования ожидаемых результатов основана, как правило, на нахождении одного или нескольких показателей, которые заранее сигнализируют о возможных событиях. Отклонения фактических значений этих показателей от прогнозируемых позволяют предотвратить

нежелательные последствия или вовремя вносить корректировки для того, чтобы поправить положение.

Стадия измерения не заканчивается подбором необходимых контрольных показателей на ранних этапах хода выполнения решения. Далее возникают вопросы:

Какие данные по отклонениям контрольных показателей нужно использовать?

По каким каналам связи получать и передавать информацию?

Где и в каком виде хранить контрольную информацию?

Как и в каком виде использовать контрольную информацию?

Наиболее полно и эффективно перечисленные вопросы решаются путем создания информационной системы контроля на базе применения ЭВТ.

Выбор точек для наблюдения за ходом и исходом выполнения решения руководителя. Получение контрольных данных не является самоцелью. Основной задачей системы управления является обеспечение своевременного и эффективного выполнения принятого решения. Большое количество норм функционирования и полученных для сравнения с ними данных могут подавить всю систему контроля чрезмерным потоком информации. Возникает проблема выбора ключевых точек контроля, судя по которым можно было бы контролировать состояние и поведение анализируемого объекта по определенным его характеристикам.

Органу управления необходимо вычленить ключевые (стратегические) точки, чтобы, принимая от них информацию, можно было предпринять соответствующие опережающие решения.

Контролировать все точки процесса выполнения решения руководителю нет необходимости и даже вредно. Нужно выбрать такие и столько, сколько позволяют держать под наблюдением процесс выполнения решения. Если информация от выбранных точек отклоняется от оптимальных норм, то могут быть дополнительно введены другие промежуточные стадии сбора данных. При этом необходимо соблюдать экономичность в числе обратных связей.

За ключевыми точками обычно следят тщательно, а к другим обращаются лишь при получении сигналов отклонения от нормы.

Определение уровня достижения желаемого результата. Точное установление норм функционирования и контрольных показателей для наблюдения за состоянием объекта контроля не дает еще ответа на такие вопросы:

Насколько хорошее является хорошим?

Какой уровень конечного результата является наиболее приемлемым? Установленный уровень достижения нормы функционирования является параметром контроля. Для большинства показателей исполнения параметр является обычно возможным уровнем достижения. При этом некоторые изменения этого уровня часто желательны, например, превышение норматива времени или снижение уровня затрат ниже параметра.

Параметры контроля необходимы для каждого показателя так же, как приемлемый параметр - для каждой характеристики желаемого результата. Установление параметров контроля дает органам управления возможность приспособить механизм учета к данной анализируемой информации.

Гибкость контроля может обеспечиваться путем регулирования параметров контроля.

Оценка фактического и ожидаемого результата выполнения решения руководителя. Эта функция имеет некоторые отличия от предыдущих функций процесса контроля. Хотя она и основана на общих методах анализа и оценки информации, но требует значительного приближения к процессу выполнения решения, поскольку на этой стадии происходит не только оценка контрольной ситуации, но и подготовка альтернативных решений для выполнения корректирующего действия.

Первой задачей при оценке фактического и ожидаемого результата является точное установление потоков информации, в частности, кому направлять или кому получать контрольные отчеты. Информация должна поступать к тому должностному лицу, который своими усилиями может оказать воздействие на конечный результат деятельности организации. В большинстве случаев такой руководитель, получив информацию, сможет предпринять корректирующее действие для приведения в соответствие ожидаемых результатов с предусмотренными нормами функционирования.

Не менее важной проблемой функции оценки фактического и ожидаемого результата является вопрос о качестве получаемой контрольной информации. Это качество можно охарактеризовать не только с точки зрения оперативности ее получения, что уже отмечалось выше, но для осуществления эффективного управления и контроля необходимы и такие ее характеристики, как точность, достаточность, избыточность, регулярность, полезность и т.д.

Выполнение корректирующего воздействия. Когда результаты контроля показывают какие-либо отклонения от нормативных значений, то органы управления и контроля сразу же должны вскрывать причины погрешностей, предлагать альтернативные варианты преодоления и, наконец, вырабатывать корректирующее воздействие.

Такой является технологическая организация контроля.

Этот процесс контроля отображает состояние его в элементарной контрольной ситуации, где проводится всего одна операция. При этом нам важно, чтобы эта операция была завершена к установленному сроку и точно в соответствии с планом. Процесс коррекции осуществляется не после окончания операции, а в ходе ее. На рисунке показан только один цикл контроля. Фактически их столько, сколько нужно для получения желаемого результата в определенный период.

Установление желаемого результата выполнения решения, измерение ожидаемого результата и выбор точек для наблюдения за ходом и исходом выполнения решения руководителя осуществляются на стадии выработки управленческого решения.

Определение уровня достижения желаемого результата осуществляется на стадии планирования выполнения принятого решения.

Оценка фактического и ожидаемого результата выполнения решения руководителя и выполнение корректирующего воздействия осуществляется на стадии организации выполнения принятого решения.

Установление норм функционирования находится в "двойном подчинении": с одной стороны - эти нормы устанавливаются в плане, с другой они непосредственно не являются контрольными нормами, в плане очень много различных норм и нет необходимости следить за всеми. Выбираются только основные, определяющие деятельность организации нормы, и наблюдение за ними устанавливается в критических точках.

Схема предусматривает осуществление контроля руководителями, наделенными правом принимать корректирующие решения в данной ситуации, поэтому стадия корректирующего действия включена в сферу контроля.

Роль технологической структуры контроля в управленческом цикле состоит в том, что она позволяет в процессе управления обеспечить единство решения руководителя и его исполнения, успешное решение поставленных задач, а также предупредить возможные ошибки и недоработки.