Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные денежные суммы на предстоящие административно – хозяйственные и командировочные расходы.

На предприятии приказом руководителя утверждается список лиц направляемых в командировку с указанием места и сроков командировки, а также список лиц имеющих право получать в кассе наличные денежные средства в подотчет для хозяйственных нужд.

Расходование средств на хозяйственные нужды должны предусматриваться сметой предприятия.

Сумма аванса на командировочные расходы определяется: стоимость проезда в оба конца, суточные, расходы на найм жилого помещения.

При загранкомандировках дополнительно учитываются, расходы на оформление документов (загран. паспорта, визы).

За время командировки за работником сохраняется зарплата по среднему заработку.

В командировку может быть направлен только работник предприятия.

Не могут направляться в командировку беременные женщины и работники в возрасте до 18 лет (ТК РФ 259,268). Допускается направлять в командировку при наличии письменного согласия работника: женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет; работников, имеющих детей инвалидов в возрасте до 18 лет; работника, осуществляющего уход за больным членом семьи. Срок командировки на территории РФ не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки за рубеж не установлен, но если командировка свыше 60 календарных дней, то с 61 дня должна оплачиваться в размерах предусмотренных для оплаты труда работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государств, где находятся загранучреждения (постановление №1261, 1993 г.).

На каждого работника оформляется командировочное удостоверение. Оно может не оформляться при загранкомандировках. Его заменяет копия из загран. паспорта отметок о пересечении контрольно – пограничных пунктов РФ.

При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Выдача денег в подотчет оформляется расходным кассовым ордером (или ведомостью) на основании заявления.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», счет активно – пассивный.

По дебету счета отражаются суммы, выданные в подотчет или в возмещение произведенных расходов.

По кредиту счета отражаются утвержденные суммы расходов на хозяйственные нужды, по командировке, суммы возвращенные в кассу или удержанные из зарплаты неиспользованного и несданного аванса.

Сальдо дебетовое – задолженность подотчетного лица.

Сальдо кредитовое – задолженность предприятий подотчетному лицу.

Не позднее трех дней после возвращения из командировки, подотчетное лицо должно отчитаться о произведенных расходах, при загранкомандировках – десяти дней; сдать в бухгалтерию авансовый отчет с оправдательными документами. Работодатель обязан возместить направленному в командировку по РФ работнику:

- расходы по проезду междугородним транспортом;

- расходы по найму жилого помещения;

- суточные;

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

При загранкомандировках:

- расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- расходы по найму жилого помещения;

- суточные;

- расходы по провозу багажа (до 30 кг.);

- расходы на получение загран. паспорта, виз, за прописку паспорта;

- комиссионные, удержанные при обмене чека в банке, на иностранную валюту.

После получения от подотчетного лица авансового отчета, бухгалтер проверяет обоснованность произведенных расходов, после утверждения их руководителям отражает в учет.

При проверке обоснованности расходов бухгалтер должен руководствоваться правилами, установленными инструкцией 62:

- проездные билеты оплачиваются по фактической стоимости предъявленного билета.

При утере проездного билета, проезд оплачивается по заявлению, подписанному руководителем. Суммы возмещения проезда в данном случае не принимаются к учету в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, не облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование.

Данные суммы учитываются при расчете налога на доходы физического лица и страховых взносов на социальное страхование от несчастных случаев на производстве.

- услуги местного городского транспорта оплачиваются за счет суточных;

- число суток нахождения в командировке определяется: день отъезда + дни в командировке + день приезда;

Государством устанавливается норма суточных для бюджетных организаций. Коммерческие предприятия нормы суточных устанавливают самостоятельно.

При заграничных командировках, размер суточных зависит от страны пребывания. Суточные при загранкомандировках рассчитываются следующим образом: при проезде по территории РФ по норме суточных при командировках по РФ, при проезде и пребывании на иностранной территории по нормам суточных страны пребывания.

Со дня пересечения государственной границы РФ при выезде – по норме, установленной при загранкомандировках в зависимости от страны пребывания, а со дня пересечения государственной границы РФ при въезде в РФ – по норме суточных при командировках по территории РФ. Возмещение расходов по найму жилья производится только при наличии документа.

В тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы.

Наличная валюта выдается организации банком, на основании заявки, но не ранее чем за 10 дней до даты выезда в служебную командировку.

Утвержденные расходы подлежат отражению в учете.

НДС, уплаченный за услуги по проезду к месту служебной командировки и обратно, за услуги за пользование в поездах постельными принадлежностями, за услуги по найму жилья, выделенный в документах отражается в учете Д19 К71, остальная сумма утвержденных расходов списывается Д08, 10 К71 или Д26, 44, К71, в зависимости от цели командировки.

При получении авансовых сумм на хозяйственные нужды, подотчетное лицо в установленные сроки должно отчитаться о производственных расходах, сдать авансовый отчет с оправдательными документами.

Утвержденные суммы расходов отражаются в учете по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом счетов в зависимости от произведенных расходов.

Д10 К71 приобретены ТМЦ

Д60 К71 расчеты с поставщиками

При командировке работника за границу ему может выдаваться аванс в валюте страны пребывания, дорожные чеки Д71 К50, 50-3. Если за время командировки изменяется курс иностранной валюты, то определяется курсовая разница.

Д71 К91-1 положительная курсовая разница

Д91-2 К71 отрицательная курсовая разница.

Аналитический и синтетический учет ведется в журнале - ордере 7 (аналитический по каждой подотчетной сумме).

Ст 264 НК РФ установлен перечень услуг, включаемых в состав расходов на командировки при исчислении налога на прибыль:

- проезд работника к месту командировки и обратно;

- наем жилого помещения + дополнительные услуги гостиниц кроме расходов на обслуживание в барах, ресторанах, в номере, за пользование рекреационно – оздоровительными объектами;

- суточные в пределах норм;

- оформление виз, паспортов, приглашений;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право прохода, въезда и другие аналогичные платежи.