Учёт кассовых операций

Кассовыми операциями называются хозяйственные операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия.

При ведении кассовых операций предприятие должно руководствоваться «Порядком ведения кассовых операций в РФ» - инструкция ЦБ РФ от 04.10.93 № 18.

Касса – это структурное подразделение предприятия, предназначенное для приема, хранения и выдачи наличных денежных средств. В кассе предприятия могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы, и бланки строгой отчетности.

Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за со­хранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о на­значении кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с пра­вилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности.

Ответственностьза соблюдение кассовой дисциплины возлагается на руководителя, главного бухгалтера и кассира.

Кассир не может передоверить, кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены обязанности касси­ра возлагаются на другого работника, с которым, заклю­чают договор о полной материальной ответственности.

Денежные расчеты при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории РФ, производятся всеми предприятиями с обязательным применением применении контрольно-кассовых машин, согласно Федерального Закона РФ от 22.05.03 г. №54-ФЗ «О применении расчетно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платёжных карт».

Поступление денежных средств осуществляется: с расчетного счета в банке (заработная плата, пособия, хозяйственные расходы и т.д.); с платежей наличными за реализованные товарно-материальные ценности; возврат ранее выданных сумм.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

Наличные деньги, полученные кассой, расходуются на выплату заработной платы и других платежей работникам, выдаются на хозяйственные и другие расходы или вносятся на счета в банках.

Согласно действующему законодательству предприятия вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятия. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно по всем предприятиям имеющих кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по установленной форме.

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.

Суть лимитирования хранения денежных средств состоит в том, что остаток денег в кассе на конец дня (конечное сальдо по счету №50 «Касса» за день) не должен превышать установленного лимита остатка. Обороты же по счету №50 за день могут превышать установленный лимит.

Сдача сверхлимитных денежных средств может производиться:

- непосредственно в кассу учреждения банка;

- на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные службы, имеющие лицензию ЦБ РФ на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.

В отдельных случаях предприятия имеют право хранить в своих кассах и сверхлимитные денежные средства.

В таких случаях предприятиям необходимо соблюдать следующие условия:

- данные сверхлимитные средства быть предназначены для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий;

- срок наличия сверхлимитных средств в кассе не должен превышать 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – до 5-ти дней);

- указанные сверхлимитные остатки должны быть получены в обслуживающем предприятие банковском учреждении, а не накоплены за счет выручки, поступающей в его кассу.

Во всех случаях при расходовании наличных денег предприятиям необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами – 60 тыс. рублей по одной сделке (указание Центрального банка РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У).

Пример:

Если организация заплатит поставщику наличными по одному договору 60 001 руб. (при лимите расчетов 60 000 руб.), её могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а руководителя - на сумму от 4 000 до 5 000 руб.

Если же сумма, превышающую 60 000 руб., будет внесена в кассу поставщика не по одному, а по двум разным договорам (например, по одному договору 60 000 руб., а по второму - 1 руб.), никакого нарушения не будет.

Кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами.

Прием наличных денег в кассе предприятия производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1). В подтверждение приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру с подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером.

Кроме того, в главную поступает выручка от торговой точки. В этом случае также оформляется приходный кассовый ордер.

Выдача наличных денег из кассы предприятия произво­дится по расходным кассовым ордерам (форма КО-2) или оформленным надлежащим образом другим документам: платежным ведо­мостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др. с наложени­ем на этих документах штампа с реквизитами расходного кас­сового ордера и подписями руководителя организации и глав­ного бухгалтера или лица, на то уполномоченного.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру одному человеку кассир требует предъявить документ, который удостоверяет личность получателя.

Кассир может выдать деньги или лицу, которое указано в расходном кассовом ордере, или другому человеку по доверенности. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

По платёжной или расчетно-платёжной ведомостям производится выдача заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий, а также оплачиваются больничные листы, выдаются отпускные и депонированные суммы. Расходный кассовый ордер на каждого получателя в этом случае не составляется. Он выписывается на всю выданную сумму.

Все приходные и расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, имеют регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации.

Форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Для учета кассовых операций предусмотрен активный счет 50 «Касса».

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

Счет 50 может иметь дебетовое сальдо, означающее остаток наличных денежных средств в кассе.