Учёт расчётов с подотчётными лицами, дебиторами и кредиторами

Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам:

- на командировочные расходы;

- на хозяйственные нужды;

- на оплату представительских расходов.

Размер аванса, выдаваемого подотчетному лицу, определяется заданием (что купить или оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, виды транспорта, продолжительность командировки). Руководитель предприятия разрешает, бухгалтерия составляет расходный кассовый ордер, по которому и выдаются денежные средства. Организация сама устанавливает размер суточных, выплачиваемых работникам за нахождение в командировке. Эта сумма не должна быть меньше установленного законодательством минимального размера - 100 руб. Об израсходованных суммах подотчетное лицо обязано отчитаться путем составления и сдачи в бухгалтерию авансового отчета (ф. АО-1). Срок предоставления отчета - не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства или со дня возвращения из командировки. К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы (товарные чеки, проездные билеты, квитанции и др.), командировочное удостоверение. Авансовый отчет утверждает руководитель организации.

Для обобщения информации о расчетах с работниками предприятия по суммам, выданным под отчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому работнику.

По Дебету 71 в корреспонденции с Кредитом счета 50 отражается выдача денежных средств подотчетному лицу.

По Кредиту 71 отражается погашение задолженности подотчетного лица перед предприятием на основании утвержденного авансового отчета:

- оприходование материальных ценностей, приобретенных подотчетным лицом: Д 08,10,41;

- командировочные расходы: Д 20,25,26 и др.;

Для учета различных расчетных отношений с другими предприятиями, организациями, отдельными лицами используют активно-пассивный счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое «лимит кассовой наличности» и кто его устанавливает?

2. У кого должны храниться ключи от сейфа и помещения кассы?

3. Можно ли совмещать должности бухгалтера и кассира?

4. Каким документом оформляют сдачу наличных денег в банк?

5. Что представляет собой выписка с расчётного счёта банка?

6. Всем ли работникам могут быть выданы деньги под отчет?

7. Есть ли ограничения по расчетам наличными между юридически­ми лицами?

8. Может ли работник, не отчитавшись по предыдущему авансу, сно­ва получить деньги под отчет?

9. В какой срок должен отчитаться работник по полученному под отчет авансу?

Тесты для самостоятельного контроля:

1. Приём наличных денег кассами организаций оформляется:

а) приходным кассовым ордером и выпиской из кассовой книги;

б) приходным кассовым ордером;

в) расходным кассовым ордером.