Задачи и функции службы делопроизводства

Основной целью службы делопроизводства независимо от ее названия является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Служба делопроизводства обеспечивает весь комплекс работ по информационному и документационному обслуживанию управленческой деятельности.

Достижение этой цели обеспечивается решением следующих задач:

– совершенствования форм и методов работы с документами;

– обеспечения единого порядка документирования, организация работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственных архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

– сокращения документооборота;

– разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства определяются исходя из цели и задач ее деятельности и предусматривают полный объем работы, которая выполняется службой. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены, в основном, традиционные технологические функции:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6. Осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.

8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

13. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16.Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

Этот набор функций следует отнести к типовым, они должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности - от секретаря до управления делами. К перечисленным функциям в настоящее время добавляются новые, не свойственные ранее делопроизводственной службе: внедрение автоматизированных технологий работы с документами, контроль за эксплуатацией технических средств, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации).