Нормативно- методическое регулирование делопроизводства.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в России осуществляют архивные органы, которые несут ответственность за комплектование Государственного архивного фонда и осуществляют его хранение. Документы за период своей “жизни” проходят разные стадии, на государственное хранение отбираются только наиболее ценные из них, спустя длительный срок после использования их в оперативной работе. Хранение документов начинается в делопроизводстве, которое взаимосвязано с архивом и должно быть организовано по единым правилам.

В числе разработок органов руководства архивным делом наиболее значимой является создание государственной системы делопроизводства. К основным общегосударственным нормативно-методическим документам по организации делопроизводства относится Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)[10], которая разработана в развитие и взамен Единой государственной системы делопроизводства. Основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. В Основных положениях ГСДОУ определяются задачи и функции служб документационного обеспечения в организациях (учреждениях), их примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; подготовка документов для сдачи в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Основные положения ГСДОУ разработаны более десяти лет назад, и в силу этого ряд норм устарел. В 1990-е гг. дважды издавался нормативный документ локального действия[11] – типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств.

В настоящее время действует инструкция, разработанная в 2000 г., зарегистрированная в Министерстве юстиции Российской Федерации. Она описывает общий порядок подготовки и оформления документов, особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола и др. В инструкции изложены требования к процедуре регистрации документов, построению информационно-поисковых систем по документам, описана организация и технология контроля за сроками исполнения документов, требования к организации оперативного хранения дел, порядок составления и работы с номенклатурой дел, правила формирования дел, порядок проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей и передача их на архивное хранение. В приложении приведены формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практически все технологические операции делопроизводства. Кроме того, в инструкции регламентируется порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи, устанавливаются размеры шрифтов и интервалов, используемых при печати документов, другие требования к размещению реквизитов документов, ранее не включенные ни в один из действовавших на тот момент нормативных документов.

Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее при создании системы делопроизводства конкретной организации в качестве нормативной основы.

Методика и технология хранения документов как в делопроизводстве, так и в архиве разработаны также архивными органами. Основные правила работы ведомственных архивов являются нормативно-методическим документом[12], определившим правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В первой части этого нормативного документа (разделы 2-4) изложена методика хранения документов в делопроизводстве. Эти разделы адресованы делопроизводственным службам, и в них описаны:

-требования к номенклатурам дел, их виды, определен порядок их составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

-правила формирования дел в делопроизводстве;

-организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

-подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

-порядок выделения документов к уничтожению;

-оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

В Основные правила включены формы документов (номенклатура дел, опись и др.), которыми регламентируется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет. Эти формы унифицированы, содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства.

Вторая часть правил (разделы 5-14) содержит методику работы с документами в архиве организации.

Важное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основным нормативным документом, на основе которого определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения[13], среди которых различают типовые и ведомственные. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они являются нормативным документом общего действия. Ведомственные перечни создаются по инициативе отдельных ведомств, в основном в тех случаях, когда ведомственная система документации содержит большое количество специфичных документов. При наличии ведомственного перечня делопроизводственные и архивные службы используют его в своей работе. Остальные организации при определении сроков хранения пользуются типовым перечнем. В него включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых различными учреждениями в процессе своей деятельности. Этот нормативный документ предназначен для охраны, организации и пополнения Государственного архивного фонда Российской Федерации. Делопроизводственные службы используют перечень для подготовки номенклатуры дел, он является пособием при определении сроков хранения документов при их отборе на хранение и уничтожение, т. е. проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Существующие требования к составу управленческой документации, правилам их подготовки и оформления закреплены в разработках Госстандарта России, отражающих результаты унификации и стандартизации управленческой документации. Работы в этом направлении ведутся в нашей стране с конца 1960-х гг. Унификация и стандартизация документов является основным методом совершенствования содержания и формы документа.

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в т.ч. документов) к Единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов. В государственной системе стандартизации содержится следующее определение унификации: выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров[14].

Стандартизация определяется как процесс установления и применения стандартов. Стандарт – это нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утвержденный компетентным органом. Стандартизация документов может считаться высшей ступенью их унификации, приданием ее результатам статуса обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения.

Стандартизация и унификация документов в нашей стране имеет большую историю и достаточно существенные результаты. Унифицированные системы документации (УСД) состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности. Стандартизация затрагивает не только бумажные документы, но и создание и эксплуатацию компьютерных систем и технологий.

Стандартизация проводится не только на национальном, но и на международном уровне. Широкое распространение в мире получили стандарты Международной организации по стандартизации (ИСО), которая является федерацией национальных органов стандартизации. Разработкой стандартов в ИСО заняты Технические комитеты (ТК). Стандарты на документы и информацию в области управления, торговли и промышленности разрабатывает ТК 154, в области банковского дела – ТК 68, воспроизведения документов – ТК 171. Разработаны международные стандарты на требования к конвертам, написанию адреса, форматам бумаги, бланкам писем, правилам печати текстов, проставлению дат и др. Вместе с тем ТК 154 занимается также стандартизацией информационных элементов, включаемых в документы. Например, ИСО созданы рекомендации по разработке, внедрению и использованию стандартов напредставление данных, обрабатываемых с помощью ЭВМ. Эти стандарты используются для обмена информацией между различными организациями, участвующими в торговле, при условии машинного обмена информацией. Таким образом, в международном масштабе стандартизация технических и конструкционных параметров документов и их информационных элементов является одним из важнейших аспектов управления документами.

При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов, такая форма рациональна по компоновке и расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления.

Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить механизм прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации. В среднем количество документов при унификации сокращается в 4-5 раз.

Одновременно с продолжением работ по унификации и стандартизации велись работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации. Созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[15], который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках. К числу унифицированных управленческих документов относятся следующие.

Унифицированная система банковской документации:

- платежная документация по безналичным расчетам через банки;

- документация по кредитным операциям банков;

- документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

- документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

- выходная документация банков;

- документация по безналичным расчетам через банки – внутрибанковские формы документов;

- документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков – внутрибанковские формы документов;

- документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) – внутрибанковские формы документов;

- выходная документация банков – внутрибанковские формы документов;

- документация по денежному обращению – внутрибанковские формы документов;

- бухгалтерская документация – внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

- финансовая документация;

- отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

- учетная бухгалтерская документация.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

- документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

- документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

- документация по статистике труда;

- документация по статистике материальных ресурсов;

- документация по статистике финансов;

- документация по социальной статистике;

- документация по статистике промышленности;

- документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

- документация по статистике капитального строительства;

- документация по статистике внешнеэкономических связей;

- документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

- документация по статистике транспорта и связи; – документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

- отчетная бухгалтерская документация;

- регистры бухгалтерского учета;

- первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду:

- документация по состоянию рынка труда;

- документация по трудовым отношениям;

- документация по повышению квалификации работников органов по труду;

- документация по охране труда;

- документация по минимальным потребительским бюджетам;

- документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

- документация по учету и распределению средств;

- документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации:

- оперативно-коммерческая документация;

- товаросопроводительная документация;

- документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

- транспортная внешнеторговая документация;

- экспедиторская внешнеторговая документация.

Особое значение для делопроизводственной службы имеет унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД),с большинством Документов которой работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления Деятельности организации и ее организационно-правовой формы. В состав УСОРД входит:

- документация по созданию организации, предприятия;

- документация по реорганизации организации, предприятия;

- документация по ликвидации организации, предприятия;

- документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

- документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

- документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

- документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

- документация по приему на работу;

- документация по увольнению с работы;

- документация по оформлению отпусков;

- документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению[16].

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел три редакции, в настоящее время находится на пересмотре, но именно в этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Кроме унифицированных форм и унифицированных систем документации, Госстандарт России в разное время утвердил еще ряд государственных стандартов, обязательных к применению в делопроизводстве.

ГОСТ 17914-72[17] разработан с целью установления требований к оформлению обложки дел постоянного и длительных сроков хранения, его положения используются при подготовке документов к сдаче в архив.

ГОСТ Р 51141-98[18] содержит термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения. Использование стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в т.ч. при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству.

Более полувека действует ГОСТ 9327-60[19], который установил стандартные форматы для производства бумаги, изготовления изделий из нее (папки, конверты и т. п.), подготовки документов. В управленческой практике в нашей стране основным форматом является формат А4 (210 мм х 297мм). Международной организацией по стандартизации (ISO)[20] разработан международный стандарт на писчую бумагу, которым формат А4 также установлен как основной.

К нормативным документам, необходимым в практической работе делопроизводственной службы, принадлежат разработки Минтруда России, в которых закрепляются требования к организации труда делопроизводственной службы. Среди них надо выделить прежде всего Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих,[21] который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям. Справочник утвержден Министерством труда РФ, сфера его действия распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. Прямое назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в т. ч. работниками делопроизводственных служб. Справочник закрепляет наименование должностей в этой отрасли по соответствующим категориям персонала (руководители, специалисты и технические исполнители) и их квалификационные характеристики.

Минтрудом России разработан и такой нормативный документ, как Тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих[22], назначение которого состоит в обеспечении рационального разделения труда и единства определения должностных обязанностей служащих, а также дифференциации в уровне оплаты труда этих работников на основе Единой тарифной сетки.

Тарифно-квалификационные характеристики и Квалификационный справочник являются основой для разработки должностных инструкций.

К числу нормативных документов в области делопроизводства относится и ряд разработок Центрального бюро нормативов по труду Министерства труда РФ, в которых установлены нормы времени на выполнение машинописных, копировальных работ, на операции регистрации, справочной работы, контроля за сроками исполнения документов, обработки поступающих и отправляемых документов[23], т. е. тех работ, которые ежедневно выполняются любой делопроизводственной службой. Нормы времени установлены как для традиционной (ручной) технологии делопроизводства, так и для автоматизированной[24]. В последний норматив включен рад разделов, связанных с секретарским обслуживанием, в числе которых работы по приему посетителей, организации и ведению телефонных переговоров, подготовке и проведению заседаний, т. е. виды секретарской работы, относимые к так называемому бездокументному обслуживанию. Следует отметить, что в нормативах не только называются виды работ и их содержание, но и устанавливается последовательность их выполнения. Кроме того, в нормативах времени на делопроизводственные работы нашли отражение и вопросы организации труда – режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест делопроизводственных работников, санитарные нормы. Нормы времени являются незаменимым документом для руководителей делопроизводственной службы, т. к. позволяют решить многие проблемы, возникающие при организации ее работы.

Таким образом, существующая нормативно-правовая база современного делопроизводства представлена множеством нормативных и нормативно-методических документов федерального и ведомственного уровня, разработками Росархива, Минтруда России, Госстандарта России. Одни из названных документов полностью посвящены организации и технологии делопроизводства, другие затрагивают процессы создания и оформления документов, устанавливают их виды или порядок хранения, организацию труда. Для работников делопроизводственных служб документы нормативной базы являются основой создания локальной системы делопроизводства (организации, предприятия, фирмы).

Именно в этом состоит основная задача любой делопроизводственной службы – установить и поддерживать в организации единый порядок документирования и оптимальную систему работы с документами. На основе действующей нормативно-методической базы создаются такие индивидуальные организационные документы, как положение о канцелярии (службе ДОУ), должностные инструкции ее сотрудников, инструкции по делопроизводству, которые определяют параметры конкретной системы делопроизводства. Необходимым профессиональным требованием, предъявляемым к работнику современной делопроизводственной службы, является доскональное знание действующих нормативно-методических документов, умение в них ориентироваться и постоянно быть в курсе последних изменений.

Лекция 2: Служба документационного обеспечения управления предприятия. Её назначение, задачи, структура и состав.