Должностной и численный состав службы делопроизводства.

Работа с документами в любой организации поручается специализированному структурному подразделению, которое может носить название "управление делами", "общий отдел", "канцелярия" и др. В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации.

Эффективность деятельности делопроизводственной службы зависти от множества факторов: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности современной организационной, компьютерной техникой, средствами связи, условиями труда. Помимо этого, при создании делопроизводственной службы должны быть решены и правовые вопросы ее деятельности: статус, права, функции, ответственность делопроизводственной службы. Эти вопросы решаются в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами и с учетом специфики работы самой организации.

При организации самой службы должна быть разработана ее оптимальная для конкретного управленческого аппарата структура, регламентированы разнообразные и сложные связи между ее участками и тем самым созданы условия для разделения труда делопроизводственного персонала и для его специализации.

Кроме того, при создании службы делопроизводства неизбежно встают вопросы:

- выбора оптимальной организационной формы работы с документами;

- определения должностного и численного состава службы делопроизводства;

- регламентации задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы;

- разработки и закрепления порядка документирования и работы с документами, т. е. оптимальной технологии работы с документами.

Организационные формы работы с документами

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При использовании централизованной формы все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярия, общий отдел) или одного сотрудника (секретарь учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, т.к. позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, обеспечить единство организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы, при которой каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, где автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для тех организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. Она предусматривает создание центральной службы делопроизводства организации и наличие в каждом структурном подразделении ответственного за делопроизводство (секретарь отдела, делопроизводитель). При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а каждое структурное подразделение ведет работу с теми документами, которые поступают на исполнение или создаются по инициативе самого подразделения. Обычно это создание (печать) текста документа, их систематизация, хранение дел, их предархивная обработка.

При смешанной форме встречается организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов, контроль за их исполнением) осуществляется для одних массивов документов централизованнно (в канцелярии), а для других – децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы выполняется по критерию адресования: если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения – в этом подразделении.

В проблеме создания и организации службы делопроизводства вопрос о выборе организационной формы является одним из самых сложных.

В каждом конкретном случае он решается самой службой делопроизводства и руководством учреждения. Решение вопроса обычно связано с первоначальной организацией службы делопроизводства или с ее коренной реорганизацией. В зависимости от изменений, которые осуществляются в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), модернизацией технологии обработки документов, происходят и изменения степени централизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.