Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства определяет состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

В нормативно-методических документах общего действия названия служб делопроизводства регламентированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ создаются в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений.

Секретариат (в составе которого приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро) – структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе заняты помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Такое же название в некоторых организациях носит вся служба делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

- подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

- организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

- бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т. п.);

- инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра.

Отдел рационализации делопроизводства – центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. К его функциям относятся:

- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

- разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм, памяток и др.);

- разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

- разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);

- организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

В состав Управления делами обычно входит канцелярия, в работе которой выделяют следующие участки: экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный цент обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

Канцелярия создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают подразделения (отделы, секторы, группы) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), а также копировально-множительное бюро и архив.

Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

- прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

- доставку документов в структурные подразделения;

- обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

- количественный учет поступающих и отправляемых документов.

Подразделение по учету и регистрации документов отвечает:

- за регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

- формирование и ведение справочно-информационного массива;

- контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (на предмет визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т. д.).

Группа контроля (может носить название "бюро", "отдел", "инспекция") осуществляет:

- контроль за сроками исполнения документов;

- контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

- анализ исполнительской дисциплины;

- информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т. п.) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:

- подготовка обращений к рассмотрению руководством;

- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

- извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

- формирование и хранение дел с документами по обращениям;

- анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

- организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

За машинописными бюро (центры подготовки документов), как правило, закрепляют следующие виды работ:

- перепечатку документов с черновиков;

- считку и правку текстов документов;

- учет выполняемой работы.

Копировально-множительные бюро создаются там, где выполняются работы, связанные с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Такие бюро заняты:

- копированием текстов;

- тиражированием текстов документов;

- подготовкой рекламной продукции, буклетов, брошюр и т. п.

Архив организации (ведомственный архив) осуществляет следующие функции:

- прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

- учет, систематизация, хранение и организация использования документов;

- контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

- подготовка дел к передаче на государственное хранение.

ОБЩИЙ ОТДЕЛ является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, но, кроме того, структура общего отдела состоит из таких подразделений, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается в органах местного самоуправления, в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

- подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

- анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

- организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

- прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

СЕКРЕТАРЬ УЧРЕЖДЕНИЯ (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Что касается негосударственных организаций, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.