Должностной и численный состав службы делопроизводства

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. В соответствии с этим нормативным документом по характеру труда работники службы делопроизводства относятся к трем категориям: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. К ним отнесены: заведующий службой делопроизводства (т. е. управляющий делами, заведующий канцелярией, заведующий общим отделом), заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, центром подготовки документов, копировального бюро, и т. д. Название должности "начальник" или "заведующий" указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены: документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Существует возможность устанавливать должность старшего специалиста, при этом соотношение между старшими специалистами и специалистами составляет пропорцию 2:1. В последнее время слово "специалист" стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители – экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

В каждой организации должностной и численный состав делопроизводственной службы устанавливается Штатным расписанием. При этом количество штатных единиц определяется исходя из возможностей организации. Специалисты неоднократно отмечали, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую осуществляется произвольно, исходя из реальных возможностей, сложившихся на сегодняшний день. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой – необоснованное сокращение. В последнем случае это сразу сказывается на оперативности работы управленческого аппарата, т. к. специалисты начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.

Реальный объем работы делопроизводственной службы зависит прежде всего от объема документооборота и, конечно, от степени автоматизации процессов обработки документов. Исходя из этого были разработаны две методики для расчета численности работников службы делопроизводства.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства. При этом численность делопроизводственного персонала определяется по формуле:

Ч = 0,00016 х Д (в степени 0,98) х Р (в степени 0,1),

где Ч - численность работников делопроизводства;

0,00016 - постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИтруда опытным путем);

Д - объем документооборота;

Р - численность работников аппарата управления.

Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства исходя из трудозатрат на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами.

Межотраслевые нормативные документы по нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы.

В этом случае расчет численности выполняется по формуле:

численность = Тн + Тн.н.\ Фп.в.

где Тн – трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента =1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т. п.);

Тн.н. – трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем и составляет 114,2 чел./час.);

Фп.в. - годовой фонд рабочего времени (фонд полезного времени), составляет 1910 часов.

Согласно разработкам НИИтруда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств 12—15%, для промышленных предприятий 0,5% от общего числа работающих.

Лекция 3: Виды документов и их классификация.