Общая характеристика терминосистемы документоведения.
Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ). Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ, зафиксированная в государственном стандарте - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» первоначально обозначал вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, делопроизводством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение дел (вопросов). Термин «дело» в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, стал употребляться позже.
Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую, составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информационное обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и т. п.
Делопроизводство (ДОУ) предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях
Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа — изображение документа на экране монитора.
При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях — документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ).
В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов.
При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы, при использовании звукозаписывающей техники — фоно- (или звуковые) документы, при применении кино- или видеотехники — кинодокументы, с помощью компьютерной техники — письменные документы на бумажном носителе и видеограммы, а также документы на машинных носителях.
Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага; наряду с ней широко используются и новые носители — магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего30), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения; так и в целом в стране.
В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.
Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.
Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей; это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Именно управленческие документы, обеспечивают управляемость объектов в рамках как государства, так и отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:
- плановая документация;
- организационно-правовая документация;
- распорядительная документация;
- информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
- отчетная документация;
- договорная документация;
- документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
- документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и
отчетность);
- документация по материально-техническому обеспечению;
- документация подокументационному и информационному обеспечению деятельности учреждения;
- документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия (на производственном предприятии это производственная документация, в лечебном учреждении — система медицинской документации, в вузе — система документации по высшему образованию и т. д.).
Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.
Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами — это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.
Документооборот организации — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др.
Одна из важнейших функций в организации работы с документами - учет документов, который обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.
Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
Рассмотренные термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, документооборот и др., — обозначают основные понятия научной дисциплины. Наряду с рассмотренными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучаемой предметной области.
Дата добавления: 2016-06-02; просмотров: 1890;