Основные признаки и функции документа.

Документ – это информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, упаковки и пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) установленных в законодательных актах Российской Федерации норм и включенных в нормативно-методические разработки общего действия требований.

Кроме того, правила составления и оформления управленческих документов закрепляются в общегосударственных нормативно-технических документах – государственных стандартах.

Государственные стандарты служат основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В этих документах закрепляют конкретные правила документирования, к которым относятся:

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процессах работы с документами;

- состав применяемых в аппарате управленческих документов;

- компетенцию руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

- обеспечение юридической силы документа;

- создание условий для оперативного исполнения документов;

- возможность оперативного поиска документов (т. е. применение их в справочных целях).

Юридическая сила документа–это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

- издавать документы только в пределах своей компетенции;

- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

ГОСТ 6.10.5-87 установил обязательный состав реквизитов документов, который обеспечивает их применение в управленческой деятельности: автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы), дата создания документа, регистрационный индекс, текст (содержание), подпись. Это минимальный набор реквизитов документа, отсутствие одного из них лишает документ юридической силы.

Государственные нормативно-технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения. Рациональная компоновка реквизитов на документах позволяет максимально увеличить "полезную" площадь – место для размещения текста, основного реквизита документа.

Среди разнообразных систем управленческой документации, служащих для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, т. к. документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, различных направлений деятельности и форм собственности. В состав системы организационно-распорядительной документации включены следующие группы документов: распорядительные (постановление, распоряжение, решение, приказ), организационные (положения, должностные инструкции, инструкции) и информационно-справочные (письма, докладные и объяснительные записки, заявления, акты, телеграммы, телефонограммы, протоколы).

Юридическая сила различных документов оформляется различным набором реквизитов. Так, заявление должно содержать указание вида документа (заявление), текст (предмет или причина составления заявления), дату и собственноручную подпись заявителя. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный индекс, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные элементы, но и гриф утверждения, заверенный печатью.

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы в соответствии с законом, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении ряда условий.

Функции документа

1.Функция документирования процессов, событий, действий и фактов (главная). В первую очередь – документирование создания предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

2.Отчетно-контрольная функция. Ряд документов предприятие обязано представлять в государственные и местные органы управления, предъявлять их при контрольных проверках ревизорам, а при комплексных ревизиях – аудиторам.

3.Судебно-правовая функция. При решении хозяйственных споров с партнерами документы подтверждают юридическую силу претензий в арбитражном суде, служат доказательством при рассмотрении трудовых конфликтов.

4.Учетно-кадровая функция. Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и их правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, ложатся в основу характеристик при определении возможностей и перспективности работника, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии.

5.Учебная функция. Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов и ведения дел.

6.Функция исторического свидетельства технических достижений или культурной ценности. Документы предприятия, представляющие историческую ценность или относящиеся к памятникам культуры своего времени, сдаются в государственные архивы и становятся частью Архивного фонда России.