Классификация документов.

Для того чтобы выработать правила составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

- Письменные (рукописные и печатные);

- Технические – это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

- Фоно-, аудио-, акустические документы – содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

- Кинодокументы – изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

- Фотодокументы – изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;

- Аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т.д.

По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

По стадиям создания:

- Черновик (предварительная редакция документа);

- Беловик (чистовик);

- Подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом ГОСТа);

- Копия документа – точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);

- Отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

- Дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

- Выписка – копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

- Автограф – документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения:

- Документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

- Документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), - личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

- Некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).

По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система организационно-распорядительной документации и др.

По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению:

- Именные, или личные (удостоверяющие личность);

- Служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

По срокам изготовления: срочные, несрочные.

По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов).

По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.

Лекция 4: Основные свойства и признаки документа.