Законодательное регулирование делопроизводства.

Государственное регулирование делопроизводства.

Законодательное регулирование делопроизводства.

В дореволюционной России регламентация документирования и делопроизводства обычно осуществлялась изданием закона, который принимался в период проведения реформ государственного управления. Наиболее значимыми законодательными актами, закрепляющими параметры системы делопроизводства в тот или иной период, были: “Генеральный регламент” 1720 г., “Учреждение для управления губерний” 1775 г., “Общее учреждение министерств” 1811 г. Каждый из названных законодательных актов действовал около столетия, что способствовало созданию стабильной системы делопроизводства. Характерной чертой дореволюционной законодательной регламентации делопроизводства было комплексное решение проблемы. Законы устанавливали также нормы работы с документами в учреждениях, например, ведение обязательного учета документов, закрепляли требования к их оформлению, порядок контроля за исполнением, правила формирования документов в дела, создание архива учреждения и т.д. Закон определял организацию делопроизводственной службы и должностные обязанности чиновников, этику служебных отношений и технологию делопроизводства.

Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документирования, и нормативно-методические документы, регламентировавшие ведение делопроизводства, издавались в советский период. Часть из них действует и в настоящее время. Так, порядок рассмотрения и работы с обращениями граждан в государственные органы регламентирован еще в 1968 г. (пересмотрен в 1980 г.)[1]. На этом законодательном акте основывается делопроизводство по жалобам граждан и в настоящее время. Технология работы с обращениями граждан закреплена в Типовом положении[2], оно установило последовательность работы по обращениям и комплексную систему делопроизводства – от получения документа до сдачи его в архив.

В настоящее время регламентация документирования и делопроизводства ведется в нескольких направлениях – законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Законодательная регламентация документирования находится в настоящее время в стадии становления, направлена в основном на упорядочение применения видов документов в той или иной области деятельности, установление единообразия их подготовки и оформления. Законодательными актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью различных средств связи (почтовые, телеграфные, факсимильные и электронные сообщения), устанавливаются требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы), а также основы регулирования процессов информатизации. Законом определяется также право собственности на отдельные документы и массивы документов, категории информации по уровням доступа к ней.

К сожалению, федеральное законодательство не всегда комплексно регулирует процедуры создания документов, нормы документирования и работы с документами. Тем не менее, включение общих правил документирования в федеральное законодательство имеет чрезвычайно важное значение как с точки зрения повышения правовой силы управленческих документов, развития документоведения, так и с позиций узкопрактических задач, выполняемых любой делопроизводственной службой или специалистами управленческого аппарата.

Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации”[3] закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (таких, как информация, информатизация, информационные ресурсы, собственник информационных ресурсов и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. Закон регулирует правовые отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации.

Закон определяет важнейшее положение в области документационного обеспечения: «… документирование информации являетсяобязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Федеральный закон “Об электронной цифровой подписи”[4] разработан с целью обеспечения правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых такая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие Закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Закон установил порядок использования электронной цифровой подписи и ряд важнейших понятий, таких как средства, сертификат, открытый ключ, подтверждение подлинности, пользователь электронной цифровой подписи.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основой гражданского законодательства является Гражданский кодекс Poccийской Федерации, который определил правовые основы деятельности юридических лиц. Отдельные статьи Кодекса устанавливают обязательность документирования, также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (их возникновение, прекращение). Так, виды учредительных документов юридического лица, требования к их содержанию и оформлению установлены в ст. 52 Гражданского кодекса РФ. В статье указаны требования к содержанию таких документов, как устав и учредительный договор, на основании которых действуют юридические лица. «В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида». Понятие “другие сведения” раскрыто в ст. 98 Кодекса.

Статьей 122 ГК РФ определены виды учредительных документов ассоциаций и союзов. Статьи 142 – 144, 160 за5кроепляют требования к оформлению ценной бумаги. В ряде статей Гражданского кодекса РФ установлены нормы документирования. Например, ст. 184, 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому. Статьи 185, 186 определяют порядок оформление доверенности: «доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, … доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна”. В Кодексе установлена обязательность ее нотариального заверения. Таким образом, Кодекс оговаривает требования и к форме документа, и к составу его информации, т.е. содержанию документа.

В статье 878 части второй Гражданского кодекса РФ приведен формуляр чека. «Чек должен содержать:

- наименование “чек”, включенное в текст документа;

- поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму;

- наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж;

- указание валюты платежа;

- указание даты и места составления чека;

- подпись лица, выписавшего чек, – чекодателя.

Отсутствие в документе какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы чека».

Федеральный закон “Об акционерных обществах”, принятый Государственной Думой 24 ноября 1995 г., наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации акционерных обществ, значительное внимание уделяет вопросам документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 Федерального закона “Об акционерных обществах” и ст. 50 Федерального закона “Об обществах с ограниченной ответственностью” определяют обязанности обществ по хранению перечисленных в этих статьях документов. Тем самым на законодательном уровне установлена обязательность хранения документов общества не только по месту нахождения его исполнительного органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ.

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 Закона РФ “О языках народов Российской Федерации”[5] опредёлено, что «на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, а предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке, как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик».

Закон РФ “О стандартизации”[6] установил правовые основы стандартизации, обязательные для всех государственных органов управления, а также порядок работы по стандартизации, виды документов и принципы их применения, порядок государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов. В соответствии с Законом установлены следующие категории стандартов:

– государственные стандарты (ГОСТ);

– отраслевые стандарты (ОСТ);

– республиканские стандарты (РСТ).

В Российской Федерации разработана Государственная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая всё государственные стандарты, действующие на территории России. В числе последних действуют стандарты на унифицированные системы документации, термины и определения, правила оформления документов.

Постановлением Правительства РФ утверждены Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации[7]. В этих Правилах определен процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и установлен порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в Министерстве юстиции РФ. При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.

В 1990-е гг. создана правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах[8] состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную и негосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральных органов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (Росархив) совместно с собственником этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности. Росархив – в соответствии с Положением о нем – имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и организации документов в делопроизводстве.

В Положении “О Федеральной архивной службе России”, утвержденном постановлением Правительства РФ от 28.12.98 № 1562[9], в числе главных задач Федеральной архивной службы России (Росархив) названо «развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в т.ч. государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации». Росархив в соответствии с возложенными на него задачами «осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти». Росархив «проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями независимо от их ведомственной подчиненности требования-законодательства в области организации документов в делопроизводстве». Росархиву предоставлено право согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

Таким образом, законодательное регулирование делопроизводства содержится в целом ряде правовых актов, Указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ, Росархива, Минтруда России, Госстандарта России. В действующем законодательстве содержатся обязательные для исполнения нормы, правила и требования к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Современный специалист в области делопроизводства должен обладать правовой культурой, обязан знать действующее законодательство, следить за его изменениями, т.к. эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.