Структура информационной системы. Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как со­вокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими.

Таким образом, структура любой информационной системы может быть пред­ставлена совокупностью обеспечивающих подсистем (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Структура информационной системы как совокупности обеспечивающих подсистем

Информационное обеспечение

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевремен­ном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управлен­ческих решений.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, ре­спубликанском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Раз­работаны стандарты, где устанавливаются требования:

□ к унифицированным системам документации;

□ к унифицированным формам документов различных уровней управления;

□ к составу и структуре реквизитов и показателей;

□ к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый ком­плекс типичных недостатков:

□ чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

□ одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

□ работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

□ имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Устранение указанных недостатков является одной из задач, требующих реше­ния при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной и места использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Пример. В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника — от момента ее создания до выхода при­каза о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

□ исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

□ классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления (см. рис. 3.2). Следует выявить, какие показа­тели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов.

1. Обследование всех функциональных подразделений организации с целью: О понять специфику и структуру ее деятельности;

О построить схему информационных потоков;

О проанализировать существующую систему документооборота;

О определить информационные объекты и соответствующий состав реквизи­тов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2. Построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на первом этапе сферы деятельности организации. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

□ ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

□ выявление движения информации от момента возникновения и до ее исполь­зования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

□ совершенствование системы документооборота;

□ наличие и использование системы классификации и кодирования;

□ владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

□ создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение

Комплекс технических средств составляют:

□ компьютеры любых моделей;

□ устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

□ устройства передачи данных и лиции связи;

□ оргтехника и устройства автоматического съема информации;

□ эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:

□ общесистемная, включающая государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

□ специализированная, содержащая комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;

□ нормативно-справочная, используемая при выполнении расчетов по техниче­скому обеспечению.

К настоящему времени сложились две основные формы организации техниче­ского обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в ин­формационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональ­ных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрали­зованный подход — организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Математическое и программное обеспечение

К средствам математического обеспечения относятся:

□ средства моделирования процессов управления;

□ готовые решения типовых задач управления;

□ методы математического программирования, математической статистики, тео­рии массового обслуживания и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные про­граммные продукты, а также техническая документация.

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных воз­можностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность про­грамм, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Техническая документация на разработку программных средств должна со­держать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задач, контрольные примеры.

Организационное обеспечение

Организационное обеспечение реализует следующие функции:

□ анализ существующей системы управления организацией, где будет использо­ваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

□ подготовка задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

□ разработка управленческих решений по составу и структуре организации, мето­дологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обсле­дования на первом этапе построения баз данных, с целями которого вы познако­мились при рассмотрении информационного обеспечения.

Правовое обеспечение Главной целью правового обеспечения является укрепление законности.

В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государ­ственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспе­чении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.

Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает в себя нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Правовое обеспечение этапов функционирования информационной системы включает в себя:

□ статус информационной системы;

□ права, обязанности и ответственность персонала;

□ правовые положения отдельных видов процесса управления;

□ порядок создания и использования информации и др.