Уровни квалификации

Менеджеры высшего звена

Менеджеры среднего уровня и специалисты

Исполнители

Информационные системы операционного (оперативного) уровня

Информационная система операционного уровня поддерживает специали­стов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, ин­формационная система должна быть легкодоступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию.

Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее опре­делены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в со­ответствии с заданным алгоритмом.

Информационная система операционного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, систе­ма — это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию.

Отключение этой ИС привело бы к необратимым негативным последствиям.

Пример. Информационные системы операционного уровня:

• банковских депозитов;

• обработки заказов;

• регистрации авиабилетов;

• выплаты зарплаты и т. д.

Информационные системы для специалистов

Информационные системы этого уровня помогают специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных систем — интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов. В этом классе информационных систем можно выделить две группы:

□ информационные системы офисной автоматизации;

□ информационные системы обработки знаний.

Информационные системы офисной автоматизации вследствие своей простоты и многопрофильное™ активно используются работниками любого организаци­онного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная цель — обработка данных, повышение эффективности работы, упрощение канцелярского труда.

И С офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, за­казчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т. д. Эти системы выполняют следующие функции:

□ обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процес­соров;

□ производство высококачественной печатной продукции;

□ архивация документов;

□ ведение деловой информации с использованием электронных календарей и электронных записных книжек;

□ поддержка электронной и аудиопочты;

□ ведение видео- и телеконференций.

Информационные системы обработки знаний, в том числе экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информа­ции и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить вы­сокий уровень технических разработок.

Информационные системы для менеджеров среднего звена

Информационные системы уровня менеджмента используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), кон­троля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих инфор­мационных систем:

□ сравнение текущих показателей с прошлыми;

□ составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;

□ обеспечение доступа к архивной информации и т. д.

На этом уровне можно выделить два типа информационных систем: управлен­ческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структури­рованных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.

Характеристики управленческих информационных систем:

□ решение структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями;

□ ориентация на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной об­становке;

□ опора на существующие данные и их потоки внутри организации;

□ слабые аналитические возможности и негибкая структура.

Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структуриро­ванные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию по­лучают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду и пр. Характеристики систем поддержки принятия решений:

□ ориентация на решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

□ оснащение сложными инструментальными средствами моделирования и ана­лиза;

□ простота смены решаемых задач и входных данных;

□ гибкость и простота адаптации к частым изменениям условий;

□ максимальная ориентация на пользователя.

Стратегические информационные системы

Развитие и успех любой организации (фирмы) во многом определяются приня­той в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач.

Необходимость выработки и реализации стратегии фирмы привела к появлению нового типа информационных систем — стратегических.

Стратегическая информационная система — компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратеги­ческих перспективных целей развития организации.

Известны ситуации, когда новое качество информационных систем застав­ляло изменять не только структуру, но и профиль фирм, содействуя их процве­танию.

Для принятия стратегических решений необходимо понимать взаимосвязь фирмы с ее внешним окружением. На рис. 5.7 показано воздействие на фирму внешних факторов:

□ конкурентов, проводящих на рынке свою политику;

□ покупателей, обладающих разными возможностями по приобретению товаров и услуг;

□ поставщиков, которые проводят свою ценовую политику.

Рис. 5.7. Внешние факторы, воздействующие на деятельность фирмы

Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет учиты­вать эти факторы и придерживаться следующих стратегий:

□ создание новых товаров и услуг, которые выгодно отличаются от аналогичных;

□ отыскание рынков, где товары и услуги фирмы обладают рядом отличительных признаков по сравнению с уже имеющимися там аналогами;

□ создание таких связей, которые закрепляют покупателей и поставщиков за данной фирмой и делают невыгодным обращение к другой;

□ снижение стоимости продукции без ущерба качеству.

Информационные системы стратегического уровня помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи, подобные ранее описанным, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача — сравнение проис­ходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной под­держки решений в неожиданно возникающих ситуациях.

Информационные системы в фирме

В любой фирме желательно иметь несколько локальных ИС разного назна­чения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают управленческие решения на всех уровнях. На рис. 5.8 показан один из таких вариантов. Между локальными ИС организуются связи различного характера и назначения. Одни локальные ИС могут быть связаны с большим количеством работающих в фирме систем и иметь выход во внешнюю среду, другие — только с одной или несколькими родственными. Современный подход к организации связи основан на применении локальных внутрифирменных компьютерных сетей с выходом на аналогичную ИС другой фирмы или подразделение корпорации. При этом пользуются ресурсами региональных и глобальных сетей.

Рис. 5.8. Примеры информационных систем, поддерживающих деятельность фирмы

На основе интеграции ИС разного назначения с помощью компьютерных сетей в фирме создаются корпоративные ИС. Подобные ИС предоставляют пользовате­лю возможность работать как с общефирменной базой данных, так и с локальными базами данных.

Рассмотрим роль в фирме корпоративной ИС при формировании стоимости выпускаемой продукции.

Информационные системы в фирме, поддерживая все стадии выпуска про­дукции, могут предоставлять информацию разной степени подробности для ана­лиза, в результате которого выявляются этапы, где происходит сверхнормативное увеличение стоимости продукции. В этом случае может быть выбрана стратегия уменьшения стоимости продукции. Результаты принимаемых мер, в свою оче­редь, отразятся в информационной системе. Снова можно будет использовать полученную информацию для анализа. И так до тех пор, пока не будет достигнута поставленная цель.

Пример. Фирма может резко сократить издержки, связанные с хранением сырья и полуфабрикатов, договорившись с поставщиками о ежедневных поставках. Сведения о произведенных поставках учитываются информационной системой, которая предоставляет информацию для принятия решений на соответствующем уровне управления.

Прочие варианты классификации информационных систем

Классификация по степени автоматизации

В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой информационные системы определяются как ручные, автома­тические, автоматизированные (рис. 5.9).

Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС.

Информационные системы

автоматизации

Q Ручные ^^ (Автоматизированные) Автоматические^)

' По сфере применения ⁴ ( Интегрированные У