Роль структуры управления в информационной системе

Построение информационной системы должно начинаться с анализа структуры управления организацией.

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимают достижение по­ставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования. Рассмотрим содержа­ние управленческих функций.

Организационная функция заключается в разработке организационной струк­туры и комплекса нормативных документов: штатного расписания с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т. п.

Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по решению поставленных задач.

Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы, включая бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т. п.

Анализ, или аналитическая функция, связывается с изучением итогов выпол­нения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т. д.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером и касается кон­троля за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использо­ванием финансовых средств и т. п.

Функция стимулирования, или мотивационная функция, предполагает раз­работку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников:

□ финансовые стимулы — зарплата, премия, акции, повышение в должности и т. п.;

□ психологические стимулы — благодарности, грамоты, звания, степени, доски

почета и т. п.

В последние годы в сфере управления все активнее стало применяться понятие принятия решения и связанные с этим понятием системы, методы, средства под­держки принятия решений.

Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический.

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложно­стью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен другой — более низкий, где решения принимаются оперативно.

На рис. 5.2 представлены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений.

Уровни управления Рис. 5.2. Пирамида уровней управления, отражающая возрастание власти, ответственности, сложности и динамику принятия решений

Операционный (оперативный) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций, а также быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих реше­ний. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (опера­ционного) управления большой объем занимают учетные задачи.

Пример. В качестве примера можно привести учет затрат времени, сырья и мате­риалов при выполнении отдельных производственных операций, бухгалтерский учет и т. д.

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение за­дач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

Пример. На основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план вы­пуска продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемых управленческих решений проявляются спустя некоторое время.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации.

Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в на­стоящее время разработаны недостаточно полно. Часто стратегический уровень управления называют стратегическим, или долгосрочным, планированием. Право­мерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Пример. На основании анализа финансового состояния фирмы принимаются решения об увеличении (уменьшении, снятии с продажи) выпуска продукции, о привлечении дополнительных работников или об их сокращении.