Организация управленческого труда

Цели и содержание работы руководителя, специалиста сле­дует рассматривать с точки зрения организации в целом и са­мого работника. Если цели деятельности работника определены нечетко или он плохо их себе представляет, можно говорить об отсутствии предпосылок для эффективной работы.

Готовность руководителя, специалиста к эффективной деятель­ности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Рационально организовать умственный труд, создать благоприятные условия для повышения его эффективности — эти задачи приобретают сегодня особенно важное значение. В лю­бой сфере умственный труд, помимо собственно мыслительной деятельности, содержит чисто организационные, технические эле­менты, определенная часть которых является общей для многих профессий. Следовательно, проблемы организации личного труда работника можно изучать с точки зрения организации, исполь­зуемых методов, принципов и приемов работы. Второй сторо­ной организации личного труда являются техника личной рабо­ты, технические средства, применяемые персоналом управления в практике повседневной работы.

Область знаний, изучающую организацию личного труда ра­ботника, основанную на использовании достижений науки и пе­редового опыта, применении технических средств и позволяю­щую наилучшим образом установить взаимодействие между ра­ботником и используемыми техническими средствами в процессе выполнения должностных обязанностей, называют персональным менеджментом.

Научную основу персонального менеджмента составляет вся сумма знаний об организации личного труда, накопленная в прак­тике управленческой деятельности и представленная в виде принципов, способов, методов организации трудовой деятель­ности персонала управления. Персональный менеджмент как на­ука выявляет факторы и условия эффективной работы руково­дителя, специалистов и других служащих. На этой базе разра­батывается теория, содержанием которой являются принципы, формы и методы рациональной деятельности людей в процес­се управления.

Однако следует помнить, что труд руководителя, специалис­та не только объективно обусловлен, он носит инициативный, творческий характер. В этой связи можно говорить о том, что, с одной стороны, организация их работы подчинена определен­ным закономерностям, принципам, правилам, а с другой — эти правила сами требуют творческого осмысления для определения степени их применимости с учетом складывающейся производ­ственной ситуации. Соответствующие принципы и правила служат здесь лишь исходным пунктом для работы руководителя, специ­алиста над совершенствованием индивидуального рабочего стиля, навыков и умений, методов организации своего труда.

Исходя из принятого определения, персональный менеджмент включает научно обоснованное решение следующих взаимосвя­занных вопросов:

- организация труда в аппарате управления (разделение труда, регламентация труда по содержанию, регламентация труда по времени), выбор систем и методов работы;

- специфические проблемы организации личного труда (планирование и распределение рабочего времени, управление потоком посетителей, индивидуальный рабочий стиль, ра­циональное ведение корреспонденции и т.д.);

- организация и оснащение рабочих мест;

- организация использования средств вычислительной и оргтехники.

Перечень представленных вопросов определяет состав задач и направлений работы в этой области. Организация процессов труда персонала управления заключается в проектировании и вне­дрении рациональных систем и методов выполнения возложен­ных на него функций с учетом применения необходимых технических средств.

Научная организация труда персонала управления предпола­гает определенную степень регламентации труда по содержанию и времени. Это обеспечивает необходимый порядок и органи­зованность при исполнении работниками должностных обязан­ностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация трудаозначает установление и строгое соблюде­ние определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих научной организации труда. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить эф­фективную работу, если руководитель и его подчиненные не об­ладают современными приемами и методами работы. Устарев­шие методы работы и неэффективный индивидуальный рабочий стиль превращают данный коллектив в наиболее слабое звено системы управления.

Среди круга вопросов персонального менеджмента особое зна­чение имеют планирование и распределение рабочего времени, а также проблемы организации личного труда персонала управ­ления. Рациональный индивидуальный рабочий стиль каждого работника является важным условием эффективной работы ап­парата управления. Планирование труда руководителя, специа­листа осуществляется в форме разработки плана работы на оп­ределенный период либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий.

Типовыми составляющими труда руководителя, специалиста, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, фор­мулирование цели); планирование работы (подготовка к реали­зации поставленной цели, рациональное распределение и исполь­зование рабочего времени, поиск путей сокращения сроков ис­полнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление кон­трольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и ком­муникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ про­изводятся оперативно с учетом складывающейся обстановки, на основе планирования процессов выработки и реализации конк­ретных решений.

Работники умственного труда, как правило, не придают воп­росу рациональной организации своего рабочего места должно­го значения. Однако следует помнить о том, что от организации и оснащения рабочего места во многом зависит эффективность труда специалистов всех категорий независимо от характера и ус­ловий их деятельности. Рабочее место человека, занятого умствен­ным трудом, — это часть помещения, в котором совершается тру­довая деятельность и которое оснащено в соответствии с содер­жанием выполняемых работ необходимыми средствами труда. Задача совершенствования рабочего места включает оборудова­ние его всем необходимым в соответствии с характером работы, его рациональное расположение, создание комфортных условий работы, предотвращение вредного воздействия на человека не­благоприятных факторов внешней среды.

В настоящее время 40—60% рабочего времени руководите­лей и специалистов затрачивается на выполнение таких функ­ций, которые могли бы выполняться специалистами более низ­кой квалификации. Много времени теряется на поиск необхо­димой информации, данных и документов. Работа персонала управления нуждается в совершенствовании. Оно должно за­ключаться в первую очередь в автоматизации рутинных опера­ций путем широкого использования в практике повседневной деятельности руководителей и специалистов средств вычислительной и оргтехники. Автоматизация выполняемых функций позволит сэкономить не менее 15% рабочего времени. Комп­лексная автоматизация труда руководителей, специалистов и дру­гих служащих должна проводиться на базе внедрения современных информационных технологий.

На практике материальное и моральное стимулирование труда должно служить действенным средством, стимулирующим сво­евременное и качественное выполнение каждым работником воз­ложенных на него трудовых обязанностей.

В системе научной организации труда весьма важное значе­ние имеет укрепление дисциплины труда и повышение творческой активности работников. Дисциплина трудаопределяется отноше­нием работников к труду. Дисциплина — необходимое условие наиболее эффективного достижения поставленных задач. Разли­чают:

- трудовую дисциплину – соблюдение установленного распорядка работы, выполнение закрепленных за работни­ком обязанностей и распоряжений вышестоящих руководителей;

- технологическую дисциплину — обязательное соблюдение всех технологических операций, предусмотренных произ­водственным процессом;

- производственную дисциплину, которая характеризуется своевременным выполнением производственных заданий, степенью соблюдения правил эксплуатации оборудования, норм расхода сырья, правил охраны труда и техники безопасности, рациональностью использования производствен­ных мощностей, своевременностью и качеством обслуживания рабочих мест. Трудовая дисциплина — основа технологической и производ­ственной дисциплины. Уровень дисциплины труда в организации определяется рациональной организацией труда и производства, качеством нормирования, формами материального и морально­го стимулирования и другими производственными и внепроизводственными факторами.

Таковы основные направления научной организации труда. Следует подчеркнуть, что они являются общими для всех отраслей и сфер приложения труда. Однако происходящая в стране пере­стройка хозяйственного механизма, переход от административ­но-командной системы к рыночной, прежде всего, нашли отра­жение в организации управленческого труда. Это заставляет по-новому взглянуть на принципы, направления, формы и методы организации труда персонала управления.