Трехдневный семинар (24 академических часа)

Цель: развитие компетентности в использовании принципов и современных методик управления изменениями. Категории потенциальных участников:

1. Руководители организаций и подразделений, осуществляющих управление в постоянно изменяющихся условиях.

2. Руководители организаций и подразделений, планирующие проведение организационных изменений (внедрение новых продуктов, изменение технологии, реструктуризацию).

3. Менеджеры, которые ставят цель оптимально использовать преимущества динамичного российского рынка.

4. Все те, кто желает развивать компетентность в области управления изменениями.

Актуальность темы:

В настоящее время российский рынок переживает новый этап, что предопределяет необходимость быстрой адаптации фирмы к произошедшим изменениям. Кроме того, необходимость в организационных преобразованиях определяется и жизненным циклом фирмы: рано или поздно любая компания сталкивается с так называемыми "болезнями роста", когда организация деятельности фирмы не соответствует масштабам ее деятельности.

В новых условиях невозможно занимать эффективную конкурентную позицию на рынке, не имея профессиональных навыков и ясного представления об управлении изменениями в компании.

Данный семинар предполагает системное изучение современных подходов к управлению изменениями. Участники семинара познакомятся с эффективными технологиями проведения организационных преобразований.

Планируемые результаты:

К концу семинара участники должны развить компетентность в следующих направлениях:

· Понимать принципы, цели и задачи проведения организационных изменений, а также различать подходы, уровни и модели изменений как условия управления изменениями

· Применять теорию подсистем как метод понимания организации и использовать функциональный анализ организации.

· Понимать значение анализа внешней среды и уметь выявлять сильные и слабые стороны организации, возможности и угрозы рынка.

· Понимать значение анализа силового поля и его применение

· Понимать значение общности видения цели изменений, знать основы его формирования

· Понимать социально-психологические закономерности управления изменениями, определять основные социально-психологические барьеры успешного проведения изменений и пути их преодоления

· Понимать последовательность необходимых мероприятий по укреплению агентов изменений и мотивации сомневающихся.

· Определять оптимальный уровень открытости менеджмента в условиях проведения изменений.

Помимо развития компетентности участники семинара получат комплект раздаточных материалов, включающий:

· Обзор основных теорий, имеющих практическое значение для управления изменениями.

· Инструментарий по проведению SWOT-анализа (сильных, слабых сторон, возможностей и угроз) и PEST анализа (политических, экономических, социальных и технических аспектов внешней среды).

· Методику и инструментарий по функциональному анализу организации.

· Методику анализа силового поля.

· Методику формирования коалиции сторонников (агентов) изменений.

· Методику формирования общности видения и инструментарий по ее оценке.

· Методику оценки и преодоления социально-психологических барьеров проведения изменений.

Содержание:
1 день:

· Современные принципы управления изменениями. Анализ различных подходов к проведению изменений.

· Анализ внешней и внутренней ситуации как условие успешного управления изменениями.

· Цели и задачи управления изменениями. Уровни и модели проведения организационных изменений. Теория подсистем организации.

· Функциональный анализ организации: знакомство с методикой. Использование методики и инструментария в рамках управления изменениями.

2 день:

· Социально-психологические закономерности управления изменениями. Оценка человеческих ресурсов. Анализ силового поля.

· Применение методики анализа силового поля.

· Технология формирования и усиления коалиции в поддержку проведения изменениям. Социально-психологические барьеры проведения изменений. Технология противодействия сопротивлению изменениям.

· Развитие навыков анализа и использования методов и техник перевода инертной массы в движущую силу преобразований, ослабления противоборствующих сил.

3 день:

· Технология формирования общности видения цели, направлений, конечного результата изменений, а также ролей заинтересованных лиц.

· Техника эффективной коммуникации: оценка коммуникативных сетей и межличностной коммуникации.

· Эффективная коммуникация как фактор эффективного управления изменениями. Формирование оптимального уровня доверия и обмена информацией.

· Критерии оценки оптимальности степени открытости менеджмента в условиях проведения изменений.

Методы проведения семинара:

· Семинар разработан на основе современных тренинговых технологий и предполагает использование многообразных интерактивных методов обучения:

· Групповые и индивидуальные упражнения.

· Тестирование и самодиагностики.

· Симуляции и деловые игры.

· Анализ и обсуждение конкретных ситуаций (кейс-метод). Групповые дискуссии.

Тайм-менеджмент

Тайм–менеджмент для представителей экстремальных профессий: брэнд-менеджеров и топ-менеджеров

Без технологии работы со временем у брэнд-менеджера ничего не выйдет – либо он “сгорит” через год (особенно это касается работы в неструктурированных и неплановых предприятиях), либо провалит проект. Мы попросили написать об управлении временем специалиста – Глеба Архангельского.

Заполнив такую таблицу, вы сможете проанализировать ваш рабочий стиль и сделать первый шаг к его улучшению. Описание технологии - в статье.

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом пилившего дерево совершенно тупой пилой.

Человек спросил его: – Уважаемый, почему бы вам не наточить свою пилу? – У меня нет времени точить пилу – я должен пилить! – простонал дровосек...

Брэнд-менеджмент – одна из самых “экстремальных” профессий в плане организации времени. Действительно, материи – самые тонкие и неосязаемые, планированию и контролю поддаются с огромным трудом. Результаты устаревают моментально, и это на фоне полной и безусловной зависимости от креативных способностей, которые в тайм-шит не очень-то впишешь.

Фактически в проблемах брэнд-менеджера отчетливо видны все типичные менеджерские проблемы со временем, но проявляются они намного острее. Поэтому открыть интересную и многообещающую тему “Брэнд-менеджмент и время” хотелось бы текстом, в котором сформулированы общие принципы организации личного времени любого менеджера. Некоторые из них специально касаются той хаотичности и непредсказуемости внешней обстановки, с которой человеку постоянно приходится сталкиваться в нынешней действительности.

Организация времени – тема для нашей культуры очень неоднозначная. “ Представить себе не могу русского человека, который фиксирует по часам и записывает в таблицу события дня… А уж связать время и деньги так и подавно невозможно! Мы не можем структурировать время и пространство! Это скорее к немцам. А мы люди азартные, увлекающиеся – когда мы в азарте, можем горы свернуть”.

Большинство технологий по тайм-менеджменту ориентированны на структурирующий тип личности. Люди более хаотичного склада, пытаясь примерить на себя такую “смирительную рубашку”, никакой пользы от этого не получают. Между тем они ничуть не хуже первых, их время тоже дорого стоит, личная эффективность и успешность важны и для них. Поэтому все же основной упор надо делать на методы управления личным временем, годящиеся для людей, к порядку не слишком склонных.

Пример “революционный”

Директор и совладелец средних размеров петербургского издательства приглашен работать заместителем директора крупного издательства в Москве. В условиях незнакомой организации с сильной внутренней конкуренцией он ожидает резкого повышения нагрузки. Тип личности – интуитивный, хаотичный и к применению методов классического тайм-менеджмента не склонный. “Я не люблю, – говорит он, – что-либо записывать, долго планировать и высчитывать. Особую ненависть у меня вызывают тщательно и аккуратно расписанные бумажечки: распорядки дня, недели, месяца, года, десятилетия, жизни. В них написано все о будущем и никакой сказки не оставлено”.

Что удалось сделать? Во-первых, совместными усилиями был освоен и “заточен” под конкретные потребности ситуации и личные предпочтения клиента ряд методов, позволяющих повышать эффективность использования личного времени в хаотических и непредсказуемых условиях. Из классики лучше всего сработал “метод расстановки приоритетов”. Он позволил выделить реально важные дела из огромного потока, который свалился на клиента на новом месте работы, а все второстепенное – отсеять. Из моих авторских разработок больше всего пригодился “метод ограниченного хаоса”, благодаря которому клиент, очень не любящий бумажную работу и всяческую канцелярию, не потерялся в большом количестве документов и наладил удобную для него систему их хранения.

Во-вторых, в ходе работы клиент сформулировал для себя несколько принципов повышения эффективности собственного изобретения. Некоторые из них для меня были неожиданны, поскольку сам я отношусь к людям со структурирующим типом мышления. Например, оказалось, что работа над несколькими делами параллельно, с частыми переключениями между ними, для него более удобна и позволяет меньше утомляться. Поэтому он стал сознательно применять такой стиль работы. Апологет классического тайм-менеджмента в ужасе отшатнется от такой ереси – это ведь нарушение общеизвестных и неоспоримых принципов личной эффективности! В других случаях в результате консультирования мог появиться противоположный стиль – работа крупными блоками вместо множества мелких. Но противоречия здесь нет: в организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность.
В итоге освоение новой должности прошло успешно. Клиент сумел выдержать и взять под контроль большой объем работы и продолжает уже самостоятельно работать над личной эффективностью. Важно отметить, что тайм-менеджмент помог, несмотря на выросшие рабочие нагрузки, сохранить в неприкосновенности время, выделяемое на семью. Слово клиенту: “Главный результат в том, что я поверил: с моим интуитивным типом личности можно двигаться в карьере руководителя успешно. Я начал осознанно и регулярно применять ряд приемов в текущей работе. Готовлюсь к введению новых методов и навыков, – замечу, таких, которые меня не раздражают!”

Перечислим основные принципы.

Первый принцип: качественную систему организации своего времени человек может разработать только сам

Организация личного времени – дело жизненно важное, чрезвычайно сильно зависящее от особенностей характера и рода деятельности человека. Здесь возможен только “индивидуальный пошив”, все остальное, продолжая аналогию с одеждой, будет жать, натирать и больше навредит, чем поможет. Задача консультанта– информирование о существующих системах, о методах построения собственной системы, поддержка принятия решений, и самое главное – начальный импульс, толчок к развитию. Необходимо выбрать подходящее решение и перекраивать, перестраивать под свои потребности.

Второй принцип: не поддаваться стереотипу планирования

В сознании европейского человека со времен Платона, с его “миром идей” идеальных образов, прочно заложена последовательность действий: нарисовать желаемый образ развития событий (план, программу, проект…) и затем загонять живую деятельность в эту заранее созданную схему. Такой подход вполне приемлем в достаточно предсказуемых областях деятельности, например строительстве авианосцев. Но он очень часто дает сбои в организации личной работы, где нам приходится сталкиваться с неожиданными обстоятельствами, переменами и т.п. Как правило, значительная часть предлагаемых методов организации времени – планирование, предусматривающее составление расписаний дня, недели и т.д. Заострить же внимание, на мой взгляд, следует на тех методах, которые позволяют ориентироваться и сохранять эффективность в ситуации неопределенности.

Другая важная сторона того же принципа – необходимость отслеживания собственной эффективности.

В большинстве западных технологий тайм-менеджмента упор делается на планирование и контроль, т.е. сравнение достигнутого с запланированным. В отечественной традиции более распространен другой подход – сравнение достигнутого с максимально возможным. Это выражается в первую очередь в хронометраже той или иной степени сложности, с анализом получаемых данных и постоянным выявлением резервов повышения эффективности. Но об этом мы расскажем подробнее на материале следующего примера.

Пример “эволюционный”

Клиент – руководитель двух отделов в московском холдинге (профиль компании IT-консалтинг, разработка программного обеспечения). Вполне преуспевающий менеджер, с большими служебными перспективами, прицелом на top-MBA — что еще человеку нужно? Тем не менее, тема организации личного времени его крайне заинтересовала. Начали, как я обычно и рекомендую, с хронометража. Следует заметить, что ощущения человека, впервые в жизни в течение недели-другой посмотревшего в зеркало на “себя четырехмерного” – это очень острые ощущения. Недаром гуру менеджмента Питер Друкер, поручая секретарше делать хронометраж своей рабочей недели, дает ей письменное обязательство в том, что не будет ее увольнять после сообщения ему правдивых результатов. Как правило, “вкалывающий как лошадь” современный человек реально работает значительно меньше времени, чем ему кажется, хотя в этом бывает очень трудно признаться.

Когда клиент стал вести хронометраж, сразу обнаружились скрытые резервы времени. Но не это главное. Главный результат хронометража – появление своего рода “вестибулярного аппарата”, отслеживающего эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и человек начинает совершенно по-другому смотреть не только на свои действия, но и на действия окружающих. Результаты первых недель хронометража клиента: “…Осознал недостаточную эффективность управления нашей компанией, разрабатываем новую концепцию. Пока процесс находится в стадии написанного мною предложения по моим подразделениям и нахмуренного ожидания топов. Если я докажу эффективность – решение будет принято, а я докажу!”

Такое изменение мышления, один раз состоявшись, работает и приносит свои плоды уже в любой области деятельности. Главное – стремление к оптимизации, повышению эффективности, развитию, а воплощение его в жизнь – это уже дело техники. Слово клиенту: “…Сейчас разрабатываю систему контроля за материальными расходами, мне понравились возможности аналитики. Каждый вечер теперь фиксирую каждый потраченный рубль. Здесь, как и со временем, результаты начинают появляться с началом ведения учета”.

Важность изменения мышления как основы управления временем можно отразить в хронометраже, которые назвал клиент:

1. Начал чувствовать течение времени.
2. Окружающие сами перестали меня отвлекать по пустякам.
3. Большие блоки работы вместо метаний.
4. Вскрыл неочевидные недостатки работы компании.
5. Перестали забываться дневные дела.
6. Появилось больше свободного времени.
7. Начал учиться печати слепым методом.
8. Начал учет личных (семейных) материальных расходов.
9. Сменились акценты в личном развитии.

Описание рабочей недели для непосвященного в тайм-менеджмент человека звучит убийственно: два вечера в неделю – английский, два – французский, теннис, второе высшее образование. При этом хватает времени на отдых и развлечения. Впрочем, все отдельные результаты – это частные проявления общего: человек научился управлять своим временем.

Попробуйте в конкретных терминах описать, чем отличается опытный водитель от новичка? Внешне они совершают примерно одинаковые действия. Чем один отличается от другого, сразу и не скажешь. Тем не менее, отличие очевидно.

Итак, как и в первом случае, работа над собственным временем дала клиенту не только материальные результаты, а гораздо большее: позволила с помощью организации времени запустить процесс непрерывного изменения, совершенствования. Благодаря этому принципиально изменилось количество и качество результатов, которых может достигать человек. Укажем еще два принципа, которые лежат в основе этих процессов.

Третий принцип: мышление, направленное на эффективность

Первостепенную роль играет изменение мышления. Технологические аспекты организации времени и личной работы – это уже вопрос второй. Если человек научился видеть неэффективные процессы и совершенствовать их, он вполне в силах применять имеющиеся технологии или разрабатывать свои. Но если ему дали только набор технических приемов, не научив отслеживать эффективность, – большой пользы от такого обучения не будет. При этом работа с эффективностью только начинается с организации личного времени, а затем может распространяться на любые другие области деятельности.