Программная поддержка управления личным временем

Очень часто современный компьютеризированный человек, решивший серьезно заняться своим временем, начинает работу с поисков подходящих программ. Позиция в корне неверная, поскольку все проблемы с организацией времени находятся исключительно в головах. “Вот обзаведусь софтом, и тогда…” – расписка в том, что человек признает себя зависящим от софта и неспособным навести порядок в своих делах без него. При таком перекладывании ответственности на программу трудно ожидать хороших результатов.

Совершенно другое дело, когда человек начал реальную работу над своим временем, над методами, с помощью которых он организует свою деятельность. Когда выработано эффективное мышление и нет опасности замаскировать программой его отсутствие, можно вооружать это мышление инструментами. При этом программа, поддерживающая управление временем, может стать весьма полезным подспорьем в работе над организацией личного труда.

Используя первый принцип, необходимо помнить, что программа не должна навязывать вам некий жестко заданный способ организации времени, а быть максимально гибким орудием в ваших руках.

Когда задают вопрос: “Какую программу для тайм-менеджмента вы бы посоветовали?”, я обычно отвечаю: “MS Excel”. В этом есть доля шутки, но лучшая система организации личного времени “в электронном виде”, которую я встречал, была действительно сделана в Excel. Ее автор, директор ресторана, прекрасно использовал возможности программы для того, чтобы сделать простую, наглядную и гибкую систему планирования времени, идеально “заточенную” под его рабочий стиль. Специализированное программное обеспечение обычно менее гибко, за счет других полезных свойств, но учитывать фактор гибкости все равно необходимо.
Еще одно важное свойство, на которое стоит обратить внимание, – это “картотечность”, дифференцированность информации, когда каждая единица информации имеет свой автономный “носитель”, который можно копировать, перемещать, и т.д. Это дает значительную свободу действий при оперировании информацией.

Второй принцип – “не увлекаться планированием” – дает нам еще ряд требований. Наряду с привычными методами планирования программное обеспечение должно давать возможность ориентироваться в большом количестве дел, не привязанных жестко к определенному времени, и вспоминать о нужном деле именно в тот момент, когда его уместнее всего сделать. Технически это означает возможность удобной и наглядной сортировки задач по произвольным признакам, определяемым самим пользователем, а не разработчиками. Это может быть приоритет, “контекст выполнения” (“в магазине”, “во время серфинга по Интернету” и т.п.), человек, с которым как-то связана задача, и т.д.

Третий принцип показывает, какое значение для выработки эффективного мышления играет хронометраж. Поэтому в тайм-менеджерском программном обеспечении крайне желательна возможность фиксации расходов времени на различные задачи. Кроме возможностей фиксации желательны возможности обработки:

• группировки и суммирования затрат времени по каким-либо признакам за определенный период;
• экспорт в Excel для более серьезной обработки данных.

Теперь несколько простых пожеланий. Можно назвать такие свойства программы, как “самопонятность”, удобство в использовании, эргономичность. Это касается любого программного обеспечения, но тайм-менеджерского – в особенности. Представьте себе революционно-прогрессивную зубную щетку с подробной инструкцией по употреблению и необходимостью перед каждой чисткой зубов проделывать десяток вспомогательных операций. Можно предположить, что, несмотря на прогрессивность этой щетки, реальная польза от нее сомнительна.

Программа должна помогать вам хорошо организовывать время, не занимая большое его количество изучением самой программы. Требование очевидное, но далеко не все программы для организации личной работы ему удовлетворяют.

Можно отметить также возможность распечатки данных в желаемой форме, поскольку оптимальная система организации личного времени лежит где-то посередине между электронными и бумажными носителями информации, используя преимущества тех и других.

Желательна интеграция системы с почтовым клиентом, поскольку электронная почта становится все более значимым потоком информации, на котором бывает достаточно удобно строить систему личной работы. И чем больше информационных потоков будет взаимосвязано и собрано “под одной крышей”, тем лучше. Это может касаться не только времени, но и денег, и систем обзора информации (картотек, программ архивации данных).
Наконец, если вы ищете программное обеспечение для организации личного времени, то ищите продукт с максимальной открытостью к совершенствованию. Направлений совершенствования может быть очень много. Например, для управления временем могли бы пригодиться программные модули поддержки принятия решений. Можно попытаться связаться с компанией-производителем напрямую и проверить, насколько разработчики прислушиваются к запросам пользователей. Многое об открытости продукта к совершенствованию говорит его история, из которой видно, насколько быстро и гибко разработчики вносят в программу действительно необходимые вам изменения. Если вам понравится характер изменения продукта от версии к версии, то можно с уверенностью предположить, что использование программы будет действительно полезным для вас и всех людей, внимательно относящихся к своей эффективности и к своему времени, то есть, в конечном итоге, к своей жизни.