Вопрос шестой. Соотношение функционирования и развития

Отметьте в столбце 6 дела, выполнение которых дает вам что-то для собственного развития: вырабатывает новые умения, дает новые знания и т.п. За бортом останутся те дела, выполнение которых не вносит никакого вклада в ваше развитие. Процент, который вы получите, характеризует соотношение функционирования и развития, ориентации на краткосрочную и долгосрочную перспективу в вашем “ООО”. Здесь нельзя дать точных рекомендаций по наилучшему размеру этого соотношения; главное, чтобы оно вам было известно и вас удовлетворяло.

Итак, вы окинули беглым взглядом ваш типичный рабочий день. Искренне надеемся, что вы довольны собой не на 100%, ибо в таком случае вы или совершенно уникальный человек, или очень несамокритичный. Конечно, этот тест не даст вам вполне серьезной и глубокой информации о том, в каком направлении развиваться, какие меры принять для повышения вашей личной эффективности, – это задача нескольких недель хронометража. Но, надеемся, тест выполнил свою главную задачу: обратил ваше внимание на проблему организации вашего времени, выявил “в первом приближении” узкие места, наметил пути дальнейшей работы.

“А зачем 7-й столбец?” – спросит дотошный читатель. Вспомните первый принцип: “Идеальную систему человек может сделать только сам”. Вы уверены, что мои вопросы охватили все ваши потребности? Может быть, есть какие-то параметры дел, важные именно для вас, и которые вам хотелось бы отследить? Например, насколько вы хорошо делегируете: какие из задач могли бы поручить кому-нибудь? Или: какой процент времени дня вы провели в хорошем эмоциональном состоянии? Таких показателей может быть множество. Почему бы не сделать собственные критерии качества, начав самостоятельное творчество? Создайте систему повышения вашей личной эффективности своими руками.

На протяжении всего теста мы использовали аналогию “человек – фирма”. Действительно, управление самим собой часто напоминает управление фирмой. Тут и стратегия, и бухгалтерия, и контроль, и мотивация… Так не пора ли подумать о комплексном проекте личного реинжиниринга?

Вместо послесловия

“…Ну вот, перед вами Винни-Пух. Как видите, он спускается по лестнице вслед за своим другом Кристофером Робином, головой вниз, пересчитывая ступеньки собственным затылком: бум-бум-бум. Другого способа сходить с лестницы он пока не знает. Иногда ему, правда, кажется, что можно бы найти какой-то другой способ, если бы он мог на минутку перестать бумкать и как следует сосредоточиться. Но, увы, сосредоточиться-то ему и некогда...” n Глеб Архангельский http://www.advi.ru/

Эксперты по тайм-менеджменту советуют выбросить ежедневники

Категории: Основатель небольшой телекоммуникационной компании Дэвид Герман всегда чувствовал себя крайне занятым человеком. Чтобы ничего не забыть, он записывал неотложные дела и порядок их выполнения на отдельных карточках. За многие годы он исписал тысячи карточек и потратил на это бесконечные тысячи минут. Как многие составители подобных списков, он искренне верил, что экономит таким образом время. Герман осознает, что его система записи дел имеет множество недостатков. Время от времени он терял ту или иную карточку, а иногда у него исчезали сразу все карточки с делами на один день. “В таких случаях мне приходилось все переписывать заново, — рассказывает Герман. — Я даже не могу сказать, сколько раз за 25 лет это случалось”. Много времени уходило и на попытки скопировать информацию в компьютер. Наконец в 1996 г. Герман решил отказаться от ежедневного составления списков дел на карточках и хранить информацию только в электронном виде. Он не поленился и сделал специальную компьютерную базу данных, куда внес содержание всех ранее написанных карточек. “У меня ушло на это несколько выходных дней”. Специалисты утверждают, что в составлении ежедневных списков дел нет никого смысла. Записи лишь отнимают время, которое можно было бы потратить с гораздо большей пользой. Авторы длинных списков и сами хорошо знают, что не смогут сделать за один день все, что только что записали на бумаге. И все же среди менеджеров немало ярых приверженцев длинных списков дел, разных ежедневников и карточек. Одни борются так с забывчивостью, другие — повышают самооценку или пытаются получше организовать свой день. Каковы бы ни были истинные причины составления списка, любители записей ревностно охраняют свои привычки. Попытка неожиданно лишить любителя списков его пристрастия может закончиться очень плохо. Один эксперт сравнил изъятие или уничтожение списка дел с попыткой вытащить из воды на сушу гиппопотама. Бедному животному так же трудно расстаться с водой, как составителю списков — со своими записями. Интересно, что сами любители списков с некоторым презрением относятся к тем, кто никогда ничего не записывает. Они считают их копушами и увальнями. Эксперты лишь улыбаются, когда менеджеры говорят, что списки неотложных дел повышают их производительность труда. Так, консультант по тайм-менеджменту из Гарольд Тейлор не сомневается в том, что пристрастие к спискам развивает неорганизованность. “Это похоже на своеобразную игру с самим собой. Человек пытается сделать как можно больше дел, вместо того чтобы сосредоточиться на нескольких самых главных задачах дня”, лично знает людей, которые, составив список главных задач дня, начинают добавлять в него дополнительные дела. Если они их сделают, то с гордостью зачеркнут в списке побольше строчек. По мнению Тейлора, списки значительно увеличились в размерах после того, как люди стали пользоваться мини-компьютерами. Ведь можно в любой момент достать компьютер из кармана и занести в него еще одно дело. “Если вы от природы неорганизованный человек, то использование всей этой техники сделает вас еще менее организованным”, — утверждает Тейлор. Сходного мнения придерживается и один из ведущих американских экспертов по тайм-менеджменту и автор книги “Как сделать работу более продуктивной” (Making Work Work) Джулия Моргенстерн. Она полагает, что более 30% составителей списков тратят больше времени на записи, чем на выполнение дел. “Это может быть также следствием подавленности и переутомления, — говорит она. — Записывание дел являет собой пример пассивного, а отнюдь не активного времяпрепровождения. Легче планировать дела, чем их делать”. Прибегает к помощи списков и издатель журнала Breathe Динна Браун. Однако она составляет их прежде всего для повышения самооценки. “Чем больше дел я вычеркну, тем больше горжусь собой, — говорит она.

Рекомендации, позволяющие тратить время эффективнее.

Иметь больше свободного времени — это НЕ цель. Ведь время — это ресурс, который не может быть целью. Тем более, время это категория абстрактная и в то же время относительная… Задумайтесь над тем, что для вас значит фраза "хорошо проведенное время". Эта фраза совсем не абстрактна, а, напротив, наполнена смыслом. Для кого-то это время, проведенное в парке со своим ребенком, для кого-то — время потраченное за любимым делом, для кого-то это время полно путешествий. Прежде чем научиться эффективно применятьрекомендации— максимально четко представьте на что вы потратите высвобожденое время.

Научитесь говорить «нет» — всем ведь не услужишь

Минута — час бережет
Перед тем как пытаться сэкономить часы времени, научитесь экономить минутки. Сэкономив 60 минуток получите целый час :).
Если можете сделать пятиминутное дело за четыре минуты — делайте!
Безжалостно отсекайте лишнее

Научитесь совмещать дела
Я, например, люблю заниматься спортом и смотреть/слушать новости. Времени делать и то и другое нет — поэтому я совмещаю эти дела. Беру пример с Цезаря :).

Анализируйте использование времени
Окиньте вашу практику использования времени критическим взглядом. Хорошенько подумайте где можно урвать кусочек времени, например, избежав очередей?
Ходить в магазин приятно вечером или ранним утром — меньше очередей и толкотни. В столовую — до начала обеденного перерыва — больше выбор и меньше очередь :).

Делегируйте
Не делайте чужой работы

Сортируйте дела
Я сортирую дела согласно простой матрице:

Работайте утром
Вставайте рано, делайте самое сложное пока есть силы. После обеда будет значительно сложнее что-либо делать :).

Спите вдоволь
Удивлены? Вы же не боевая лошадь — вам нужно отдохнуть, чтобы быть в форме. Идеальный вариант — просыпаться без будильника (прямо как я сегодня :)). Соблюдайте меру — проспите нужный момент — рискуете клевать носом целый день.

Сдвиньте свой график
Большинство людей начинают работать в 9.00, попробуйте начинать в 8.30. Возможно вас приятно удивит более свободный общественный транспорт.
Например, я начинаю свой рабочий день на пол-часа раньше, избегая пробок на дорогах в час пик. Заканчиваю работу тоже на пол-часа раньше. Это приносит до полутора часов свободного времени в день. Приходится чаще задумываться куда их с толком потратить :)

Поддерживайте порядок
Жизнь слишком коротка, чтобы тратить ее в стопках бумаг

Не позволяйте себе отвлекаться
Сконцентрируйтесь на том что вы делаете.
Не отвлекайтесь на телефонные звонки, заразервируйте время для высокой концентрации, оповестите секретаршу.

Правило 80/20 (с) Паретто
Работает не только в экономике. 20% усилий дает 80% результатов. 80% времени дают 20% результатов. Хотите повысить эффективность — найдите эти 20% и сконцентрируйтесь на них.

Раскраска
Раскрашивание ежедневники в такие цвета:
Зеленый — лучшее время для важных дел, когда я еще полон энергии
Голубой — в это время я все еще могу работать, но уже не так эффективно
Желтый — в это время я просто засыпаю (после вкусного обеда). — не беспокоить :)
Придумайте свои цвета, понаблюдайте за собой и раскрасьте свой ежедневник

Предвитеть непредвиденное
Один простой прием помогает бороться с чужой забывчивостью. Попросите своего секретаря звонить людям, с которыми у вас запланирована встреча и подтверждать эту встречу, звонить в отели чтобы проверить зарезервирован ли номер, звонить в агентства проката автомобилей и т.п. У секретаря такая деятельность займет несколько секунд, а вам поможет избежать многочасовой борьбы с «непредвиденными обстоятельствами».

Используйте современные технологии где это УМЕСТНО
И не становитесь их рабом — отключайте сотовый, когда он вам надоест. Заведите второй телефон для личной связи. Используйте электронную почту, интернет, органайзеры, диктофоны и прочие цифровые приборы.

Техника чтения
Очень хорошо подходит для чтения периодических изданий. Состоит из 4-х шагов.
1 шаг — поиск. Бегло пролистываем издание — не больше 10 секунд на страницу. Ищем то, что нас интересует. Если не нашли — откладываем мукулатуру в сторону. Нашли — переходим к шагу 2.
2 шаг — быстрое чтение. Читаем только интересное. Если это действительно интересно и полезно — переходим к шагу 3. Не интересно — к шагу 1.
3 шаг — углубленное чтение. Неспеша читаем статью в спокойной обстановке. При необходимости переходим к шагу 4.
4 шаг — конспектирование, работа с текстом. Рисуем чертиков на полях :), расставляем хаотические заметки.

Цель управления временем — это высвобождение времени ДЛЯ СЕБЯ, а не для того, чтобы больше работать… Используйте освободившееся время для чего-нибудь приятного, больше общайтесь с теми, кто для вас важен. А после хорошего отдыха и поработать хочется :).