Пять принципов покорителя времени

Управлять своим временем— это означает знать, предвидеть и планировать, а также умело расправляться с «похитителями времени», которые появляются во всех компаниях. Управление временем требует взгляда со стороны и, как это не удивительно, умения быть медленным.

Предвидеть, расставлять приоритеты и планировать

Железное правило: каждую неделю составляйте список дел, так называемый «to do list». Затем разделяйте эти дела согласно матрице Эйзенхауэра на: срочные и важные, срочные и не важные, важные, но несрочные, не важные и не срочные. От дел последней категории следует отделаться, либо делегировать. Для определения важности и срочности дела следует полагаться на его цель, значимость и обязательства, которые оно за собой влечет.

В конце-концов, список дел должен отражать приоритеты. Дела, отсортированные согласно матрице, следует расставить таким образом, чтобы вы всегда начинали с менее приятных дел. То есть, в начале дня стоит посвящать один час работе над сложным заданием, вместо того чтобы пытаться разделаться с ним одним махом. Кроме того, важно иметь резерв времени, и при составлении недельных планов закладывать около 30% на непредвиденные обстоятельства.

Охота за «похитетелями времени»

Расхитители времени приходят как изнутри компании, так и извне. Для того чтобы быть хозяином своему времени, следует лучше отслеживать и избегать этих паразитов. В нашем случае паразиты — это те дела, которые нас отвлекают. Это визиты коллег, влекущие за собою дополнительные действия. Чтобы избежать такого подводного камня, следует организовать приемные часы и сообщить их коллегам, оставаясь доступным только в экстренных случаях. Словом, ради решения сложных и деликатных задач менеджер не должен бояться одиночества.

Еще один похититель времени — это телефон. Необходимые телефонные звонки можно совершать «оптом», сгруппировав их в блоки. Чтобы входящие звонки вас не отвлекали, положитесь на своего секретаря или, в крайнем случае, на коллегу. Чемпион среди похитителей рабочего времени — это Интернет и электронная почта. Если в первый не стоит заходить без определенной цели, ). Постоянная проверка почтового ящика не позволяет взглянуть на свою бурную деятельность со стороны. Если вы уж открыли почтовую программу, то мельком просмотрите темы сообщений, пометьте важные и рассортируйте их для последующего просмотра в свободную минуту. Для того чтобы не пропустить ничего значительного, проверяйте почту три раза в день: рано утром, после обеда и перед выходом. Также полезно настроить правила в почтовой программе таким образом, чтобы все сообщения с низкой важностью и высокой веселостью помещались в отдельную папку, и не путались среди архиважной корреспонденции.

Стратегия использования времени Не думайте только об одном проявлении времени. Гораздо полезнее раскладывать время на частички энергии: физическое и умственное напряжение, стресс, риск, накопление опыта, повышение эффективности и удовольствие. Для того чтобы хорошо управлять временем, следует, как можно сильнее уменьшать влияние первых четырех факторов и увеличивать воздействие остальных. Все эти факторы зависят как от личности, так и от момента. Некоторые, например, более расположены к выполнению важных дел вечером. Поэтому хорошая стратегия требует тщательного поиска таких оптимальных моментов, как в своей деятельности, так и в деятельности окружающих.

Взгляд со стороны Менеджера можно сравнить с пожарным: только он затушил одно пламя — появляется другое. Если не смотреть на себя со стороны, то можно подумать, что весь мир погружен в море неотложных дел. Чтобы сопротивляться этому всемирному потопу, необходимо находиться над водой, а не барахтаться в ней. Поэтому, научитесь быть спокойным даже, когда вы захлебываетесь. Менеджеры должны воспитывать в себе внутреннее спокойствие и обстоятельность. Как это не парадоксально, чтобы все успевать, нужно внутренне не спешить, в некоторой степени абстрагироваться от текущих дел. Между двумя важными делами нужно заставлять себя делать небольшой перерыв, позволяющий ненадолго воспарить над текущими делами и увидеть их со стороны. Само собой разумеется, что перед принятием важного решения необходимо остыть и тщательно все обдумать.

Итак, планируйте, предусматривайте, охотьтесь, изучайте себя и смотрите на себя со стороны. Уверены, скоро вы удивитесь

Банка

Существует множество теорий тайм-менеджмента. Многие из них требуют большого количества времени для их внедрения. Многие из них очень громоздки. Поэтому многие из них так и не нашли воплощения в практике.

Однако, существует одна теория, которая достаточно проста и невероятно эффективна, чтобы испробовать ее на практике. Итак, банку в студию!

Теория

Возьмите в руки трехлитровую банку. Теперь положите в нее несколько больших камней. Положите как можно больше. Полная ли банка?

Теперь у нас есть полная банка в которую мы больше ничего не можем поместить, не так ли? Теперь засыпьте ее галькой. Засыпьте как можно больше гальки. Полна ли банка?

Теперь возьмите банку и потихоньку засыпьте ее песочком. Полная ли она?

Добавьте воды. Теперь она полностью заполнена.

Я уверен, что символизм этого маленького упражнения не остался незамеченным. У каждого из нас есть несколько больших приоритетов в жизни, представляемых большими камнями. У нас так же есть вещи, которые мы должны делать – метафорическая галька. Есть также другие вещи, которые приносят нам удовольствие – песок. И конечно же вещи, которые поглощают всё свободные кусочки нашего времени – вода.

И это – нормальное состояние дел. В конце-концов нам же нужно чем-то отделять эти большие камни важных дел от каждодневной текучки. Часто, посещение песчанного пляжа позволяет взглянуть на свою жизнь со стороны, из-под зонтика и с прохладной минералкой в стакане. Многие теории тайм-менеджмента не являются сбалансированными, в то время как теория «трехлитровой банки» вся основана на балансе. Вы ведь не можете увеличить банку с 24 делениями. Балансируйте.

Типичный рабочий день...
Мой обычный рабочий день не сильно отличался от воспетого в офисном фольклоре распорядка миллионов других конторских служащих. Следует отметить, что основной деятельностью является написание статей.
9:00: Проверка электронной почты
9:30: Чтение новостей, форумов
10:00: Утренний чай
10:15: Выяснение заданий на сегодня
10:30: Утренний чай
11:00: Выполнение срочных заданий, ответы на корреспонденцию
12:45: Проверка электронной почты
13:00: Обед
14:00: Борьба с сонливостью, подготовка к написанию статей
14:30: Написание статей
16:00: Чаепитие
16:15: Продолжение творческого процесса.
17:30: Подготовка к концу рабочего дня

Оглядываясь назад, я могу сказать, что я многого достигал, работая по такой схеме. Должностные инструкции выполнялись, но внутри было чувство, что я мог бы достичь большего. Что же было не так?

Взгляните на первые пять часов моего рабочего дня. С девяти утра до двух часов дня я занимался ничем. То есть я делал полезные вещи, но использовал наиболее благоприятное для меня утреннее время не по назначению. Образно говоря, забивал гвозди гидравлическим прессом. В результате, на обед я уходил с чувством неудовлетворенности, буд-то сам себя убеждал, что пол-дня потрачены не зря.

Мой новый рабочий день
После ознакомления с этой теорией я стал вкладывать в банку сперва большие камни, засыпая их галькой и песочком. Сперва камни, потом все остальное:
8:30 – разбор камней на день, тушение пожаров (камни, галька)
9:00 – творческая работа (камни)
10:00 – перекус (песок)
10:15 – творческая работа (камни)
12:30 – обед (песок)
Мне кажется, что такая организация рабочего дня способствует более спокойной обастановке. Сделав дело (творческую работу) – гуляю смело (на гальке и песке). Я очень доволен такой системой. Теперь не возникает ситуации, когда я, заполнив метафорическую банку времени песком, водой и галькой, не могу уделить внимание своим важным делам – камням.

Из-за банки я стал легче относиться к планированию дня. Значительно проще наметить приоритеты и первым делом выполнять важные дела, а не механически следовать расписанному на неделю расписанию. Первое время, конечно, было тяжело не открывать сразу же почтовую программу. В результате я перестал судорожно проверять ящик каждые 3 минуты. Случится что-то важное – позвонят. Шутки и анекдоты можно прочесть и позже.

СкептикамВозможно, вы никогда не занимались тайм-менеджментом. Возможно, вы думаете, что и так хорошо работаете. Проделайте следующий эксперимент: Возьмите пустую банку. Полностью заполните ее водой. Попробуйте добавить немного песка. Что, не получается? Вода выливается?

В этом и заключается суть теории трехлитровой банки. Сначала вы занимаетесь самыми важными делами, так сказать, размещаете камни в банке. Во вторую очередь вы делаете менее важные и менее масштабные дела. Потом уже наполняете день приятным теплым песком и заливаете всё это сверху водой, либо светлым ароматным пивом. Не забывайте развлекаться и расслабляться.