S-офиса и его использование в профессиональной деятельности муниципальных служащих

Одним из вопросов, который возникает у начинающего муниципального чиновника после зачисления его на службу, связан с его рабочим местом. Когда он приходит в первый день на работу в кабинет, то, в первую очередь, его беглый взгляд обратит внимание на его состояние: мебель, шкафы с документами, оформление стен, на наличие штор или занавесок на окне (окнах), телефонов и компьютеров, сканеров, принтеров. Потом ему покажут стол и все, что на нем расположено. Обратит «новичок», правда не сразу, и на стул или кресло, если ему оно положено. Следующий этап ознакомления - это «внутреннее» наполнение ящиков стола. Словом, это первое знакомство с местом своей будущей работы сохранится на всю оставшуюся жизнь.

2.1. Как организовать эффективное рабочее место?

Работа двух специалистов Фабрицио Т. и Тэппинга Д. посвящена исследованию проблем в организации профессиональной деятельности сотрудников различных коммерческих и некоммерческих организаций. Она называется «5S офиса: как организовать эффективное рабочее место»[94] При ее внимательном прочтении нетрудно убедиться в том, что 5S можно рекомендовать для использования в практике организации эффективного рабочего места в кабинетах сотрудников, руководителей структурных подразделений местных администраций.

Может ли офис, читай кабинет, превратиться в хлев? По мнению авторов упомянутой нами книги, «если вы не будете относиться к офису как к живому организму, он вскоре превратится в хлев, который никогда не чистили. Потери будут накапливаться, и для того чтобы выполнить одну и ту же работу, бу­дет требоваться все больше и больше времени. Работа будет занимать больше времени не только у вас, но и у тех, кто работает вместе с вами или для вас».[95]

2.2. 5S для офиса как система (структура, цель, виды потерь, этапы внедрения)

В системе 5S для офиса четко прослеживаются следующие мероприятия:

1. Сортировка. Значение этого этапа мож­но выразить так: «Сомневаешься в нужности вещи - избавься от нее». Речь идет о сортировке всего того, что находится в рассматриваемой зоне. Ее результат состоит в удалении из нее ненужных предметов.

2. Рациональное расположение. Ключевая фраза: «Место для каждой вещи, и каждая вещь на своем месте». Суть данного этапа – определить оптимальное расположение нужных предметов для возможности легкого и эффективного досту­па к ним и сохранение такого расположения.

3. Уборка. Девиз этапа таков: «Наведи чистоту и поддерживай ее».

Задача уборки – это удаление загрязнений, поддержание чистоты и исполь­зование процедур уборки для того, чтобы проверить, содержится ли рабочее место и оборудование в соответствии с утвержденными нор­мами.

4. Стандартизация рассматривается как создание основных правил или руководящих принципов, позволяющих содержать рабочее место в порядке и чи­стоте; наличие наглядных и понятных каждому стандартов для этого. Суть этапа можно выразить так: «Если ты не видишь - ты не знаешь, а если ты не знаешь, то не можешь и управлять».

5. Совершенствование и поддержание достигнутого результата - этот этап включает в себя обучение и передачу информации для того, чтобы все выполняли стандарты 5S. Здесь применимо следующее по­желание: «Поддерживай достигнутое, совершенствуй и забудь про об­винения».[96]

Что является основной целевой установкой 5S?

Цель 5Sзаключаетсяв выявлении семи основных потерь, которые есть почти в каждом офисе или в каждом рабочем кабинете местной администрации.

Сократить потери в офисе (кабинете - А.К.) – это значит устранить все, что увеличива­ет затраты времени, капитала и ресурсов, необходимых для выпол­нения работы. Этот процесс применим к бесчисленному множеству проблем. Можно весьма значительно сократить затраты денег и времени, постепенно устраняя многочисленные небольшие потери.

Система 5S выявляет 7 видов потерь в офисе, которые влекут за собой столько затрат, что их прозвали «7 смертных потерь» (как «7 смертных грехов»). Это следующие виды потерь:

1. Переделка и исправление.

2. Ожидание.

3. Ненужные движения.

4. Излишняя обработка.

5. Простои оборудования.

6. Излишние запасы.

7. Проверки.[97]