Корпоративные принципы, должностные инструкции, указания и правила и роль в организации труда муниципальных служащих

Хотя успешная коммуникация чрезвычайно важна для результативного и эффективного функционирования организации, большинству высших руководителей не верится, что время, потраченное на прояснение лексикона, не уходит впустую. Обычно они убеждены не только в том, что сами обла­дают непревзойденными навыками общения, но и в том, что цели и требования возглавляемых ими организаций четко сформулированы и оформлены документально, а значит, понятны всем и каждому.[104]

Это предположение нетрудно проверить. Очевидно, что любой сотрудник компании, независимо от его должности, должен понимать разницу между тем, что должно быть сделано при данном стечении обстоятельств, тем, что следует делать (в отсутствие непреодолимых помех), и тем, что рекомендуется делать.[105]

Кстати данное наблюдение И. Адизеса характерно не только для коммерческих и некоммерческих компаний. Оно в полной мере относится к органам государственной и муниципальной власти.

Начнем наш анализ с определения понятий, которые используются как в менеджменте, так и в практике государственного и муниципального управления.

4.1.Должностные инструкции

Что такое должностная инструкция? Речь идет о документе, регламентирующем производственные полномочия и обязанности работника.[106] Должностная инструкция — это тот документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в организации. Именно в ней отражены такие важные вопросы, как требования, выдвигаемые к кандидатам на вакантные должности, должностные обязанности сотрудников, их права и ответственность. Должностные инструкции призваны облегчить адаптацию новых сотрудников. Они служат основой для оценки результатов деятельности сотрудников и их аттестации.[107]

С точки зрения назначения должностной инструкции для муниципальных служащих использование данного инструмента в их профессиональной деятельности не вызывает вопросов. Однако взгляды Дж. Оэна в отношении назначения должностной инструкции несколько иные. В ней прописываются правила, - подчеркивает Дж. Оуэн, - которые преимущественно служат оправданием существования недогруженного работой персонала службы управления человеческими ресурсами. Если в организации полные шкафы забиты должностными инструкциями, то здесь, по вероятности, по уши увязли в бюрократии.[108]

По видимому, жесткая регламентация профессиональной деятельности любого сотрудника, включая муниципального служащего, не способствует у него развитию инициативы и самостоятельности, так как нарушение должностной инструкции может повлечь за собой соответствующее дисциплинарное взыскание. Должностная инструкция в руках руководителя-бюрократа - это как «красная тряпка» для быка в его борьбе с тореадором. Правда, в качестве последнего выступает именно сотрудник, которого «загоняют в угол» за превышение своих полномочий в выполнении установленных правил в его должностной инструкции.

4.2.Руководящие указания и правила

Чтопонимают в практикеменеджмента под термином «руководящие указания»? По мнению, И. Адизес, речь идет об инструкциях, которые опираются на накопленные знания и опыт. Они могут быть письменными и устными. При желании их можно проигнорировать. Тот, кого они касаются, волен выполнять их или не выполнять. Поэтому они называются руководящими указаниями.

Возникает вопрос: «Можно ли в профессиональной деятельности муниципального служащего рассматривать руководящие указания как инструкцию?». Ведь в бюрократии любая инструкция должна быть оформлена в виде документа и обязательно в виде нормативного акта внутреннего действия. Этот документ должен быть зарегистрирован и утвержден руководителем организации. И тогда муниципальный служащий вряд ли сможет проигнорировать руководящее указание своего начальника и не выполнить его, даже если оно будет абсурдным по своему содержанию. Как не вспомнить «Историю одного города», в которой Н.Е. Салтыков-Щедрин описал все причуды градоначальника города Глупово. Сколько руководящих указаний своего руководства, подобным «глуповского» градоначальника, приходится выполнять современным муниципальным служащим. Достаточно вспомнить установку двух снеговиков на крыше входа в мэрию города Архангельска или триста с лишним снежных истуканов в виде Снеговиков на центральной площади города. И никто из руководителей городской администрации не захотел перечить глупости тогдашнего градоначальника. Никто не пожелал остаться без своего руководящего кресла.

Правила — это инструкции, которые можно нарушить под давлением обстоятельств. Если вы — практик и должны решить, соблюдать правило или нет, вы можете его нарушить при условии, что имеете дело с ситуацией которая, по вашему мнению, представляет собой исключение из правил. Однако в этом случае вам следует уведомить об этом своего руководителя а тот должен позаботиться о предупреждении негативных последствий или критически переоценить правило и решить: «На самом деле, это правило должно быть не правилом, а руководящим указанием».

4.3.Корпоративные принципы

Что такое корпоративные принципы? Их нельзя нарушить без предварительных санкций.

Корпоративных принципов не должно быть много в муниципальной управляющей организации (к примеру, в местной администрации). Их гораздо меньше, чем пра­вил, а руководящие указания, письменные и устные, могут исчисляться тысячами. Каждый сотрудник местной администрации должен знать, что относится к корпоративным принципам, что — к правилам, а что — к руководящим указаниям.

Вы удивитесь, обнаружив, как часто сотрудники данной организации, имея дело с инструктивными материалами, не в состоянии отличить одно от другого.

Без таких знаний сотрудники либо будут парализованы, так как любое руководящее указание будут рассматривать в качестве непреложного корпоративного принципа. Или они станут действовать на свое усмотрение, полагая, что правила созданы для того, чтобы их нарушать. Оба пути чреваты пагубными последствиями для организации.

Другая причина для периодического пересмотра регулятивных норм организации и строгого разграничения корпоративных принципов, правил и руководящих указаний состоит в том, что со временем их количество растет, а официально устаревшие инструкции не отменяются. В молодой организации (только не в органах муниципальной власти) разрешено все, что не запрещено. В старой организации (к ним можно отнести органы местной власти в любой форме ее организации) запре­щено все, что не разрешено. Чем старше организация (я имею в виду не столько ее хронологический возраст, сколько образ действий), тем выше вероят­ность того, что она страдает тем, что я называю «правиломанией»: все должно быть задокументировано, а любой процесс расписан до мельчайших подробностей.

В конечном счете, избыток инструктивных материалов приводит к тому, что организационная культура меняется, и людям начинает казаться: все, что им хочется сделать, уже запрещено — если на то нет особого разрешения. В такой организации поведение регламентируется письменными распоряжениями. Вместо того чтобы молить о прощении, все молят о разрешении.

В итоге атмосфера становится столь удушающей, что даже при очевидной необходимости что-либо предпринять люди боятся взять на себя ответ­ственность. «Лучше я не буду это делать, пока не получу особого разреше­ния, чтобы нечаянно не нарушить какой-нибудь корпоративный при­нцип», — рассуждают они. Если сотрудники спрашивают разрешения, им нередко отвечают отказом, поскольку вышестоящего над ними чиновника, который должен принять решение, терзают те же сомнения: «Зачем рисковать? Наверняка это запре­щено каким-нибудь корпоративным принципом».

На этом этапе люди уже не влияют на корпоративный кодекс. Это он начинает ими управлять.

Поэтому в крупной или средней «крупности» бюрократической организации никто не действует самостоятельно, пока не получит разрешение. Примером могут служить военная или государственная бюрократия любой страны, начиная от Соединенных Штатов и кончая Российской Федерацией.

Для пущей эффективности на все есть письменные инструкции, язык которых так насыщен аббревиатурами, что его приходится расшифровывать, чтобы понять, о чем речь. Однако в нештатной ситуации, которая требует быстрой реакции, во имя результативности вам порой приходится нарушать некоторые пра­вила, призванные обеспечить эффективность. Вы стремитесь быть гибким, а значит, должны иметь право отклониться от нормы и сократить предпи­санную процедуру.[109]

Обратимся к опыту И. Адизеса. Когда я участвую в реорганизации компании, мы начинаем с сортиров­ки инструктивных материалов, определяя, что относится к корпоративным принципам, что — к правилам, а что — к руководящим указаниям. Каждый вид материалов получает свой цвет:

• руководящие указания печатаются на белой бумаге;

• правила — на голубой бумаге;

• инструкции, отражающие корпоративные принципы, — на розовой бумаге.

Теперь, взглянув на папку-скоросшиватель, вы можете сразу определить объем каждого вида инструктивных мате­риалов — правил, руководящих указаний и корпоративных принципов в данной компании. Удобно иметь отдельную подшивку действующих руководящих указаний, чтобы не путать их с другими инструктивными материалами. Если вы не пометите руководящие указания в качестве тако­вых, есть риск, что они превратятся в корпоративные принципы.[110]

Уверены ли вы, что в вашей организации все виды инструктивных мате­риалов четко разграничены? Если нет, то, похоже, это одна из причин неэффективной коммуникации ваших руководителей, начиная от высшего уровня и кончая низшим звеном.