Потери от излишних запасов
Любые излишние запасы - это потери. Даже если запас является не более чем страховкой, это тоже потери, поскольку вы уже заплатили за то, что не используете в данный момент. Неиспользуемые материалы, инструменты, оборудование, книги и другие предметы, которые можно определить как излишние запасы, занимают немало места.
Одной из основных категорий, наиболее подверженных такого рода потерям, без сомнения, является документация. В большинстве компаний документация хранится повсюду. Иногда компании вынуждены специально арендовать помещения, чтобы хранить документы, которые им на самом деле не нужны. Поскольку 95% хранимой документации бесполезны, то и 95% площадей, папок, шкафов и времени, затрачиваемого на обслуживание таких запасов, являются потерями. А это соответственно потерянные деньги.
Потери от проверок
Чтобы сократить потери от разнообразных проверок и контрольных операций, всем необходимо придерживаться новых правил. Для начала следует осознать, что причиной брака является несоответствующий способ выполнения работы. Если обязанности выполняются правильно, проверки не нужны. Наличие контроля обусловлено прежде всего страхом перед ошибками, которые могут возникнуть при выполнении действий. Проверка выявляет дефекты только после того, как они уже возникли. Другими словами, проверка лишь обнаруживает потери. Процесс проверки не добавляет ценности, наоборот, сам становится одним из видов потерь. Задумайтесь о том, сколько усилий и времени затрачивается людьми, осуществляющими контроль, о том количестве отчетов, которые они составляют. Эти отчеты кто-то читает, основываясь на них, принимает какие-то меры, вся эта документация где-то хранится, порождая новые потери.
Заметим еще, что аудиторы (и отчеты, которые они составляют) иногда размывают границу между ошибками и дефектами. Важно помнить, что это не одно и то же. Ошибки - это причина, а дефекты - это результаты. Все дефекты возникают вследствие ошибок, но не все ошибки приводят к дефектам.[98]
Выделяют 7 этапов внедрения 5S.
1. Подготовка проекта.
2. Выполнение детального обследования, сканирования офиса.
3. Сортировка и удаление ненужного.
4. Рациональное расположение и определение границ.
5. Уборка с одновременным осуществлением проверки.
6. Стандартизация и обмен информацией.
7. Поддержка и обмен информацией.[99]
2.3.Ваше отдельное рабочее место
Если театр для зрителя начинается с вешалки,
то для служащего его работа начинается
с рабочего места в кабинете, в котором стоит
его стол и любимое кресло.
Как показали результаты одного исследования, у 90,3% директоров и менеджеров на рабочем месте царит полнейший беспорядок.[100]
Если ваша целевая зона не превышает размеров рабочего стола, внедрение 5S в полном объеме может оказаться пустой тратой времени. Для отдельных рабочих мест или специфических объектов таких, как места для копировальной техники или пункты накопления корреспонденции, хорошей альтернативой является стратегия принятия быстрых решений. Фактически это мини- 5S внутри офиса. Как же применять его на одном рабочем месте?
1. Уберите с рабочего места всё.
2. Почистите стол, компьютеры и т.д. снаружи и изнутри.
3. Отделите те предметы, которые вы хотите возвратить на стол.
4. Сгруппируйте все предметы (файлы, книги, устройства и т.д.) в логические категории.
5. Верните на стол только то, что вам потребуется.
6. Разместите предметы так, чтобы запомнить их положение.
7. Организуйте визуальное управление, чтобы предметы было легко искать и возвращать на свои места.
8. Постарайтесь сократить количество предметов на рабочем месте до минимально необходимого.
9. Подумайте, можно ли устранить необходимость использования тех или иных предметов.
Еще несколько комментариев по приведенному выше подходу. «Убрать всё» - значит «убрать ВСЁ». Выключите компьютер, монитор, принтер и факс и уберите их. После этого приступайте к уборке стола и пространства за столом, а также всего оборудования. Вы будете шокированы количеством обнаруженной грязи и пыли.
Решая, что вы вернете на рабочее место, будьте очень разборчивыми. Посмотрите на каждый листок бумаги, задумайтесь о необходимости каждой ручки. А сколько ручек вам действительно нужно?
Группировать предметы нужно в зависимости от выполняемой вами работы. Например, файлы можно сгруппировать по клиентам, по типу продукции, по датам или каким-то другим способом. А как вы используете ваши книги? Все должно быть сгруппировано в зависимости от того, как это используется. Помните, что ваша задача - устранить потери времени.
Возвратив предметы на рабочее место, разместите их таким образом, чтобы «наизусть» знать, где они находятся. Особенно это относится к тем вещам, которые вы используете ежедневно. Например, вы уверены, что знаете, где лежат ваши степлер или точилка для карандашей? Тогда проверьте себя. Закройте глаза и попросите коллегу называть различные предметы. Посмотрим, знаете ли вы, где на самом деле находятся сейчас эти предметы.[101]
Хороший способ реорганизовать рабочее место – использовать наушники для телефонов. Когда зазвонит телефон, вам не нужно будет брать трубку и держать ее во время всего разговора. Теперь во время разговора вы сможете печатать. Также это может разгрузить рабочее место (например, убрать записные книжки, телефон, в случае перехода к использованию Skype начать использование автоматической записи и распознавания разговора).[102]
Устранить ненужные предметы помогут, например, использование одной ручки с несколькими разноцветными стержнями и применение электронной почты, которая позволяет сократить количество бумаг. Почти в каждом компьютере есть программное обеспечение со встроенным калькулятором, что делает отдельный настольный калькулятор излишним. При небольшом вложении средств можно приобрести одно устройство, сочетающее в себе функции нескольких офисных машин.
Завершим эту часть нашей лекции высказыванием И. Адизеса, одного из специалистов в области менеджмента: «Кроме того, многое о человеке могут рассказать его офис, стол, манера одеваться, осанка, степень активности. Будьте внимательным и чутким к другим людям, наблюдайте, как они реагируют на ваши замечания, и старайтесь подстроиться под их стиль, чтобы вас понимали должным образом.[103]
Дата добавления: 2016-03-22; просмотров: 2503;