Управление муниципальным служащим своим рабочим временем

Исследование эффективности использования менеджерами своего времени показало, что 20,4% рабочей недели менеджера пропадает впустую. В среднем это получается один из пяти рабочих дней. 33,0% времени, предназначенного для осуществления руководства, тратится на разбор документации. На поездки тратится 12% рабочей недели[93]

Как показывает наш опыт работы в органах местного самоуправления, если бы подобное исследование провести среди муниципальных служащих, то его результаты, возможно, мало чем отличались от приведенных выше данных. Выделим две основные группы причин не совсем эффективного использования муниципальными служащими своего рабочего времени.

Первая группа напрямую связывается с ролью и деятельностью руководителей органов муниципального управления по организации труда муниципальных служащих. И здесь следует обратить внимание на ряд вопросов, требующих своего решения. В первую очередь, назовем условия труда: скученность служащих в рабочих кабинетах, проблемы современного технического обеспечения рабочих мест, переполненность кабинетов различной документацией и т.п. Не меньше проблем возникает с организацией различного рода заседаний, совещаний и прочих мероприятий, подготовка к которым требует от муниципальных служащих определенных, но не всегда эффективных временных затрат. Впрочем, и само проведение вышеназванных форм работы администрации отнимает у его участников часть рабочего времени. Внеочередные временные затраты, как правило, связаны со срочностью исполнения отдельных поручений руководителей. Они нарушают рабочий ритм в работе муниципального служащего, что нередко отражается на качестве выполняемого задания, не говоря об эффективности затраченного рабочего времени.

Вторая группа причин связана с организацией самим муниципальным служащим своей профессиональной деятельности. В течение рабочего дня ему предстоит:

ответить на запланированные и несвоевременные телефонные звонки;

вести обмен мнениями с сотрудниками и другими посетителями, пришедшими для решения определенных вопросов;

разнести документы или получить их в других службах администрации;

извлечь необходимую информацию в электронном виде;

поиск нужных материалов в папках в шкафах и в собственном рабочем столе;

принять участие в проводимых совещаниях и мероприятиях и т.п.

Все эти действия в течение рабочего дня могут носить как запланированный, так и не запланированный характер, что отражается на эффективности использования муниципальным служащим своего рабочего времени. Как всегда получается на практике, времени хронически не хватает, и тогда к концу рабочей недели, месяца или выпуска в свет очередного постановления (распоряжения) главы муниципального образования (главы администрации) наступает аврал. Под ним понимается такое психологическое состояние муниципального служащего, которое похоже на стрессовый забег спортсмена на короткую дистанцию. При этом на него «давит» не только собственный начальник, но и руководители выше рангом в иерархической лестнице муниципального чиновничества. О результатах «аврально-стрессовой» работы говорить не приходится. По собственному опыту скажу, что резко возрастает количество грамматических ошибок в подготовленных документах, страдает их качество и т.д.

Как же так получается, что составляемый муниципальным служащим на каждый день, неделю, месяц свой рабочий график выполняется не всегда точно к назначенному сроку и требует гораздо больше времени, чем оно запланировано? Можно ли это явление объяснить низким уровнем профессионализма муниципального служащего, что связано с его неумением планировать свое рабочее время и осуществлять жесткий контроль за выполнением запланированных заданий и незапланированных поручений?

На мой взгляд, одна из основных причин данного явления заключается в низкой организационной культуре в профессиональной деятельности муниципального служащего. Опыт «набирается» им методом проб и ошибок. Их можно было бы избежать, если бы кадровая служба местной администрации проводила хронометраж рабочего времени муниципальных служащих; осуществляло ежегодное, а лучше ежеквартальное обследование, условий их труда; своевременно контролировало работу хозяйственной службы по обеспечению сотрудников техническими и другими средствами. Наконец, прямой функцией кадровой службы является обучение муниципальной службы в этой области их профессиональной деятельности.

Отметим, что проблемам эффективной организации труда менеджеров, сотрудников различных коммерческих и некоммерческих фирм и организаций, государственных учреждений и предприятий, посвящены исследования, которые можно использовать в практике работы органов муниципальной власти и управления. Именно к нему мы сейчас и обратимся.