Записи у ф. 1 ДФ для цієї особи будуть виконані за заразком 13.4.

При заповненні Податкового розрахунку важливо врахувати, що в останньому рядку розрахунку вказуються тільки загальні суми нарахованого та виплаченого доходу, нарахованого та перерахованого податку. Крім того, вказується загальна кількість заповнених рядків, яка може перевищувати кількість фізичних осіб, які отримували доходи.

Податковий розрахунок за ф. № 1ДФ подається окремо за кожний квартал (податковий період) протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу. Окремий податковий розрахунок за календарний рік не подається.

Якщо останній день терміну подання податкового розрахунку припадає на вихідний чи святковий день, то останнім днем терміну вважається наступний за вихідним або святковим операційний (банківський) день. Якщо до закінчення терміну подання податкового розрахунку податковий агент виявляє помилки в раніше поданому за поточний звітний період податковому розрахунку, він зобов’язаний подати новий податковий розрахунок. При цьому штрафні санкції та адміністративні штрафи не застосовуються, а раніше поданий податковий розрахунок скасовується.

У разі коли податковий агент протягом звітного кварталу не виплачує доходи або виплачує доходи не всім платникам податку, податковий розрахунок не подається або подається по тих платниках податку, яким нараховані (сплачені) доходи.

На непошкодженому паперовому носії формату А4 (кількість аркушів не обмежується) розрахунок заповнюється машинописним текстом чи друкованими літерами без замазок, закреслень, виправлень і уточнень. Указуються порядкові номери сторінок. Якщо в інформаційному рядку є незаповнені поля, вони заповнюються прочерками. Подання ксерокопії розрахунку не дозволяється.

У кінці Податкового розрахунку проставляються: кількість заповнених рядків, кількість фізичних осіб, на яких подано інформацію, та кількість аркушів у розрахунку. При визначенні кількості заповнених рядків підсумковий рядок не враховується.

У деяких випадках до Податкового розрахунку потрібно вносити зміни. Вони можуть бути виконані кількома способами (рис. 13.7)

Рис. 13.7. Відповідність періодів та способів виправлення помилок

За необхідності проведення коригувань податкового розрахунку до закінчення терміну приймання (протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу) подається новий звітний розрахунок. У цьому випадку штрафні санкції не застосовуються.

Особливістю уточнюючого та нового податкового розрахунку є єдині правила їх доповнення. Тобто в них міститься виключно виправлена інформація: заповнюються рядки, які містили помилку та рядки з виправленими даними. Суттєвою відмінністю уточнюючого розрахунку є накладення штрафу (5% від суми недоплати ПДФО) у зв’язку з допущеною помилкою та адміністративного штрафу.

В новому та уточнюючому розрахунках слід навести: 1) рядок з помилковими даними (і в графі 9 “Ознака (0,1)” вказати 1 – це означатиме, що рядок підлягає вилученню);

2) рядок (рядки) з правильними відомостями (у графі 9 вказується 0-включити рядок).

Уточнюючий податковий розрахунок подається у разі необхідності проведення коригувань після закінчення терміну приймання. Уточнюючий податковий розрахунок може подаватися як за звітний період, так і за попередні періоди.

Наприклад, за січень-березень ц.р. працівнику нараховано 1950 грн. заробітної плати й утримано 253,50 грн. податку з доходів фізичних осіб. Заробітна плата у звітному періоді виплачувалася на підприємстві своєчасно. Ідентифікаційний код цього працівника, вказаний у поданій 15 квітня формі звітності – 1020304050, відповідно ж до довідки податкової інспекції код має наступний вигляд – 1002304050.

Якщо звіт подано 15 квітня, а помилку виявлено 30 квітня, то бухгалтеру необхідно надати до податкової інспекції “Новий звітний” податковий розрахунок (див. зразок 13.5). Однак, якщо звіт подано 15 квітня, а помилку виявлено 20 травня, то бухгалтер може надати лише “Уточнюючий” податковий розрахунок (див. зразок 13.6).

Податковий розрахунок готується у двох примірниках. Один примірник подається до органу державної податкової служби. Другий – з підписом особи, відповідальної за приймання розрахунку, штампом і проставленим номером порції, отриманим при обов’язковій реєстрації розрахунку в органі державної податкової служби, – повертається податковому агенту.

Важливо, що при неподанні Податкового розрахунку штрафи не застосовуються, оскільки розрахунок не визнається Податковою декларацією.