Призначення та вимоги до внутрішньої бухгалтерської звітності

Основним призначенням внутрішньої звітності є задоволення потреб управлінців будь-якого рівня в детальній інформації про певні аспекти діяльності підприємства для прийняття ними обґрунтованих рішень.

Управління господарською діяльністю підприємства потребує прийняття виважених рішень керівництва, які ґрунтуються на повній та достовірній інформації. Їх можуть забезпечити дані бухгалтерського обліку, представлені у форматі, доступному для розуміння управлінців. Фінансова звітність, що ґрунтується на узагальнених показниках і складається один раз у квартал, не може забезпечити якісної та необхідної інформації керівнику, оскільки управління поточною діяльністю щодня вимагає даних не тільки у вартісному вимірнику. Наприклад, прийняття рішення щодо придбання запасів вимагає інформації про наявність таких же запасів у розрізі їх видів, кількості. Спрямування грошових коштів на погашення кредиторської заборгованості також потребує даних про суму грошових коштів на поточному рахунку та про кредиторську заборгованість у розрізі конкретних підприємств, дати її виникнення і величину. Такі дані можуть бути отримані лише за допомогою внутрішньої звітності. Цим і обумовлюється її наявність та необхідність складання.

Внутрішня звітність – це звітність, яка складається і подається управлінському персоналу різних рівнів управління. Основним завданням її складання є надання оперативної інформації відповідно до вимог управлінського персоналу.

Система внутрішньої звітності повинна будуватися таким чином, щоб дані, які в ній містяться, дозволяли отримати відповідь на всі питання управлінців.

Форма внутрішньої звітності не є регламентованою, оскільки передбачає задоволення індивідуальних управлінських потреб конкретних користувачів на підприємствах. Вона розробляється таким чином, щоб її показники були зрозумілими, доступним та задовольняли потреби тих осіб, які її використовують.

Створити систему внутрішньої звітності можна лише за наявності:

– масиву основних даних;

– узгодженості змісту та форми звітів;

– функціонального підходу до накопичення та передачі інформації.

Основними даними для складання внутрішньої звітності є нормативно-довідкова інформація та відомості бухгалтерського синтетичного та аналітичного обліку.

Зміст кожного внутрішнього звіту також розглядається з урахуванням необхідності його адаптації до конкретного виду економічної діяльності та окремого підприємства, враховуючи, зокрема, його можливості отримання тієї чи іншої інформації.

До внутрішньої звітності висуваються наступні основні вимоги:

1. Внутрішній звіт повинен бути адресним і конкретним. Він не принесе бажаних результатів, якщо:

– інформація, що збирається, не пов’язана з інформаційними запитами конкретних керівників, які очолюють центри доходів або центри витрат;

– буде містити нечітку інформацію за загальними питаннями. Ефективний управлінський контроль передбачає наявність конкретної звітної інформації.

Підготовлений звіт, призначений для користувачів нижчого рівня відповідальності, не повинен надаватися вищому рівні управління у тому ж форматі. Оскільки метою звітності, що складається для потреб управлінців нижчого рівня є обґрунтування оперативних рішень з узгодження та виконання виробничих планів використання ресурсів підрозділами. Інформація таких звітів повинна фільтруватися, систематизуватися та узагальнюватися в більш загальні показники для їх надання середньому рівню управління. Для вищого рівня необхідний вищий ступінь узагальнення інформації.

2. Форми внутрішніх звітів повинні надавати корисну оперативну інформацію користувачам у зручному для сприйняття вигляді.

При цьому слід враховувати особисті якості менеджера. Зокрема необхідно знати, якій формі надання інформації він надає перевагу (табличній, графічній тощо), які його плани та побажання, стиль роботи тощо.

3. Не слід перевантажувати звітність розрахунками. Керівнику потрібен мінімальний обсяг інформації, який повинен бути систематизований так, щоб на підставі інформації, яка в них міститься, керівник приймав оптимальні управлінські рішення. Немає користі від того, що керівник з калькулятором в руках проводить додаткові розрахунки з показниками звіту про діяльність свого підрозділу. Набагато важливіше обдумати ті дії та рішення, які випливають з аналізу вже наведених в звітності даних.

4. Витрати, які були понесені на складання внутрішньої звітності повинні бути співставні з корисністю одержаної управлінської інформації, тобто слід забезпечити принцип ефективності.

Бухгалтера перш за все цікавлять потреби та стиль сприйняття інформації конкретним користувачем внутрішнього звіту, оскільки від цього залежатиме в якому вигляді складатиметься даний звіт ( надання текстових пояснень, рисунки, діаграми). Для правильної організації обліку бланків внутрішньої звітності, необхідно сформувати Графік надання внутрішньої звітності за зразком, наведеним в табл. 14.15.

Таблиця 14.15. Зразок графіку надання внутрішньої звітності

Використання даної форми дозволить бухгалтеру своєчасно одержати необхідну інформацію і задовольнити потреби керівництва у ній.