Организация учета денежных операций.

Контроль над поступлением.

Поступления денежных средств имеют много источников и различных контрольных операций во всех компаниях. Следующие процедуры применяются наиболее часто:

1. Распределение обязанностей по выплате денежных средств, записи операций, проведенных за наличный расчет и сверке кассовых остатков. Это распределение снижает вероятность кражи и сокрытия посредством поддельных записей.

2. Закрепление за каждым отдельным работником определенной ответственности за учет и регистрацию денежных средств, для обеспечения постоянного и непрерывного потока денежных средств с самого начала поступления их на банковские счета. Этот контроль требует:

(а) незамедлительного подсчета,

(б) незамедлительной записи и

(в) своевременного депонирования всех полученных денежных средств.

3. Поддерживание непрерывного контроля исполнения функций управления денежными средствами и ведения записей. Этот контроль включает повседневные и внезапные подсчеты денежных средств в кассе, внутренние ревизии и ежедневные отчеты о полученных денежных средствах, платежах и остатках.

Контроль денежных расходов.

Многие фирмы выплачивают деньги огромному количеству различных ремитентов (получателей). Хотя система контроля денежных средств разрабатывается индивидуально для каждой компании, следующие правила применяются во многих из них:

1. Распределение обязанностей по ведению документации о денежных расходах, по выписыванию и подписыванию чеков (кассовых ордеров), по отправке чеков и ведению записей.

2. Оформление всех денежных расходов заранее пронумерованными чеками (расходными ордерами).

3. Если используются счета кассы, необходим контроль полномочий по ее использованию. 4. Расходные кассовые ордера выписываются только в том случае, если имеется адекватная документация, подтверждающая расход.

5. Надзор за денежными расходами и их оформлением.

Контроль денежных средств на расчетных счетах.

Использование счетов банка или других финансовых учреждений является важным способом контроля денежных средств. Банковские счета имеют несколько преимуществ:

• Денежные средства физически защищены в здании банка.

• Отдельный учет денежных средств ведется банком.

• Управление денежными средствами, вследствие чего риск кражи сведен к минимуму.

• Клиенты могут переводить платежи непосредственно в банк получателя безналичным путем.

Финансовые учреждения предоставляют услуги по управлению денежными средствами такие как: обмен денежных средств на другую валюту, перевод денежных средств в другие страны и выплата процентов по сберегательным счетам.

Система электронных платежей – это способ перевода средств между банками посредством телефона, телеграфа или компьютера. Электронный перевод предоставляет работающие в реальном масштабе времени компьютерные связи для незамедлительной разноски операций по счетам. Преимущества заключаются в уменьшении бумажной работы, сокращении ошибок и снижении операционных издержек.

Сверка кассовых остатков.

Обязательна сверка всех кассовых остатков на каждую отчетную дату, или на конец месяца. Наличие отдельного счета для каждого места хранения денежных средств, облегчает проведение сверки и дает возможность выделения ошибок. Процесс сверки включает следующие шаги:

1. Подсчет фактических остатков наличных средств в кассе производится лицом, не занимающимся ведением операций с наличными средствами, в присутствии кассира и должен подписываться с указанием даты всеми сторонами.

2. Сравнение остатка на бухгалтерских счетах с фактическим наличием. Любые расхождения должны быть указаны.

Сверка расчетных (валютных) счетов.

Также как и с кассовыми счетами, необходимо введение отдельных счетов для отражения операций по каждому отдельному расчетному (валютному) счету, что облегчит процесс сверки и выделит ошибки. Процесс сверки должен включать следующие шаги:

1. Пересмотр сумм денежных средств, снятых с расчетного счета, не нашедших отражения в учете (это могут быть банковские сборы и комиссионные за проведение банковских операций).

2. Отражение их в учете.

3. Сравнение остатков на расчетном (валютном) счете по выписке банка с остатком по данным бухгалтерского учета.

4. Для таких операций как недоставленные переводы или чеки, при сверке необходим учет разницы во временных поясах.

5. На акте сверки по движению и остаткам денежных средств необходимо указать дату сверки и подписи работников бухгалтерии: банка и компании.