Система внутреннего контроля за движением денежных средств

Система внутреннего контроля – это политика и процедуры разработанные чтобы:

– защитить активы,

– обеспечить соответствие с финансовой политикой компании,

– обеспечить достоверность данных, отраженных на бухгалтерских счетах.

Жесткая система внутреннего контроля над денежными средствами и ликвидными активами увеличивает вероятность того, что произведенные оценки денежных средств и их эквивалентов являются точной и надежной информацией для пользователей финансовых отчетов.

Охрана денежных средств является наиболее важным вопросом на многих предприятиях. Денежные средства легко скрыть и перевезти, на них нет знаков принадлежности, и они являются конвертируемыми. Риск кражи напрямую связан с тем, что отдельные лица имеют доступ к системе учета и могут получить разрешение на охрану денежных средств.

Внутренний контроль над денежными средствами должен выполнять следующие функции:

• Отдельное хранение и отдельный учет денежных средств.

• Учет всех операций, произведенных за наличный расчет.

• Хранение только необходимого остатка в кассе.

• Периодические проверочные подсчеты остатков в кассе

• Физический контроль денежных средств.

Организация внутреннего контроля за движением денежных средств строится на определенных правилах:

1. Прежде всего, установление системы выдачи разрешений руководством на те и иные хозяйственные операции, и виды деятельности.

2. Обеспечение надежной защиты электронной подписи и доступа к ней, определение меры предосторожности и контроля.

3. Разработка в бухгалтерии схемы документооборота с указанием последовательности выписки документов, санкционирования операции подписями должностных лиц, завершая процедурами сдачи их в архив.

4. Определение бухгалтерией формы бланков документов или выбор из имеющихся на данный момент образцов.

5. Обеспечение надежности системы регистрации и сквозной нумерации кассовых и банковских документов.

6. Установление системы обеспечения сохранности электронной версии бухгалтерии, проверка своевременности оформления документов и регистров учета на бумажном носителе, заверение подписями исполнителей и бухгалтера, заключение их в переплет

7. Обеспечение постоянной сверки учетных данных с фактическими остатками денежных средств.

8. Распределение обязанностей между работниками бухгалтерии таким образом, чтобы намеренные и случайные ошибки, допущенные одним, выявлялись своевременно другим бухгалтером.

9. Соблюдение своевременности предоставления трудового отпуска бухгалтерам и материально-ответственным лицам.

10. Оформление договоров о материальной ответственности с лицами, имеющими доступ к активам компании, в момент приема их на работу.

11. Соблюдение последовательности обработки информации в бухгалтерском учете: от первичных документов до финансовой отчетности.