Учет наличности, находящейся в кассе

Бухгалтерский учет денежных средств должен обеспечивать решение следующих задач:

Ø точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению;

Ø контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием;

Ø контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины.

Для хранения, выдачи и приёма денежных средств каждая организация имеет кассу. Для обеспечения сохранности денег большое значение имеет правильная организация работы кассы. Желательно, чтобы касса находилась в изолированном помещении, оборудованном в соответствии с требованиями Национального Банка о технической оснащенности кассы средствами безопасности и охранно-пожарной сигнализации. Выполнение этих требований – дорогое мероприятие, и потому необходимо иметь, хотя бы, несгораемый сейф для хранения наличности, а помещение оборудовать противопожарной сигнализацией. В обязанности первых руководителей предприятия входит обеспечение охраны кассы, а также сохранности денег при доставке их из банка и сдаче в банк. Не допускается хранить в кассе денежные средства и материальные ценности, не принадлежащие организации.

Производимые предприятием операции с наличными деньгами называются кассовыми операциями. Порядок ведения кассовых операций регламентируется Правилами ведения бухгалтерского учета. Ведение кассовых операций производит кассир (а при его отсутствии - бухгалтер), являющийся материально-ответственным лицом. При приеме на работу кассира знакомят с порядком ведения кассовых операций, заключают с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности и подписывают обязательство кассира. Назначение кассира, а также его замену оформляют передачей кассы и ценностей по акту.

Первичными документами по оформлению кассовых операций являются приходные и расходные кассовые ордера.

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (ф.КО-1) в одном экземпляре, подписанном главным бухгалтером и кассиром. Тому, кто сдал деньги в кассу, на руки выдают квитанцию (отрывную часть ордера), а ордер остается в кассе.

Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером (ф.КО-2) в двух экземплярах. Расходный кассовый ордер оформляется на основании платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, других распорядительных документов, подписанных руководителем и главным бухгалтером. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир обязан потребовать у получаемого лица документ, удостоверяющий личность получателя. Наименование и номер документа, кем и когда выдан, указываются в расходном кассовом ордере. Получатель должен расписаться в расходном кассовом ордере и указать полученную сумму: тенге – прописью, тиын – цифрами.

При выдаче денег по доверенности в расходном кассовом ордере дополнительно указывают Ф.И.О. лица, которому доверено получение денег, а саму доверенность прикрепляют к расходному кассовому ордеру. Если доверенность выдана на получение суммы заработной платы, отраженной в платежной ведомости, то напротив этой суммы в ведомости расписывается доверенное лицо, а доверенность прикрепляется к платежной ведомости.

Приходные и расходные кассовые ордера выписываются кассиром четко и ясно. Исправление ошибок, подчистки, помарки и применение корректора в данных документах не допускается. Исправления в обозначении суммы денег не допускаются! Если это будет сделано, то РКО или ПКО с исправленной суммой считается недействительным.

После совершения операций, правильно оформленные ордера подписываются кассиром, а также гасятся печатью предприятия.

Для регистрации приходных и расходных кассовых документов применяют «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»(ф.КО-3). Журнал открывается отдельно на приходные и отдельно на расходные кассовые документы.

Приходные и расходные кассовые ордера являются основанием для учета кассовых операций в кассовой книге (ф.КО-4). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверенная печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Каждое предприятие может иметь только одну кассовую книгу по учету наличности в национальной валюте.

Отчет кассира составляется ежедневно и отражается в «Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств и их эквивалентов» (ф.КО-5).

Принятый от кассира отчет тщательно проверяется бухгалтером (полное включение в кассовый отчет всех ордеров, правильность оформления, правильность подсчитанных итогов в отчете и выведения остатка кассы на конец дня, наличие росписей в получении денег).

Синтетический учет кассовых операций ведут на счете 1010 «Денежные средства в кассе». Счет является активным, поэтому остатки на начало и конец периода, а также увеличение за период отражаются по дебету счета, а уменьшение денежных средств – по кредиту.

Если в организации осуществляются операции в иностранной валюте, то в рабочем плане счетов (РПС), который является приложением к учетной политике, необходимо это предусмотреть, и для учета денег открыть аналитические счета:

1011 «Денежные средства в кассе в национальной валюте»;

1012 «Денежные средства в кассе в иностранной валюте».

Корреспонденция счетов типовых операций по учету денег в кассе организации приведена в следующей таблице:

На конец месяца в регистрах бухгалтерского учета выводят остаток денежных средств на 1 число следующего месяца. Сумма остатка должна соответствовать остатку по отчету кассира.

Инвентаризацию хранящихся в кассе денежных средств проводят не реже 1 раза в квартал. (Это положение должно быть отражено в учетной политике организации). Результаты инвентаризации оформляются Актом инвентаризации денежных средств и эквивалентов денежных средств (ф.Инв-6). Излишки денежных средств, обнаруженные в кассе приходуются, а недостачи взыскиваются с кассира. При любом несоответствии наличия денег в кассе с суммой по учетным документам с кассира берется объяснительная записка по этому поводу, где кассир обязан объяснить причины выявленного несоответствия. Объяснительная записка прилагается в акту инвентаризации денежных средств.