Учетные регистры и их значение.

Для получения необходимых показателей о хозяйственной деятельности необходимо сведения об операциях, содержащиеся в документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием и зарегистрировать. Такая регистрация осуществляется с помощью учетных регистров.

Учетные регистры представляют собой листы бумаги, приспособленные для регистрации и группировки в них данных о наличии имущества и операциях с ними.

Вся практика организации бухгалтерского учета, любая форма учета строится на сочетании различных регистров.

Классификация учетных регистров представлена в схеме 2.

Классификация учетных регистров

Схема 2. Классификация учетных регистров

Рассмотрим классификацию учетных регистров подробно по каждому признаку.

В зависимости от внешнего вида учетные регистры подразделяются на бухгалтерские книги, карточки и сводные листы (ведомости). Бухгалтерские книги используются для записи хозяйственных операций по синтетическим и аналитическим счетам. Книга оформляется в начале года. все страницы книги следует пронумеровать, а на обороте последней страницы написать “В настоящей книге пронумеровано ...... страниц (листов) “. Она должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером, поставлена печать предприятия. Кроме этого надо отметить, что в бухгалтерских книгах все страницы должны быть сброшюрованы, и заключены в переплет и обязательно пронумерованы как отметили выше. Книги обеспечивают сохранность учетных регистров, но затрудняют использование средств автоматизации и разделение труда счетных работников. Бланки, с отпечатанными таблицами и предназначенные для длительного пользования называются карточками. Карточки не скрепляются между собой и хранятся в специальных ящиках, называемым картотекой. Карточка изготавливается, как правило, из тонкого картона, имеет ряд приспособлений, облегчающих пользование ею. При открытии карточек их регистрируют в специальном реестре, обеспечивая тем самым контроль за их сохранностью.

Свободные листы (ведомости) похожи на карточки, тем, что не имеют прочного скрепления между собой. Отличие состоит в том, что изготавливаются они из менее плотной бумаги, большого формата и хранятся в обычных папках. (Журналы-ордера, ведомости, машинограммы)

При ручном труде, а также с использованием средств автоматизации наиболее рациональными регистрами являются карточки и свободные листы. По истечении отчетного периода книги карточки, свободные листы закрываются путем подведения итога по каждому счету и записи суммы остатка.

По объему содержания учетные регистры подразделяются на регистры синтетического, аналитического учета.

В регистрах синтетического учета хозяйственные операции отражаются в обобщенном виде и только в денежном выражении. Эти регистры используются для получения информации о наличии и изменениях происходящих в активах и пассивах, а также для составления баланса. Записи в синтетических регистрах производятся без пояснительного текста. (К ним относятся Главная книга, журналы-ордера и др.)

Регистры аналитического учета предназначены для детализации показателей, отраженных в синтетических регистрах. (Ведомость учета движения материалов). В зависимости от характера записей учетные регистры подразделяются на хронологические, и систематические. Хронологические регистры предназначены для регистрации документов, записи в них делаются по мере поступления документов в бухгалтерию (регистрационный журнал).

Систематические регистры предназначены для регистрации хозяйственной операций в определенной системе. В настоящее время все большее распространение приобретают разного рода комбинированные регистры, в которых сочетаются хронологическая и систематическая записи.

Порядок и техника ведения учетных регистров.

Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах должно осуществляться в определенном порядке, на основе оформленных и обработанных документов.

Запись хозяйственных операций в учетные регистры носит название, разности операций, которая может осуществляться, как ручным, так и посредством средств автоматизации. Записи в учетные регистры необходимо производить своевременно. В практике выработана определенная последовательность регистрации операции на синтетические и аналитические регистры, а именно в одних случаях операции сначала отражаются в регистрах синтетического учета, а затем на аналитических. В других случаях наоборот, затем в конце месяца общие итоги заносятся на синтетические счета т.е. в главную книгу.

По окончании месяца во всех регистрах подсчитывают и записывают обороты и остатки на конец месяца, на основе которых составляют оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам.

Качество учетной работы, своевременность получения учетной информации в основном зависит от уровня постановки техники ведения учета. За качество учетной регистрации всецело полностью несут ответственность главный бухгалтер. Требования к порядку и технике ведения те же, что и к документам т.е. записи делаются четко, разборчиво, без подчисток, помарок исправления, оговариваются.

Формы бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского учета понимают сложившийся порядок учетной регистрации с различными видами взаимосвязанных учетных регистров, а также последовательность и способы записей. Иначе - форма бухгалтерского учета - это определенная система сочетания и построения учетных регистров, последовательности и способов записей в них.

В настоящее время субъектами РК применяются следующие формы бухгалтерского учета:

· мемориально-ордерная

· упрощенная

· журнально-ордерная

· автоматизированная

Категория формы бухгалтерского учета сложилась исторически в результате постоянного поиска, способов получения необходимой учетно-экономической информации с минимальными затратами труда и материальных средств. Ее определение исходит из предпосылки непосредственной записи данных в учетные регистры, необходимости рациональной организации труда счетных работников и максимального использования технических средств и вычислительных машин.

Главные задачи рационально организованной формы бухгалтерского учета состоят в получении необходимой информации о хозяйственной деятельности на основе проверки, группировки и регистрации первичных документов, повышении производительности труда счетных работников в процессе подготовки первичных данных, их обработки и записи в учетные регистры, уменьшении числа ошибок при регистрации и обобщении учетных данных.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета является более рациональной и прогрессивной формой. При ней упрощается техника ведения бухгалтерских регистров, сокращается количество учетных записей, обеспечивается равномерное и своевременное ведение учета на протяжении месяца, квартала года.

Порядок учетной регистрации состоит в следующем. Из первичных документов данные ежедневно записываются в учетные регистры. Учетные регистры представляют собой специальные журналы-ордера, которые являются накопительными ведомостями для хронологических записей и регистрами синтетического и аналитического учета для систематических записей. В тех случаях, когда технически сложно обеспечить непосредственную связь записей из документов в журналы-ордера из-за большого количества первичной документации, применяются вспомогательные ведомости. В течение месяца данные первичных документов группируются в этих ведомостях и итоги за месяц переносят в журналы - ордера.

В каждом журнале-ордере регистрируются операции, относящиеся к кредиту данного счета, с указанием одновременно дебетуемых счетов. В конце месяца итоговые данные из журналов-ордеров переносятся в главную книгу построенную по дебетовому признаку. Так как журналы-ордера ведутся по кредитовому, а главная книга - по дебетовому признаку, отпадает необходимость в ведении оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Важное преимущество данной формы перед другими состоит в том, что при ней по многим синтетическим счетам не ведут книг или карточек аналитического учета, так как в журнале-ордере отражаются все необходимые данные для оперативного руководства и контроля за хозяйственной деятельностью.

Вся практика организации бухгалтерского учета, любая форма учета строятся на сочетании различных регистров. Под регистрами в бухгалтерском учете, понимают различные виды таблиц, в которых записываются данные из первичных документов. Исходя из этого, регистры классифицируются:

· по внешнему виду: книги, карточки свободные листы;

· по объему содержания: регистры синтетического и аналитического учета;

· по характеру записей: хронологические и систематические.

На предприятиях используются разнообразные регистры, записи в которые могут производиться не в одинаковой последовательности. Поэтому под формой бухгалтерского учета понимают сложившийся порядок учетной регистрации с различными видами взаимосвязанных учетных регистров. Преимущество имеет журнально-ордерная форма учета из всех существующих при ручном способе ведения бухгалтерского учета. В условиях применения ПЭВМ для автоматизации рабочего места бухгалтера форма бухгалтерского учета получила название автоматизированной.