Реквизиты и классификация документов

Форма и содержание документов различны, поэтому правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций соответствующими документами, является начальной стадией бухгалтерского учета.

В связи с этим, каждый документ должен содержать определенные показатели, характеризующие хозяйственную операцию и подтверждающие факт совершения операции. Такие показатели называются реквизитами документов.

Каждый документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) название документа (акт, товарный отчет) и его номер;

2) дата составления;

3) наименование и адрес предприятия, где составлен документ или наименование сторон, участвующих в совершении операции;

4) измерители операций (количество, сумма);

5) содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения;

6) подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.

В зависимости от характера отражаемой операции требования нормативно-правовых и способа обработки учетной информации в документах могут быть предусмотрены дополнительные реквизиты, что будет отличать документы между собой.

Документ, в котором отсутствует какой-либо обязательный реквизит, теряет свою юридическую силу или не может быть использован для записи хозяйственной операции.

Документы должны быть составлены по форме с указанием всех необходимых реквизитов в момент совершения хозяйственной операции, т.е. своевременно. Записи должны производиться чернилами, шариковой ручкой или с помощью средств автоматизации. Записи должны быть четкими, аккуратными, разборчивыми. Помарки, подчистки не допускаются. Исправления ошибок должны производиться корректурным способом, т.е. ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы была видна неправильная и над ней делается исправленная запись. Рядом дается оговорка, исправленному на ........ верить и подпись лица. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Разнообразие хозяйственных операций и применение различных способов их оформления вызывают необходимость составления большого количества различных по внешней форме, назначению и содержанию документов.

Правильному составлению и использованию документов способствует их классификация по определенным признакам. Документы классифицируются по назначению, порядку составления, способу отражения хозяйственной операции, месту и порядку составления (схема 1)

Схема 1. Классификация документов.

Распорядительный документсодержит указания о необходимости совершить ту или иную хозяйственную операцию или закрепляет право на ее совершение.

К таким документам относятся, например, доверенности, чеки, наряды. Они имеют большое значение для предварительного контроля за экономической и юридической обоснованностью совершения операций. Основанием для записей в регистры распорядительные документы не служат, так как оформленные ими операции ещё не совершились.

Исполнительные (оправдательные) документы содержат сведения о совершившихся хозяйственных операциях. Примером таких документов являются различные акты, кассовые чеки.

Комбинированными называются документы, имеющие несколько назначений из числа указанных выше. Например, расходный кассовый ордер вначале содержит распоряжение о выдаче наличных денег из кассы, а затем, после совершения этой операции, становится оправдательным документом.

Распорядительное и оправдательное значение имеют товарно-транспортные накладные, требования на получения материалов со склада и т.д.

Документы бухгалтерского оформления – это различные расчеты и справки, составляемые в бухгалтерии и служащие основанием для дальнейших учетных записей. К ним относятся, например, расчетная ведомость на заработную плату, расчет износа основных средств и др.

Документы бухгалтерского оформления – это различные расчеты и справки, составляемые в бухгалтерии и служащие основанием для дальнейших учетных записей. К ним относятся, например, расчетная ведомость на заработную плату, расчет износа основных средств и др.

Совмещенная расчетно-платежная ведомость на получение заработной платы является документом бухгалтерского оформления, потом, при передаче ее в кассу, играет роль распорядительного документа и, наконец, после выплаты денег становится оправдательным документом.
Такое комбинирование назначений сокращает общее количество документов и поэтому широко распространено.

Внешние – это такие документы, которые составлены вне данного предприятия и поступили в данное предприятие (например, счета поставщиков, выписка с расчетного счета и др.)

Внутренние – все те документы, которые составлены внутри предприятия.
К внутренним документам относятся: поступающие из цехов на склад требования на отпуск материалов в производство; рабочие листки, выписываемые для учета выполненной работы; платежные ведомости на выплату заработной платы и т.п.

Первичный документ составляют непосредственно в процессе совершения той или иной операции, и он становится самым первым письменным свидетельством ее осуществления.

В первичном документе отражается какая-либо одна отдельная операция.
Например, первичный документ, подтверждающий отдельный вид расхода подотчетного лица, как : счет о расходовании денег на покупку материалов, железнодорожный билет.

Сводный документ – это первая ступень обобщения сведений, содержащихся в нескольких первичных документах. От бухгалтерского регистра он отличается тем, что составляет его не бухгалтер, а материально-ответственное лицо.
Сводными документами являются товарные отчеты кладовщика, кассовые отчеты кассира, отчеты подотчетных лиц об израсходовании денежного аванса (авансовые отчеты).

Разовый документ фиксирует единственную операцию. Такие документы непосредственно после их составления и оформления поступают в бухгалтерию для отражения их данных в системе учетных регистров. Например, счета-фактуры, накладные, кассовые ордера, авансовые отчеты, приемные акты и т.п. Отличительная особенность разовых документов – однократное их применение для первоначальной регистрации хозяйственных операций.

Накопительные документы служат для многократной записи в них нескольких однородных операций в течение определенного периода (например, месяца). К накопительным документам относятся: лимитные карты и заборные книжки для оформления расхода материала, группировочные ведомости, путевые листы, недельные и месячные рапорты о выработке.