Бухгалтерские документы и их назначение.

Одним из элементов метода бухгалтерского учета является документация, позволяющая осуществлять сплошное и непрерывное наблюдение за объектами учета. Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичной учетной информацией, на основании которой ведется бухгалтерский учет.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций или дает право на их совершение.

От качества документов в значительной мере зависит качество бухгалтерского учета и правильное отражение хозяйственных операций.

Главное значение документов состоит в том, что они:

- служат основанием для бухгалтерских записей, на основании документов проводят предварительный, текущий и последовательный контроль за ходом совершения хозяйственных операций;

- имеют юридическую силу, и в силу этого используются при решении спорных вопросов;

- являются средством управления субъектом, так как в них содержатся информация, необходимая для принятия управленческих решений.

В соответствии с Главой 2, ст.6 «Система бухгалтерского учета» Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»:

п.3. Операции и события отражаются в системе бухгалтерского учета, при этом должны обеспечиваться:

1) адекватное подкрепление бухгалтерских записей оригиналами первичных документов и отражение в бухгалтерских записях всех операций и событий;

2) хронологическая и своевременная регистрация операций и событий;

3) приведение в соответствие синтетического (итогового) учета с аналитическим (детальным).

п.4. Операции и события отражаются на синтетических счетах способом двойной записи на основании типового плана счетов бухгалтерского учета организаций, соответствующего требованиям, установленным уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан.

Порядок ведения аналитического учета операций и событий устанавливается индивидуальным предпринимателем или должностными лицами юридического лица (далее - руководство), которые в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан и учредительными документами осуществляют текущее руководство и ведение дел, исходя из потребностей индивидуального предпринимателя или организации.

п.5. Индивидуальные предприниматели и организации обеспечивают ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности на государственном и (или) русском языках.

В соответствии с Главой 2, ст.7 «Бухгалтерская документация» Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»:

п.1. Бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику.

Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

п.2. Формыили требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

В соответствии с пунктом 2 статьи 7 Закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» Приказом Министра Финансов РК № 562 от 20.12.2012 «Об утверждении первичных документов»утверждены формы первичных документов.

п.3. Первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены в соответствии с пунктом 2 настоящей статьи, разрабатываются индивидуальными предпринимателями и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события), и правильность ее (его) оформления;

7) идентификационный номер.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

п.4. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания.

п.5. Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета.

Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность.

п.6. При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях индивидуальные предприниматели и организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

п.7. Внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений.

В соответствии с Главой 2, ст.10 «Право подписи бухгалтерских документов» Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»:

п.1. Руководство или индивидуальный предприниматель определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия права подписи в зависимости от занимаемой лицом должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции.

п.2. Индивидуальные предприниматели или организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям, в соответствии с законодательствомРеспублики Казахстан.

В соответствии с Главой 2, ст.11 «Хранение бухгалтерской документации» Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»:

Индивидуальные предприниматели и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательствомРеспублики Казахстан.

В соответствии с Главой 2, ст.12 «Тайна бухгалтерской информации» Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»:

п.1. Содержание первичных документов и регистров бухгалтерского учета является информацией, составляющей коммерческую тайну, доступ к которой предоставляется лишь лицам, которые имеют разрешение руководства или индивидуального предпринимателя, а также должностным лицам государственных органов в соответствии с законами Республики Казахстан.

п.2. Лица, имеющие доступ к указанным документам, обязаны не разглашать содержащуюся в них информацию без согласия их владельца и не имеют права использовать ее в личных интересах. Лица, имеющие доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, несут ответственность за ее разглашение в соответствии с законами Республики Казахстан.