Правила подготовки и техника публичных выступлений

Рассмотрев основные аспекты речевого общения, перейдем к проблеме, которая для многих руководителей является наиболее сложной и неприятной. Это - публичное выступление, ведь руково­дителю приходится налаживать контакт с людьми не только на ин­дивидуальном, но и на массовом уровне. Исследования выявили очень интересные данные. Менеджерам в разных странах был задан вопрос: «Если бы Вы вновь вернулись в свой институт, то какой учебный курс Вы захотели бы изучить в первую очередь?». Боль­шинство отметило курс «Ораторское искусство». Умение убеди­тельно и грамотно выступать перед аудиторией признается как важное слагаемое менеджерского искусства.

Начнем с подготовки выступления. Вот совет, относящийся к этой стадии и кажущийся тривиальным, но на самом деле являю­щийся очень важным: подготовка к выступлению не должна осуще­ствляться «между делом», т. е. за завтраком или в машине по дороге на работу. Опыт показывает, что на каждую 1 минуту выступления приходится в среднем 20-25 минут подготовки. Блестящие «экс­промты» на деле нередко являются удачными домашними заготов­ками.

Алгоритм подготовки публичного выступлениявключаем следующие элементы.

1. Определение цели и главной стержневой идеи выступле­ния. Необходимо ответить на два вопроса: зачем об этом следует говорить (цель), например, целью может служить повышение заинтересованности сотрудников и партнеров в новом проекте; о чем следует говорить (основная стержневая идея или идеи) - это уже вопрос о средствах достижения цели.

2. После того как определена цель и главная стержневая идея, т. е. уже есть представление о содержании выступления, осуществляется сбор необходимого материала. Материалы должны содер­жать новые и интересные факты, цифровую информацию, однако все это не должно заслонять идею.

3. Разработка плана выступления. Задача плана - сделать речь стройной, логически связной и последовательной. При разра­ботке плана любого выступления необходимо учитывать состав ау­дитории и объем выступления в зависимости от имеющегося вре­мени. Учет состава аудитории предусматривает анализ таких фак­торов, как количество слушателей (чем больше слушателей, тем более простым и доходчивым должно быть выступление); интел­лектуальный уровень слушателей; статус слушателей (высшее ру­ководство или, например, коллеги). Определяя объем выступления, непытайтесь «втиснуть» слишком много материала в ограниченное время. Просрочка времени или перескакивание с одного на другое из-за боязни не успеть могут существенно испортить выступление. При составлении плана придерживайтесь следующей структуры выступления:

вступление - 10-15 % времени;

основная часть - 60-65 % времени;

заключение - 20-30 % времени.

4. План готов, теперь нужно позаботиться о тезисах или кон­спекте выступления. А что лучше? Все зависит от имеющегося опыта публичных выступлений. Умение в нескольких словах выразить, основную мысль, найдя для нее предельно краткую, исчерпывающую формулировку, приходит не сразу, для этого нужны годы, вот здесь-то и поможет конспект. Он приучает к стройности и краткости изложения, четкости формулировок. Если вы считаете, что этот рубеж вами достигнут, перейдите к развернутым тезисам, а потом - к коротким пометкам.

5. Репетиция. Очень важно прорепетировать выступление. Ивестные ораторы тратили на это много времени. Очень важно видеть и слышать себя со стороны. В этом докладчику поможет диктофон, а еще лучше - видеозапись выступления во время репетиции.

6. Подготовка наглядного материала - схем, графиков, таблиц и технических средств для их демонстрации. Не забывайте, чт показ- это наиболее эффективный способ зримо закрепить слово или вовсе заменить его, во много раз расширить возможности вы­ступления.

Итак, вы на трибуне, на вас смотрят десятки глаз. Не волнуйтесь, у вас все готово, и вы ничего не забыли. Предлагаемые ниже советы помогут вам успешно завершить начатое.

1. Не начинайте свое выступление сразу. Займите свое место, выберите соответствующую позу, установите зрительный контакт с аудиторией, убедитесь, что все готовы вас слушать, улыбнитесь аудитории.

2. Имейте перед собой конспект (тезисы). Не читайте свои за­писи, а только сверяйтесь с ними изредка. Используйте текст как поддержку, а не костыль. Просматривайте свои записи открыто, а не подглядывайте в них.

3. Чаще смотрите на зрителей, а не в окно или на свои ноги. При этом не останавливайте свой взгляд слишком долго на отдель­ных лицах.

4. Не двигайтесь сверх меры, не разгуливайте около трибуны, иначе слушатели начнут вас разглядывать, а не слушать. Следите за жестами.

5. Акцентируйте внимание на наиболее важных моментах. Меняйте темп, тон, тембр и уровень громкости речи для подчерки­вания наиболее важных выводов и придания речи выразительности.

6. Не используйте дежурные фразы («штампы») типа: «охва­тить мероприятием», «уделять должное внимание», «в переживае­мый момент» и т. п. Задумайтесь о том, каков словарный набор ва­шего языка. Средний взрослый человек употребляет 11 700 слов. Словарь А.С. Пушкина составлял 21 200 слов.

7. Не говорите о себе — это раздражает слушателей.

8. Не злоупотребляйте цифровым материалом. Усвоить на слух десятки цифр невозможно, используйте для этого наглядные материалы.

9. Для поддержания постоянного интереса аудитории исполь­зуйте:

• интересные сравнения, примеры (сравнения помогают сде­лать речь более ясной, образной и убедительной; примеры способ­ствуют ее наглядности и конкретности);

• вопросы к слушателям (не важно, если потом сам на них и отвечаешь);

• юмор (если он уместен), но не забывайте, что плоская шутка хуже, чем ее отсутствие;

• психологические паузы - простой и проверенный способ со­средоточения внимания слушателей.

Умение держать паузу - важная составляющая ораторского ис­кусства, но не следует ею злоупотреблять. Естественно, после сложных выводов и обобщений она должна быть больше, однако порой пауза в 5-6 секунд кажется невыносимо долгой.

Особую роль в процессе публичных выступлений играет об­ратная связь с аудиторией. Ее результативность во многом зависит от использования коммуникативных эффектов.

Эффект визуального имиджа. Он состоит в том, что сначала человека, как правило, воспринимают по внешнему облику. Поэто­му, выступающему важно помнить об элегантной одежде, подкупаю­щей манере общения, уверенном и доброжелательном взгляде и т.п.

Эффект первых фраз. В них должна быть сосредоточена ин­тересная информация с элементами оригинальности, сразу прико­вывающая к себе внимание. Слушатели с самого начала должны почувствовать важность для них того, что будет сказано далее. По­этому первые фразы необходимо подбирать очень тщательно.

Эффект аргументации. Речь должна быть обоснованной, убе­дительной, логичной, наводящей на размышления и требующей осмысления. В течение всего выступления нужно следить за реак­цией аудитории, меняя в случае необходимости характер аргумен­тации и акценты в изложении.

Эффект интонации и паузы. Особенность человеческого восприятия состоит в том, что интонации и паузы, помимо сказан­ного выше, способствуют 10-15 %-му приращению усваиваемой информации.

Эффект художественной выразительности - использова­ние метафор, гипербол и т.п.

Эффект релаксации (расслабления) - умение вовремя пошутить, вставить остроумное замечание. Юмор создает естественную паузу для отдыха аудитории, сближает, настраивает ее на благопри­ятный лад.

Эффект порционного «выброса» информации. Выступающий активизирует внимание слушателей, сообщая через определенные интервалы времени, свежую, интересную информацию.

Любое выступление должно иметь конструктивную концовку, содержащую информацию о том, как практически можно использо­вать идеи, высказанные оратором, что можно и нужно сделать для их реализации.

Важный момент публичного выступления связан с ответами на вопросы. Это серьезное испытание, которое может свести на нет даже самое удачное выступление. Нельзя оставлять без вниманиялюбые вопросы, даже самые неприятные. Выступающему следует заранее прогнозировать возможные вопросы слушателей и подгото­виться к ответам на них, придерживаясь следующих правил:

1. На сложные проблемные вопросы необходимо отвечать только в том случае, если имеется известный продуманный ответ. Если его нет, то лучше не импровизировать, поскольку при этом легко попасть впросак. Как же поступить в данном случае? Лучше сослаться на необходимость сбора дополнительной информации по интересующему вопросу и пообещать дать ответ позже или в пись­менном виде.

2. Если спрашивающий использует в своем вопросе негатив­ные оценки или некорректные выражения, ни в коем случае нельзя поддаваться соблазну ответить тем же.

3. На провокационные вопросы лучше не отвечать или перево­дить их в плоскость шутки.

4. Чем эмоциональнее вопрос и поведение слушателя, тем ко­роче и корректнее должен быть ответ.